Онлайн-касса для ИП в 2023 году: особенности и этапы подключения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Онлайн-касса для ИП в 2023 году: особенности и этапы подключения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.

Преимущества онлайн-кассы

Среди преимуществ использования онлайн-касс:

1. Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение операции всего за 3 секунды;
2. Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду

или фискальному признаку и сумме;

3. Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать;
4. Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
5. Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.

Перерегистрация кассы

Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.

Существует несколько причин для этого:

• Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
• Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
• Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.

Интернет-регистрация в налоговой

Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей. Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.

Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя. Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.

Рассмотрим каждый шаг подробнее.

Всегда ли это требуется

Да, если вы приобрели соответствующее оборудование и собираетесь его использовать, то автоматически подпадаете под действие ФЗ № 54, последняя редакция которого проводилась 08 марта 2015 года. В соответствии с законом вы просто обязаны поставить купленную машину на учет, чтобы в дальнейшем легально ее использовать.

Поэтому вопрос стоит лишь в том, как нужно регистрировать кассовый аппарат в налоговой, и в каком формате это осуществить, а не в том, делать ли вообще.

Важный совет: если характер деятельности позволяет работать без рассматриваемого устройства, то вместо него лучше сразу заказать ЧМП. На практике печатание чеков окажется менее затратным, ведь не придется тратиться на техническое обслуживание, на замену ЭКЛЗ через каждые тринадцать месяцев, на ежеквартальное опломбирование, на регулярное освидетельствование. Все это выливается в сумму до 20 тысяч рублей ежегодно.

Где смотреть № фискального документа

Решив, где регистрировать кассовый аппарат (ККТ) для ИП или ООО, обратите внимание на порядковый номер чека — это и есть тот код, который требуется указать в окошке «Отчет…» в личном кабинете ФНС. Ну, а чтобы упростить вам задачу, мы в виде таблицы покажем, как же заполнять поля.

Строка	Необходимая информация
Фискальный признак	ФПД или ПД, то есть 10 цифровых символов
Дата и время	Точная цифра до секунды
Номер	Порядковый № чека

Попробуйте внести данные в предусмотренные для них графы, и убедитесь, что в этом нет ничего сложного. Все бланки и формы ФНС составляет именно таким образом, чтобы исключить случайные ошибки.

Причины отказа в постановке оборудования на учет

В абсолютном большинстве случаев они заключаются в рядовых нарушениях: допустим, не выдержан порядок регистрации кассового аппарата (ККМ, ККТ) в налоговых органах или не соблюдены сроки подачи документов, или предоставлены не все бумаги. Именно поэтому стоит очень внимательно относиться к вопросам заполнения полей и проверять, что вы вписываете и подаете, прежде чем жать на кнопки.

Кроме того, в ряде ситуаций ФНС может снять прибор с учета. Это происходит при закрытии юрлица, при его переоформлении, при переходе на обслуживание в другую инспекцию (это называется «смена местонахождения»). Все подобные процедуры стандартные, проводятся достаточно быстро и не доставляют пользователям особых хлопот.

Регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП и юрлиц

ФЗ № 54 определяет перечень субъектов, освобожденных от применения онлайн-ККТ, например, ларьки, торгующие периодикой, точки по ремонту обуви, изготовители металлической галантереи и т. д. С полным перечнем таких сфер можно ознакомиться в ст. 2 указанного НПА. Все остальные предприниматели и организации (в том числе бюджетные учреждения, оказывающие платные услуги) обязаны устанавливать кассовые аппараты и регистрировать их в налоговой.

Магазины, расположенные в местностях, где нет интернета, могут использовать ККТ автономно, то есть не передавать данные в ФНС в режиме реального времени. Но регистрация в налоговой обязательна и для них. В этом случае чеки шифруются и хранятся на ФН. Инспекция запросит эту информацию, когда владелец ККМ будет перерегистрировать ее в связи с заменой накопителя.

Ниже рассмотрим подробную процедуру, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой, которая позволит избежать ошибок и поставить устройство на учет за 15 минут.

Распространенные ошибки в регистрации ККМ

Ввод некорректных данных при заполнении заявки или фискализации чреват различными сбоями и ошибками в работе онлайн-кассы. Рассмотрим самые распространенные из них.

Регистрация кассовых аппаратов

25. Если у одного юридического лица несколько сайтов, нужно регистрировать отдельные кассовые аппараты для каждого сайта?

Нет, не нужно. При подаче заявления нужно поставить галочку напротив пункта «касса для расчетов в сети интернет» и далее в появившемся поле можно указать несколько сайтов.

26. У нас сейчас один сайт для нескольких юридических лиц. Можем ли мы при регистрации кассы оставить один сайт или мы должны разделить их так, чтобы у каждого юридического лица был свой сайт?

Делить необязательно. У нескольких юридических лиц может быть один сайт. Однако на каждое юридическое лицо должна быть оформлена своя касса.

27. Есть домен первого уровня (магазин). На него зарегистрированы кассы. Нужно ли регистрировать отдельные кассы на поддомен второго уровня (этого же домена) или можно использовать кассы основного домена/магазина?

Можно использовать кассы основного домена.

28. Что при регистрации ККТ указывать в полях «адрес расчета» и «место расчетов», если касса будет использоваться для расчетов в интернете?

Адрес расчетов – это место установки кассового аппарата. Когда установлена галочка «расчеты в сети интернет», в заявлении появляется поле, где нужно перечислить адреса сайтов интернет-магазинов.

29. В заявлении на регистрацию в пункте про агента нет вариантов «агент», «комиссионер», «поверенный». Если мы являемся не платежным агентом, нужно ли ставить флажок?

В заявлении на регистрацию этот флажок нужно ставить, только если вы платежный или банковский агент. Если просто агент, то не нужно.

30. Не получается зарегистрировать кассу с маркировкой «ФС». С чем это может быть связано?

При регистрации такой кассы вы обязательно должны поставить галочку в поле «Контрольно-кассовая техника используется для расчетов в информационно-телекоммуникационной сети интернет». Но стоит помнить, что такая касса не подходит для интернет-магазинов, которые принимают оплаты не в интернете (например, при доставке курьером, в точке самовывоза).

Документы для регистрации ККМ для ИП

Для регистрации кассового аппарата ИП в налоговой потребуется подготовить следующий пакет документов:

• Свидетельство о госрегистрации ИП;

• Свидетельство ИНН индивидуального предпринимателя;

• Заявление по форме КНД N 111021, утвержденное приказом ФНС от 09.04.2008 г. Подается в 2 экземплярах;

• Доверенность на представителя;

• Форма КМ-4 (журнал кассира-операционниста). Подается оригинал и копия в прошитом, пронумерованном виде, на задней стороне последнего листа подпись индивидуального предпринимателя;

• Форма КМ-8 (журнал учета вызова технических специалистов). Подается оригинал и копия документа;

• Техпаспорт кассового аппарата (вам его предоставит ЦТО). Подается оригинал и копия документа;

• Договор с ЦТО. Подается оригинал и копия документа;

• Кассовый аппарат и голограммы, их выдадут в ЦТО.

Требования к кассовым аппаратам

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.

Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:

• иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
• обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
• обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• эксплуатироваться в фискальном режиме;
• регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• быть исправной;
• обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
• соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
• иметь паспорт установленного образца;
• иметь идентификационный знак установленного образца;
• иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
• иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.

Важные элементы ККМ: фискальная память и ЭКЛЗ

Главное о фискальной памяти

Фискальная память – блок долговременной памяти, в котором хранится информация о совершенных операциях. Эти данные автоматически сравниваются с данными ЭКЛЗ. Если информация разнится, выявляется ошибка и устройство ремонтируют.

Ремонт производится после уведомления налоговых органов. Перед ремонтом сервисный центр обязан выдать акт УФ (унифицированная форма) КМ-2 с указанием суммы, которая сохранилась в памяти. По окончании ремонта также формируется акт КМ-2 с кассового аппарата, который подтверждает, что фискальную память не нарушили. Либо, если нарушили, то какие цифры получились после окончания.

При печати чека фискальная память получает данные из учетной системы. Если кассовый аппарат программируемый, то товар можно кодировать. Еще один вариант: воспользоваться услугами сервисного центра или заказать функцию обучения. Специалисты на примере товара покажут, как производить программирование самостоятельно.

Владелец аппарата не имеет права производить никаких действий с фискальной памятью. Если заключен договор технического обслуживания с сервисным центом, то третье лицо не может вмешиваться.

Особенности эксплуатации фискальной памяти

Изначально фискальная память на новом аппарате пустая. Данные вносят при фискализации. Если данные внесены неверно, произойдет ошибка, которую сразу можно не заметить. Она обнаружится только при повторном введении корректных данных, и фискальную память придется менять.

Объем памяти разный. В среднем устройства хватает на 4-7 лет. Если нужна замена фискальной памяти, то меняют и ЭКЛЗ, а это дорогостоящая операция, которая производится с разрешения налоговой.

Срок эксплуатации фискальной памяти зависит от объема и количества закрытых рабочих смен. Если в день закрывают по пять смен, фискальная память закончится быстрее. Если одну – то самой маленькой модели от производителя «Феликс» на 2000 фискальных смен хватит примерно на пять лет. Заменить фискальную память можно только в 2-х случаях: если остается менее 10 % емкости или устройство не работает из-за технических ошибок. Факт замены регистрируется в налоговой.

Главные факты об ЭКЛЗ

Электронная контрольная лента защищенная (ЭКЛЗ) – съемный блок памяти. Она так же, как и фискальная память, фиксирует информацию обо всех операциях, совершенных на кассовом аппарате.

Ограничения ЭКЛЗ

• Временное. Блок памяти необходимо менять раз в 13 месяцев. Если этого не сделать, то первого числа 14-го месяца он блокирует кассовый аппарат.
• По заполнению объема памяти. ЭКЛЗ рассчитана на большое число смен, а максимальная сумма превышает миллиард. В практике «Формулы Торговли» не было случая замены устройства по этому параметру даже у самых крупных клиентов.

Негарантийные случаи

Приведем пример типичных ошибок, по причине которых замену ЭКЛЗ оплачивает клиент:

1. Дата. Она на кассовом аппарате может «слетать». Это происходит, например, из-за того, что техническое устройство не зарядили. Перед началом смены кассир должен проверить дату на кассе. Если этого не сделать и сразу нажать клавишу «Ввод», работа продолжится. Тем не менее, если календарь «слетел», число, месяц и год будут выставлены некорректно. Проверка из налоговой службы выявит эту ошибку, и ИП или юрлицу выпишут штраф за неверное использование.
2. Вмешательство в работу кассы. Недопустимо перепрограммировать кассу самостоятельно. Любая, даже орфографическая ошибка в написании имени или фамилии, приведет к необходимости заново покупать и программировать новую ЭКЛЗ.
3. Данные при фискализации. Если клиент внес некорректные данные в карточку фискализации, и их уже запрограммировали, случай также является негарантийным.

Сущность фискализации — в активации фискального накопителя, ключевого технологического компонента онлайн-кассы. Для ее проведения нужно (условимся, что регистрация ККТ проводится онлайн):

1. Открыть программу от производителя онлайн-кассы — предназначенную специально для фискализации.

Например, для касс от АТОЛ используется программа EcrRegistration.exe.

1. С помощью программы синхронизировать время на кассе и на ПК (которое к тому моменту должно быть точно установлено — в соответствии с локальным часовым поясом).

1. Указать в программе сведения о хозяйствующем субъекте. Как правило, к ним относятся:

• название магазина;
• адрес расположения торговой точки;
• ИНН хозяйствующего субъекта;
• регистрационный номер кассы в ФНС (указывается на странице, которая оставлена нами открытой по завершении подачи заявления онлайн).

По-прежнему не закрываем ту страницу.

1. Выбрать систему налогообложения.

1. Выполнить фискализацию — то есть, активацию фискального накопителя.

Регистрация кассового оборудования

Часто пользователи задаются вопросом, как зарегистрировать кассовый аппарат для ИП. Чтобы осуществить данную процедуру, необходимо обратиться в центр ТО (это специальные юридические лица, которые занимаются реализацией и обслуживанием кассовой техники). Для этого необходимо подготовить и предоставить следующий перечень документов:

1. Заявление на регистрацию (в 2-х экземплярах);
2. Журнал КМ-4 (созданный кассиром-операционистом);
3. Журнал КМ-8 (где отмечены все вызовы специалистов, обслуживающих ККМ);
4. Технический паспорт устройства вместе с эталонным образцом;
5. Договор аренды или свидетельство о праве собственности помещения, где будет расположена касса;
6. Специальная голографическая наклейка, которая подтверждает сервисное обслуживание.

Процесс регистрации ККТ подготовка документов

Чтобы поставить на учет кассовый аппарат, индивидуальному предпринимателю нужно обратиться в налоговый орган по месту жительства. Юридическому лицу следует зарегистрировать документы в отделении по месту нахождения организации. В случае, когда у компании имеются отделения в разных районах или городах, каждый кассовый аппарат регистрируется в налоговом органе по местонахождению точки или офиса.

Предоставляется следующий пакет документов:

1. Заявление по унифицированной форме.
2. Паспорт ККТ, который выдается при приобретении кассового аппарата.
3. Договор о техническом обслуживании, который заключается либо с поставщиком, либо с уполномоченной фирмой.

По закону инспектор не вправе требовать от предпринимателя документы сверх этого перечня. Но на практике иногда просят предоставлять дополнительные бланки. Чтобы избежать недоразумений и потерь времени, рекомендуется уточнить в местном отделении налоговой службы, какой перечень бумаг нужен для регистрации. В частности, от индивидуального предпринимателя могут потребовать документ, удостоверяющий личность. От представителя ООО ожидается, что он предъявит решение о передаче ему полномочий по работе с налоговой инспекцией.

Для приобретения кассового аппарата нужно отправиться в специализированный центр. Помимо реализации контрольно-кассовой техники, эти компании предлагают их обслуживание. После приобретения аппарата с центром заключается соответствующий договор.

Важно! При покупке ККМ на аппарат ставится эмблема «Сервисное обслуживание», а предпринимателю выдается второй экземпляр договора. Все это понадобится при регистрации.

Чтобы уменьшить затраты, можно приобрести кассовый аппарат, бывший в употреблении. Стоит обратить внимание, что он должен быть снят с учета в налоговой службе, а его суммарный срок службы не должен составлять более 7 лет.

Для регистрации кассового аппарата потребуется собрать пакет документов. ИП следует обратиться в отделение налоговой по месту жительства, а представителю ООО по месту регистрации офиса. После проверки документов и осмотра кассового аппарата заявителю выдается регистрационная карточка, а техника допускается к использованию.

Место регистрации кассового аппарата

Для того чтобы зарегистрировать кассовый аппарат, предприниматель должен обратиться в налоговый орган по месту своего учета.

Для организации (далее также юридическое лицо или ЮЛ) таким налоговым органом будет инспекция по месту нахождения организации. Если же у ЮЛ есть обособленные подразделения, в которых также применяется ККМ, то регистрация ККМ является обязательной и в налоговых инспекциях по месту учета обособленных подразделений.

Например, если у ООО есть несколько магазинов в разных городах, то регистрировать ККМ нужно в налоговых инспекциях в каждом городе.

Для индивидуального предпринимателя постановка на учет осуществляется в налоговом органе по месту жительства. В этом же органе регистрируется и кассовый аппарат.

Что будет за использование кассового аппарата не по месту регистрации? ИП или ООО могут оштрафовать. Одно из последних решений по этому поводу принял Верховный Суд Российской Федерации в постановлении от 11.08.2015 № 302-АД15-3955).

Похожие записи:

• Заявление о применении срока исковой давности по коммунальным платежам
• Минимальная сумма алиментов на ребёнка в 2023 году в Украине
• Как прописать ребенка до 14 лет и старше