Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что должно быть в NDA: советы для передающей стороны». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Во-первых, как поясняет Ирина Ахмедова, чтобы важная для компании информация попала, например, под закон о коммерческой тайне, юрлицо должно ввести определенный режим внутри своей организации: «Руководителю компании нужно принять положение о коммерческой тайне, определить уровни доступа к информации, установить меры защиты, способы передачи информации и прочее», — поясняет Ахмедова.
Как правило, NDA заключается по инициативе компании, которая передает другой стороне по сделке или переговорам важную для нее информацию. Как поясняет Ирина Ахмедова, руководитель практики интеллектуальной собственности и персональных данных юридической фирмы «Клифф», в западных странах NDA подписывается при заключении практически всех соглашений между компаниями или физлицами. В России культура подписания NDA не так развита, но встретить такое соглашение тоже можно. Как поясняет Ахмедова, есть четыре основных причины заключить NDA:
-
Сохранить в тайне финансовые условия контракта. По словам Ахмедовой, чаще всего NDA заключается при подписании договоров, когда обе стороны хотят сохранить сумму контракта в секрете. «Речь идет о договорах, где прописывается сумма сделки на покупку чего-либо, стоимость оказываемых услуг, предоставленные скидки. Это нужно, чтобы компания могла свободно формировать ценовые отношения с контрагентами или партнерами. Представим себе ситуацию: вы оказываете одну и ту же услугу одной компании за ₽100 тыс., а другой — за ₽130 тыс. И имеете право на это. Но вот ваш клиент, для которого услуга стоит дороже, узнает, что, оказывается, у вас можно попросить скидку. Ситуация для вашего бизнеса не самая приятная. NDA обяжет ваших клиентов молчать о стоимости услуг», — объясняет юрист.
-
Скрыть нежелательную для разглашения информацию. Соглашение о неразглашении компания может подписать с аудиторами, консультантами или сторонними юристами, которые получают доступ к «чувствительной» информации. «Бывают случаи, когда компания специально приглашает юристов, чтобы они привели деятельность юрлица в соответствие с законодательством. В ходе этой работы юристы получают доступ к допущенным ранее нарушениям компании. Чтобы эти сведения не разошлись дальше специалистов, подписывается NDA», — поясняет Ирина Ахмедова. Также NDA заключаются для защиты информации, которую компания желает сохранить в тайне в конкретный момент времени, например, сведения о маркетинговом плане, о готовящейся реорганизации, слиянии и поглощении, крупных планируемых сделках.
-
Защитить интеллектуальную деятельность. Речь идет о случаях, когда компания или физлицо представляет инвесторам информацию об изобретении, которое еще не защищено патентом. А также о случаях, когда интеллектуальную собственность в принципе невозможно защитить патентом или механизмами авторского права. Например, когда идут переговоры о заключении договоров в киноиндустрии и авторы делятся идеями сценарных ходов.
-
Предотвратить утечку информации через сотрудников. NDA может быть документом трудового права. Работодатель может обязать сотрудника не разглашать коммерческую (да и вообще любую) информацию, полученную в ходе работы.
Как прописать конфиденциальность в договоре NDA?
Конкретных правил составления такого договора и шаблонов нет, NDA регулируется законодательством как обычный документ о договорных отношениях. А по перечню информации, которая должна быть включена в такой договор, можно руководствоваться общими нормами:
-
данные сторон соглашения;
-
перечень конфиденциальных данных;
-
порядок получения доступа к данным и обращения с ними;
-
указание на необходимость соблюдения конфиденциальности (сохранение данных в тайне и запрет на передачу третьим лицам);
-
ответственность за разглашение данных и порядок урегулирования споров;
-
сроки и способы возврата данных, особенно если их копировали на материальные носители, после окончания сотрудничества.
Для чего заключают договор NDA
Главная задача подписания Non Disclosure Agreement – предотвращение утечки важных данных. К ним могут относиться разные сведения коммерческой тайны и конфиденциальных данных. Начиная со списка клиентов и оканчивая спецификацией создаваемого IT продукта (приложения, программы). Таким образом, NDA соглашение — это форма защиты, которая создает правовую основу для третьих сторон не раскрывать некоторые данные третьим лицам.
В странах Запада NDA подписывается практически всегда. В России это практикуется в среде коммерческих компаний и фирм, оказывают услуги в IT, бизнес-консалтинге, прочих. Рассмотрим 3 главные функции такого соглашения:
1. Определение информации, которую требуется защитить (охранять). Благодаря документу сотрудники и партнеры понимают, что именно требуется сохранить в тайне. Это позволит снизить риск человеческого фактора и утечки данных по не знанию. Стороны уверенно работают в рамках определенных границ. Создается четкая классификация, градация сведений по уровню, степени секретности.
2. Защита патентных прав. Если информация о разрабатываемом продукте или услуге станет доступной конкурентам, это может привести к аннулированию права на изобретение. Компания понесет значительные убытки, упустит возможность закрепиться на рынке. Расширить сферу своего влияния.
3. Сохранение сведений в формате конфиденциальности. После подписания договора NDA возникает юридическое обязательство по нераспространению информации. Любые утечки данных могут трактоваться как нарушение соглашения. Приводить к увольнениям сотрудника, разрыву контракта с бизнес-партнером. С нарушителя может быть взыскана неустойка.
Важно добавить, что предметом договора могут быть всевозможные сведения: куски программного кода, данные о контрагентах, маркетинговая стратегия, планируемые рекламные акции, заработная плата и система поощрения сотрудников, условия договора.
Перед тем, как заключить договор о неразглашении, следует составить перечень сведений, которые компания считает конфиденциальными. Практика доказывает, что нередко формулировки являются достаточно размытыми. Это приводит к сложностям в суде, когда требуется привлечь к ответственности сторону, которая допустила разглашение.
В ряде случаев работодатель может требовать от сотрудника права на все его изобретения. Так что перед подписанием, каждый сотрудник должен внимательно ознакомиться с документом. Важно помнить, что форма NDA — это по сути документ о неразглашении сведений, относящихся к категории ограниченного использования. Варианты выполнения документа:
Важность NDA для защиты конфиденциальной информации
Соглашения о неразглашении имеют решающее значение для защиты конфиденциальной информации для бизнеса, поскольку они обеспечивают юридическую защиту от несанкционированного раскрытия конфиденциальной информации. Подписывая NDA, стороны соглашаются сохранять конфиденциальность конфиденциальной информации и не использовать ее в своих интересах или раскрывать ее другим без разрешения. Это гарантирует, что предприятия могут делиться своей конфиденциальной информацией с третьими лицами, такими как консультанты, поставщики или потенциальные партнеры, не опасаясь потерять контроль над информацией.
Соглашения о неразглашении особенно важны для защиты коммерческой тайны и другой конфиденциальной информации, которая дает предприятиям конкурентное преимущество. Без NDA конкуренты могут получить доступ к такой информации, что может нанести ущерб конкурентоспособности бизнеса. Кроме того, соглашения о неразглашении также могут помочь предприятиям защитить свою интеллектуальную собственность, такую как патенты, авторские права и товарные знаки.
Лучшие практики для компаний и сотрудников по использованию NDA
Существует несколько рекомендаций, которым предприятия и сотрудники должны следовать при использовании соглашений о неразглашении. Во-первых, важно убедиться, что соглашения о неразглашении необходимы и соответствуют ситуации. Соглашения о неразглашении следует использовать только тогда, когда существует реальная необходимость защиты конфиденциальной информации, а другие формы защиты, такие как патенты или авторские права, неприменимы.
Во-вторых, соглашения о неразглашении должны быть составлены четко и конкретно, чтобы избежать какой-либо двусмысленности или недопонимания. В соглашении должны быть четко определены конфиденциальная информация, на которую распространяется NDA, срок действия соглашения и последствия нарушения соглашения.
В-третьих, предприятия должны убедиться, что их сотрудники и подрядчики осведомлены о важности NDA и последствиях их нарушения. Это включает в себя обучение правильному обращению с конфиденциальной информацией и проведение проверок биографических данных лиц, которые будут иметь доступ к конфиденциальной информации.
Компании должны регулярно пересматривать и обновлять свои соглашения о неразглашении, чтобы они оставались актуальными и эффективными. Это включает в себя проверку требований конфиденциальности в контрактах со сторонними поставщиками и поставщиками.
Ответственность за разглашение конфиденциальной информации компании
Под действие договора о неразглашении могут попадать несколько сторон: сотрудник, подрядчик и партнер/акционер компании. Рассмотрим ответственность в каждом случае отдельно.
Если конфиденциальную информацию раскрыл сотрудник (при условии того, что он подписывал NDA и знал о секретности данных), его может ждать следующая ответственность:
1) Дисциплинарная. Сотруднику может быть сделано замечание, вынесен выговор, а также он может быть уволен по статье;
2) Материальная ответственность ждет сотрудника в том случае, если компания понесла какой-либо оценимый ущерб. Тогда сотрудник обязан возместить понесенные убытки;
3) Административное наказание в виде штрафа от 5.000 рублей до 10.000 рублей;
4) Уголовная ответственность ждет нарушителя, если он разгласил информацию без согласия правообладателя, и наказание в виде штрафа до 1 млн рублей или лишения свободы до 4-х лет;
5) Гражданско-правовая ответственность наступает в случае, когда сотрудник уже не работает в компании, но NDA действует и после увольнения, сохраняя обязательства по неразглашению. В этом случае бывший работник может выплачивать неустойку.
Если данные раскрыты подрядчиком или акционером компании, им может грозить административное, уголовное или гражданско-правовое наказание. В случае с партнером также существует дополнительная мера ответственности – исключение из организации с выкупом доли.
Что такое соглашение о неразглашении NDA?
Суть соглашения о конфиденциальности NDA заключается в том, что работодатель доверяет сотруднику важную для бизнеса информацию. Клиентскую базу, например. А он обязуется использовать данную информацию только на работе и на благо бизнеса. Если работник нарушает данные условия, следуют санкции, прописанные в соглашении.
Зачем подписание NDA работодателю и почему оно так важно?
Зачастую основой существования любой компании является продукт или услуга, содержащая в себе ноу-хау — такую технологию, которая на рынке есть только у этой компании. За счет этого в конкурентной борьбе у компании появляется преимущество, а также клиенты, проблемы которых может решить только данный продукт.
Разглашение информации, составляющей ноу-хау или детали инфраструктуры компании (в большинстве случаев это коммерческая тайна) влечет за собой непоправимый урон бизнесу: потерю клиентов, усиление конкурентов и прочее.
Заключение договора NDA с сотрудником предполагает, что работодатель прежде всего старается предотвратить разглашение конфиденциальной информации сотрудником. А еще соглашение NDA регулирует санкции к сотруднику за разглашение информации и порядок возмещения материального ущерба.
NDA в рамках корпоративных правоотношений
В соответствии со ст. 67 ГК РФ и статьей 8 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»6 (Закон №14-ФЗ) участники общества с ограниченной ответственностью (далее – общество) имеются право получать информацию о деятельности общества. Также, согласно п. 4 ст. 65.2 ГК РФ участники корпорации (общества) обязаны не разглашать конфиденциальную информацию о деятельности корпорации. В Информационном письме Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 18 января 2011 г. № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ» указано, что, если документы, которые требует предоставить участник хозяйственного общества, содержат конфиденциальную информацию о деятельности общества, в том числе коммерческую тайну, общество, прежде чем передать соответствующие документы и (или) их копии, может потребовать выдачи расписки, в которой участник подтверждает, что предупрежден о конфиденциальности получаемой информации и об обязанности ее сохранять.
Как отмечено в Постановлении от 15 октября 2019 г. по делу №А68-565/2019 Арбитражного суда центрального округа, установленный на предприятии порядок оборота информации, отнесенной самим обществом к конфиденциальной, не является препятствием для предоставления таковой участнику в целях реализации корпоративного контроля над деятельностью общества, учитывая, что законом предусмотрена обязанность участника не разглашать конфиденциальную информацию. Пункт 5 статьи 50 Закона №14-ФЗ предусматривает, что срок исполнения обязанности по предоставлению документов, содержащих конфиденциальную информацию, исчисляется не ранее чем с момента подписания между обществом и обратившимся с требованием о предоставлении доступа к документам участником договора о нераспространении информации (соглашения о конфиденциальности) по форме, принятой в обществе. Поскольку само по себе неподписание соглашения о конфиденциальности и неразглашении информации не может служить основанием для отказа в удовлетворении требований участника общества о предоставлении необходимой информации, то с учетом действующего правового регулирования, разрешение настоящего дела не отменяет обязанность сторон на подписание какого-либо соглашения о конфиденциальности, поскольку указание об этом содержится в законе, в случае, если конфиденциальный характер запрашиваемых документов установлен, данное соглашение может быть заключено сторонами на любой стадии судопроизводства, в том числе и на стадии исполнения решения суда.
Аналогичная правовая позиция изложена в Постановлении от 8 ноября 2019 г. по делу №А03-10777/2018 Арбитражного суда Западно-Сибирского округа, в Постановлении от 19 декабря 2019 г. по делу №А40-16444/19 Арбитражного суда Московского округа.
Контракт о неразглашении: какие сведения должен содержать документ
Какой-либо информации о том, что должна содержать расписка о неразглашении персональных данных, коммерческой тайны, в нормативно-правовых актах РФ нет. Поэтому подписка о неразглашении составляется в каждой компании в индивидуальном порядке — далее этот документ будет являться приложением к трудовому или гражданско-правовому договору.
Если на этапе создания соглашения о конфиденциальности с самозанятыми, контрагентами, штатными сотрудниками возникают проблемы, то стоит воспользоваться типовыми формами этого документа.
|
Структура NDA
|
Описание |
|
Вводная часть |
Этот пункт о неразглашении содержит информацию о компании, дате заключения договора, а также сторонами соглашения: будет подписан контракт между физическими лицами, юридическими лицами или ИП. |
|
Предмет соглашения |
Здесь следует прописать, какая информация третьим лицам не может быть передана, так как она подпадает под действие режима конфиденциальности. |
|
Обязательства сторон |
Неразглашение, защита, использование сведений исключительно для выполнения должностных обязанностей. |
|
Прочие условия |
Пункт содержит информацию о том, что нужно делать в случае, если, например, будет совершен несанкционированный доступ к базе данных. |
|
Ответственность |
Эта часть договора о неразглашении включает исчерпывающий перечень мер, которые применяются к лицам, допустившим утечку данных |
Какие аспекты следует учитывать перед подписанием NDA
Перед подписанием NDA важно тщательно изучить документ, особенно раздел, в котором перечислены данные и информация, относящиеся к конфиденциальной сфере, и выяснить, как они будут передаваться и какие будут последствия в случае их разглашения. Необходимо уделить внимание тому, какие данные должны быть обязательно хранить в тайне, а также что именно определяется как конфиденциальная информация. Если вы не согласны с каким-либо пунктом или что-то неясно, можно запросить исправления или дополнения до подписания документа.
Также стоит обратить внимание на способы передачи конфиденциальной информации. Если в документе указан только один способ передачи (например, посредством ЭДО) , но информация внезапно пришла на личную почту, то вы не обязаны соблюдать конфиденциальность этих данных, так как раскрывающая сторона сама создала условия, при которых информация может быть передана третьим лицам.
Если в NDA предусмотрена устная передача конфиденциальной информации, лучше фиксировать эту информацию протоколом. Например, на встрече между сторонами можно составить протокол обсуждения важных деталей и согласований.
Необходимо также внимательно изучить раздел «Ответственность» в документе. Если раскрывающая сторона требует полного возмещения ущерба в случае разглашения информации, можно попробовать договориться об ограничении ответственности до документально подтвержденных реальных убытков. Если убытки остаются неограниченными, это может привести к потере значительной выгоды, которая может быть необоснованно завышена.
Если контракт на оказание услуг или поставку товаров имеет выгодные условия, например, стоимость в десятки миллионов рублей, то можно согласиться на условия контрагента. Однако важно убедиться, что сохранность конфиденциальных данных будет обеспечена.
Необходимо проверить срок действия NDA, так как это определит, сколько времени необходимо будет хранить конфиденциальную информацию в секрете. По истечении срока необходимо вернуть все документы и файлы, содержащие конфиденциальную информацию, либо продлить соглашение.
Важно знать, к кому обращаться первым, если конфиденциальная информация утекла, поэтому нужно иметь список ответственных лиц.
Структура соглашения о неразглашении
Ориентировочная структура документа может выглядеть следующим образом:
-
Вводная часть. Здесь указывают наименование документа, дату и место его составления, перечисляются стороны соглашения.
-
Раздел «Предмет соглашения». Здесь перечисляют информацию, попадающую под режим конфиденциальности.
-
Раздел «Обязательства и ответственность сторон». В этом пункте прописывают меры ответственности за разглашение конфиденциальной информации и требования по ее защите. Также здесь можно указать, какие именно обстоятельства не будут являться нарушением заключенного соглашения (к примеру, раскрытие информации по письменному запросу органов государственной власти).
-
Раздел «Прочие условия». В этот пункт можно включить порядок действий сторон при наступлении чрезвычайных ситуаций.
-
Раздел «Адреса, реквизиты и подписи сторон».
Какую информацию защищать
Корпоративной тайной признаются сведения производственного, финансового, организационного характера, представляющие определенную рыночную ценность. То есть к корпоративной тайне относятся любые данные, позволяющие организации извлекать из своей деятельности прибыль и разглашение которых потенциально повлечет убытки. Например, конфиденциальность заключенной сделки.
Чтобы сведения расценивались как корпоративная тайна, необходимо ввести режим коммерческой тайны. Для этого работодатель:
- Издает внутренний акт, в котором устанавливает четкий перечень секретной информации.
- Знакомит с этим актом сотрудников под подпись.
Как правильно составить для сотрудника
Обязательно включите в образец соглашения о конфиденциальности и неразглашении информации разделы:
- предмет: обязательство сотрудника сохранять предоставленную ему информацию. Желательно привести перечень охраняемых сведений либо указать ссылку на документ, содержащий этот перечень;
- обязанности сторон: работник обязан сохранять данные и использовать их исключительно в целях выполнения своих трудовых функций, работодатель обязан обеспечивать такие условия труда, которые делали бы возможным сохранение тайны;
- ответственность, которую повлечет нарушение соглашения о конфиденциальности: сотрудник, разгласивший коммерческую тайну, должен будет полностью возместить понесенный работодателем ущерб, а за разглашение увольняется из компании.
Как еще защитить информацию
Установление спецрежима не застрахует информацию от разглашения, а грамотный образец договора о конфиденциальности информации — не гарантия безопасности. Чтобы секреты не дошли до третьих лиц, необходимо предпринять ряд дополнительных действий:
- особым образом маркировать носители засекреченной информации. Обычно на всех документах и материальных носителях информации проставляется гриф «КТ»;
- создать условия для хранения: сейфы, закрывающиеся шкафы, тумбы или охраняемые помещения;
- разработать инструкцию по обращению с документами, содержащими корпоративную тайну: четко прописать, как работникам позволено с ними обращаться, разрешено ли забирать из мест хранения, копировать, долго ли могут с ними работать.