Как отразить увольнение в 6-НДФЛ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отразить увольнение в 6-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как отразить в 6-НДФЛ выплаты уволенному работнику

2. Отражение компенсации отпуска в 6-НДФЛ при увольнении сотрудника

3. Что делать в случае ошибки при заполнении

4. Гарантии трудового законодательства при увольнении

5. Компания выдала зарплату уволенному работнику с опозданием

6. Выплаты увольняющемуся сотруднику

7. Ответы на актуальные вопросы

8. Новшества 6-НДФЛ: как отразить удержанный и перечисленный налог

9. Как отразить в 6-НДФЛ выплаты при увольнении

Законодатель не разъяснил принципиальной разницы в отражении сумм, полагающихся при увольнении, поэтому при заполнении формы будем руководствоваться общими положениями, продиктованными Порядком, утвержденным ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, и узнаем, как отразить в 6-НДФЛ расчет при увольнении.

Сотрудник уволился. Компания выдала ему зарплату только через несколько дней после увольнения.

При увольнении дата получения дохода в виде зарплаты — последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ). На эту дату компания исчисляет НДФЛ. Не важно, когда компания выдаст деньги. В строку 020 раздела 1 расчёта доходы включайте в том периоде, когда начислили. Но удержать НДФЛ компания сможет только при выплате.

Если компания не удержала НДФЛ в отчётном периоде. Отразите доход в строке 020, а исчисленный налог в строке 040. Удержанный налог не показывайте в строке 070, а также в разделе 2 расчета за полугодие (письмо ФНС России от 16.05.16 № БС-4-11/8609).

Если компания удержала НДФЛ в отчётном периоде. Отразите доход в строке 020, исчисленный НДФЛ — в строке 040, а удержанный — в строке 070. Выплаты отразите в разделе 2. В строке 100 запишите день увольнения работника. В строке 110 — дату выплаты, в строке 120 — следующий рабочий день.

На примере.

В марте уволились несколько работников, доходы которых компания отразила в расчёте 6-НДФЛ за первый квартал.

Раздел 1 расчёта компания заполняет нарастающим итогом (п. 3.1 Порядка, утв. приказом ФНС России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@). В том числе строку 060, где считает количество «физиков», которые получили доход в отчётном периоде. Поэтому даже если работники уволились в прошлом квартале и больше не получали доходов, их нужно посчитать в строке 060 расчёта за полугодие.

На примере

В расчёте за первый квартал компания отразила доходы 15 «физиков». В строке 020 записала 600 000 руб., в строке 040 и 070 исчисленный и удержанный НДФЛ с этой суммы — 78 000 руб. (600 000 руб. × 13%). В конце первого квартала 5 сотрудников уволились и больше не получали доходов от компании. За апрель, май и июнь компания выплачивала доходы 10 оставшимся сотрудникам — 450 000 руб., исчислила и удержала НДФЛ — 58 500 руб. (450 000 руб. × 13%).

Доходы и НДФЛ компания отразила нарастающим итогом. В строке 020 — 1 050 000 руб. (600 000 + 450 000), в строках 040 и 070 — 136 500 руб. (78 000 + 58 500). В строке 060 компания посчитала всех «физиков», которым начисляла и выплачивала доходы в течение полугодия. В первом квартале доходы получили 15 работников, во втором 10 сотрудников из этих же 15 человек. Второй раз «физиков» компания не учитывала, но отразила в расчёте уволенных. Раздел 1 расчёта компания заполнила, как в образце 91.

Как отразить в 6-НДФЛ выплаты уволенному работнику

Порядок заполнения 6-НДФЛ

Раздел 1
Поле 020	НДФЛ, подлежащий перечислению с выплат при увольнении, в последние три месяца отчетного периода
Поле 021−023	НДФЛ, подлежащий перечислению по первому, второму и третьему сроку перечисления налога для этого отчетного периода
Поле 024	НДФЛ, исчисленный и удержанный по четвертому сроку перечисления за период с 23 по 31 декабря (заполняется только в расчете за год)
Раздел 2
Поле 110	Отражаются выплаты при увольнении в общей сумме доходов, начисленной по всем физлицам с начала года (зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в полном размере, а все остальные выплаты при увольнении — в сумме, которая превышает необлагаемый лимит). В этом поле отражаются начисленные с начала года доходы, дата фактического получения которых наступила в отчетном (налоговом) периоде (к примеру, например, для расчета за I квартал — с 1 января по 31 марта включительно)
Поле 112	Отражаются выплаты при увольнении в общей сумме доходов, начисленных по всем физлицам с начала года по трудовым договорам (контрактам)
Поле 120	Указывается общее количество физлиц, получивших доходы, отраженные в поле 110 (в том числе при увольнении)
Поле 140	Отражается НДФЛ, исчисленный со всех доходов (в том числе с выплаты при увольнении) за отчетный (налоговый) период
Поле 160	Отражается общая сумма удержанного НДФЛ (в том числе с облагаемой выплаты при увольнении)

Отражение компенсации отпуска в 6-НДФЛ при увольнении сотрудника

Работодатель может произвести расчет с увольняемым сотрудником до того, как тот уволился, например, заранее выдать компенсацию неиспользованного отпуска. При этом и подоходный налог следует удержать до даты увольнения работника. Но в соответствии с трудовым законодательством расчет при увольнении следует произвести непосредственно в этот день. При этом ф.-6 НДФЛ имеет следующие особенности заполнения:

стр. 100 – проставляется дата последнего рабочего дня сотрудника;
стр. 110 – указывается день получения денежных средств.

При этом событие в строке 110 будет раньше, чем в строке 100. Это не противоречит законодательству и не вызовет проблем со сдачей отчетности.

Пример #2. Работник увольняется с 15 февраля. 14 февраля ему была выдана компенсация неиспользованного отпуска и заработная плата:

компенсация 5000 рублей;
НДФЛ по компенсации — 650 рублей;
Заработная плата – 30000 рублей;
НДФЛ – 3900 рублей.

Поскольку компенсация неиспользованного отпуска и зарплата не одно и то же с точки зрения даты получения дохода, то правильно будет заполнить отчет двумя блоками. Если выплачена компенсация, то датой получения дохода станет реальный день выдачи денежных средств, а по зарплате – дата увольнения.

Заполнение ф.-6 НДФЛ должно быть следующим:

1 блок данных	2 блок данных
Номер строки	Значение	Номер строки	Значение
100	14.02.2016	100	15.02.2016
110	14.02.2016	110	14.02.2016
120	15.02.2015	120	15.02.2016
130	5000,00	130	30000,00
140	650,00	140	3900,00

Что делать в случае ошибки при заполнении

Норма налогового права, которая регламентирует корректировку сданного фискальному регулятору отчёта, установлена в статье 81 НК РФ. Здесь в пункте №6 указано, что исправление ошибок в расчёте является обязанностью декларанта, а также что при обнаружении некорректных данных налоговый агент должен предоставить в ИФНС уточнённый расчёт. Причём уточнёнка должна быть оформлена:

при выявлении факта, что в расчёте 6-НЛФЛ отражены неполные данные по основным показателям, которые привели к сокращению суммы налогового сбора, подлежащего к перечислению фискальному контролёру;
если нарушены права сотрудника при выплате расчётной суммы.

Ключевые рекомендации по вопросу предоставления уточнённого расчёта по декларации 6-НДФЛ даны налоговиками в Письме от 12.08.2016 № ГД-4–11/14772.

Помимо скорректированной информации, в расчёте на титульном листе отображается номер предоставляемой отчётности. Если сдаётся первичный документ, указывается код «000», а уточнёные декларации идут, соответственно, под номерами «001», «002» и т. д.

Гарантии трудового законодательства при увольнении

Положения ст. 140 ТК РФ предписывают осуществлять выплату всех полагающихся сотруднику сумм (в т. ч. заработка, компенсации за неиспользованный отпуск, выходных пособий и др. сумм) в день его увольнения. Если в этот день сотрудник отсутствовал на работе, то расплатиться с ним должны на следующий день после предъявления им заявления об окончательном расчете.

По личному заявлению сотрудник может отгулять не использованный им отпуск и только потом уволиться. В этом случае последний день отпуска и является днем увольнения (ст. 84.1 и 127 ТК РФ).

Что надо знать о неиспользованном отпуске, чтобы не получить в последний момент отказ работодателя, можно прочитать в статье «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?».

В последнем варианте нормы расчета с сотрудником несколько иные. Так, в ситуации с отпуском и следующим за ним увольнением финальный расчет должен быть произведен до ухода сотрудника в отпуск, т. е. в последний рабочий день перед ним (поскольку после окончания отпуска стороны уже не будут связаны никакими отношениями). Этой позиции придерживаются в Роструде (письмо от 24.12.2007 № 5277-6-1). Аналогичный вывод содержит определение КС РФ от 25.01.2007 № 131-О. Исключение составляет оплата самого отпуска, которую следует произвести в обычном порядке: не позднее чем за 3 дня до его начала.

Важно учесть! Рекомендация от «КонсультантПлюс»:
За несвоевременный расчет с работником при увольнении предусмотрена, в частности, административная, материальная и даже уголовная ответственность. О том, в каких конкретно случаях к какому виду ответственности могут привлечь, смотрите в К+, получив пробный демо-доступ к системе. Это бесплатно.

Отражение 6 НДФЛ происходит по стандартной процедуре даже в конце месяца, но здесь есть ряд моментов, которые отличают такой процесс от обычного. Особенности:

по НК РФ отпускные имеют предельную дату перечисления в виде конечной даты месяца, но если этот день приходится на выходной, то дата сдвигается на первый рабочий, в том числе уже другого месяца;
6 НДФЛ сдается ежеквартально, то есть при заполнении увольнения на конец месяца, который не является краем квартала, проблем не возникает, так как все даты при необходимости переносятся по регламенту. Например, увольнение производится 31 числа и в этот же день делают полный расчет. Отчисления производятся уже 1 числа. Исключением являются отпускные, которые должны быть переведены в тот же день, но здесь имеется нюанс, так как отпускные начисляются до периода отпуска. Получается, что заполнение идет по стандартной форме;
проблемы возникают на стыке кварталов, так как доход получен в один период, а отчисления были уже в другой, но по регламенту такой отчет включается уже в следующий ежеквартальный документ, если только все отчисления не были переведены в тот же день, который является днем дохода.

Стоит учесть, что даже при более раннем переводе отчислений за сотрудника, дата конечного перевода устанавливается именно по установленным правилам, то есть прописывается конечный день перевода налога. Данные по увольнению и всем формам налогообложения должны быть отражены в любом из отчетов. Второй раз отражать уже не требуется. Проблема с увольнением в конце месяца в том, что по правилам отражать налоги надо в том квартале, в который были переведены отчисления. Эта форма является более правильной.

Компания выдала зарплату уволенному работнику с опозданием

Сотрудник уволился. Компания выдала ему зарплату только через несколько дней после увольнения.

На примере.

Выплаты увольняющемуся сотруднику

Трудовым законодательством установлены правила осуществления всех полагающихся увольняемому сотруднику выплат (з/платы, компенсации за отпуск, выходного пособия (ВП)). Их следует выплатить в день увольнения, а если работник не появлялся в этот день, то выдачу расчета производят на следующий день после подачи им соответствующего заявления.

Вместо компенсации за отпуск сотрудник имеет право отгулять отпуск и сразу по его завершении уволиться. В подобных случаях днем увольнения будет считаться последний день отпуска (ст.127 ТК РФ), а полный расчет с сотрудником необходимо произвести в последний день перед отпуском. Отпускные же должны быть начислены и выданы за 3 дня до его начала.

Кроме налогооблагаемых выплат, увольняемым по сокращению работникам выплачивают необлагаемые НДФЛ выходные пособия. Суммы ВП вместе с суммами среднемесячного заработка за второй и третий месяцы, отпущенными для поиска работы, при увольнении по сокращению не облагаются НДФЛ, но лишь в части не превышающей размер трех среднемесячных заработков (для северных местностей – шести). Облагаемые суммы выходных пособий, т. е. превышающие расчетный лимит, также отражаются в 6-НДФЛ при увольнении сотрудника.

Ответы на актуальные вопросы

Вопрос №1. Если увольняемому работнику положено выплатить компенсацию неиспользованного отпуска и зарплату, то возникает ли необходимость отражения сведений по этим выплатам по отдельности в форме 6-НДФЛ?

Ответ. Если зарплата и компенсация неиспользованного отпуска были выданы сотруднику одновременно, то необходимости разбивать эти суммы в отчете нет. Обязанностью работодателя является полный расчет сотрудника при увольнении по всем выплатам. Поскольку суммы зарплаты и компенсации выданы одновременно, значит, перечисление НДФЛ будет производиться тоже в один день.

Вопрос №2. Как отразить в отчете факт выплаты 02 октября пособия по временной нетрудоспособности за сентябрь 2016 г.?

Ответ. Поскольку выплата пособия была произведена в 4 квартале, то сумму больничного не следует показывать в отчете за 3 квартал. Эти сведения будут отражены в годовом отчете по строкам 020 и 040.

Вопрос №3. Юридическое лицо снимает у своего работника помещение в аренду. Арендная плата начисляется ежемесячно, а выплачивается один раз в квартал до 15 числа месяца, следующего за кварталом. Как отразить эти операции в отчете ф.-6 НДФЛ?

Ответ. Не важно, с какой периодичностью производилось начисление арендной платы, доход работник получал один раз в квартал. Поэтому суммы, полученные им, следует отражать в отчете за тот период, когда фактически выдавались средства. То есть за январь-март следует отразить суммы в отчете за полугодие и т.д. в отчете за полугодие:

Стр.100 – 15.0402016

Стр.110 – 15.04.2016

Стр.120 – 16.04.2016 (следующий рабочий день за выплатой – день перечисления НДФЛ в бюджет)

Стр. 130 – доход по аренде за квартал

Стр. 140 – сумма налога за квартал.

Вопрос №4. Как верно заполнить второй раздел формы 6-НДФЛ?

Ответ. В первый раздел этого отчета заносят сведения нарастающим итогом с начала налогового периода. Во втором разделе отражаются лишь события, произошедшие в последнем квартале отчетного года. В отчете показывают:

по стр.100 –день получения дохода налогоплательщиком. Например, по заработной плате — это последнее число отчетного месяца;

по стр.110 – день удержания налогового платежа;

по стр. 120 – день перечисления налогового платежа в бюджет (как правило — следующий после выдачи денег сотруднику);

по стр.130 – величина доходов, включая налог;

по стр.140 – величина налогового платежа.

Вопрос №5. Как правильно отразить в ф.-6 НДФЛ выходное пособие при увольнении сотрудника, которое на 5000 рублей превышает его трехкратный заработок.

Ответ. Сумму превышения необходимо отразить как в первом, так и во втором разделах. Три средних зарплаты можно не указывать в этом отчете, а разницу в 5000 рублей следует отразить по строкам 020 и 130. По стр. 070 и 140 необходимо записать сумму налога по превышению (650,00 рублей), а по стр. 100,110 и 120 — указать даты получения, выдачи дохода и перечисления налога.

Новшества 6-НДФЛ: как отразить удержанный и перечисленный налог

В 6-НДФЛ теперь не указывают дату фактического получения дохода и дату удержания НДФЛ. В новом расчете нет полей, чтобы отражать даты фактического получения дохода и удержания НДФЛ. Это информация, которую ранее указывали в форме 6-НДФЛ в строках 100 и 110.

В разделе 1 расчета 6-НДФЛ теперь отражайте сроки перечисления НДФЛ и суммы удержанного налога за последние 3 месяца отчетного периода.

То есть, в этом разделе указывайте:

При этом НДФЛ, который отражен в поле 020, должен соответствовать сумме значений всех заполненных полей 022.

Помочь при заполнении поля 021 раздела 1 формы 6-НДФЛ вам сможет наша шпаргалка.

вид выплаченного дохода	когда надо исчислить НДФЛ	когда надо удержать НДФЛ	когда надо перечислить НДФЛ
заработная плата	в последний день месяца, за который начислен заработок	в день выплаты за отработанный месяц	не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты
больничное пособие	в день выплаты	в день выплаты	не позднее последнего числа месяца, в котором выплатили больничное пособие
отпускные	в день выплаты	в день выплаты	не позднее последнего числа месяца, в котором выплатили отпускные
премия за месяц	в последний день месяца, за который начислена премия	в день выплаты премии	не позднее дня, следующего за днем выплаты премии
премия за год (квартал)	в день выплаты	в день выплаты	не позднее дня, следующего за днем выплаты премии
непроизводственные премии	в день выплаты	в день выплаты	не позднее дня, следующего за днем выплаты премии
средний заработок при направлении работника в командировку	в последний день месяца, за который начислен заработок	в день выплаты зарплаты за месяц	не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода
суточные, выплаченные сверх лимита	в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет	в ближайший день выплаты	не позднее следующего дня за днем выплаты дохода, из которого удержан НДФЛ
неподтвержденные командировочные расходы	в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет	в ближайший день выплаты	не позднее следующего дня за днем выплаты дохода, из которого удержан НДФЛ
компенсация за неиспользованный отпуск	в день увольнения	в день увольнения	не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, т.е за днем увольнения
компенсация за неиспользованный отпуск, превышающий 28 календарных дней, если сотрудник не увольняется	в день выплаты	в день выплаты	не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода
материальная помощь	в день выплаты	в день выплаты	не позднее дня, следующего за днем выплаты
дивиденды	в день выплаты	в день выплаты	сроки уплаты зависят от того, ООО у вас или АО. Если у вас ООО, перечислите НДФЛ не позднее дня, следующего за: днем выплаты или перечисления дивидендов; днем выплаты иного дохода, из которого удерживаете НДФЛ, – если дивиденды выплачиваются в натуральной форме; В АО перечислите НДФЛ не позднее месяца с наиболее ранней из дат: окончания года, то есть с 31 декабря; выплаты денежных средств (передачи ценных бумаг)
материальная выгода от экономии на процентах	в последний день каждого месяца в течение периода предоставления займа либо кредита	в ближайший день выплаты дохода	не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, из которого удержали НДФЛ
доходы в натуральной форме	в день выплаты дохода в натуральной форме	в ближайший день выплаты денежного дохода	не позднее следующего дня за днем выплаты дохода, из которого удержан НДФЛ
неденежные подарки свыше 4 тыс. рублей	в день выдачи подарка	в ближайший день выдачи	не позднее следующего дня за днем выдачи

Как отразить в 6-НДФЛ выплаты при увольнении

Перечень выплат при увольнении зависит от его причины. В любом случае сотруднику выплачиваются:

вся оплата труда по последний день работы;
компенсация за неиспользованный отпуск.

В случае расторжения трудового договора по сокращению, по состоянию здоровья дополнительно выплачивается выходное пособие и сохраняемый заработок на время трудоустройство. При расторжении трудового договора по соглашению сторон выплачивается выходное пособие, если это предусмотрено в трудовом соглашении.

Все расчеты с работником необходимо завершить в последний день его работы. А перечислить удержанный с выплат НДФЛ — не позднее следующего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Так как полный расчет с работником производится в последний день работы, то он является датой фактического получения дохода. Как заполнить 6-НДФЛ при увольнении? В 6-НДФЛ подлежат отражению только выплаты, подлежащие обложению НДФЛ:

оплата труда;
компенсация за неиспользованный отпуск.

Выходное пособие, выплачиваемое при сокращении штата, ликвидации организации и в иных установленных законодательством случаях, не облагается НДФЛ. Следовательно, включать его не нужно. Выплачиваемое выходное пособие при увольнении по соглашению сторон облагается сверх трехмесячного среднего заработка. Это превышение и налог с него включают в отчет.

Если вы отражаете в 6-НДФЛ увольнение сотрудника в середине месяца, то все просто. Начисленные суммы и НДФЛ отражаем в 1 разделе, а во втором — выплаты сотруднику, удержанный и перечисленный налог одним блоком.

Покажем на примере как отразить увольнение в 6-НДФЛ. 12.05.2020 увольняется работник. Ему начислены:

зарплата за май — 10 000 руб.;
компенсация за отпуск — 5000 руб.

Если до дня расторжения трудового договора работник еще не успел получить заработную плату за предшествовавший месяцу окончания работы период, то выплачивают ее в последний день работы. Для заработной платы пунктом 2 статьи 223 НК РФ установлено, что фактической датой получения дохода признается последний день месяца, за который она начислена.

Соответственно, налоговый агент заполняет два блока в разделе 2.

Дополним пример условием, что работнику выплачена 12.05.2020 зарплата не только за май, но и за апрель в размере 20 000 руб.

В этом случае организация заполнит в разделе 2 два блока:

в первом блоке отражают зарплату за апрель;
во втором — окончательный расчет.

Рассмотрим частную ситуацию, как в 6-НДФЛ отразить увольнение сотрудника если ему предоставлен отпуск авансом и он не отработан на день увольнения. В этом случае с сотрудника производится удержание за неотработанные дни отпуска. База по НДФЛ сотрудника в этом случае уменьшается на сумму удержания. Поэтому в отчетной форме необходимо показать суммы окончательного расчета за вычетом удержания за неотработанный отпуск.

Вернемся к нашему примеру: пусть сотруднику не начислена компенсация, а произведено удержание за неотработанный отпуск в размере 5000 руб.