Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по подшивке документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Прочность и надежность прошивки документов
Прошивка документов нитками — это надежный и проверенный способ укрепления их структуры. Важным аспектом процесса является прочность такой прошивки, обеспечивающая сохранность документов в течение длительного времени.
Одним из ключевых факторов, влияющих на прочность прошивки, является количество дырок, через которые проходят нитки. Зависит от количества дырок и промежутка между ними прочность всей конструкции. Важно учесть, что чем больше дырок, тем более надежной будет прошивка.
Выбор правильного инструмента для прошивки также имеет значение. Это может быть специальный инструмент с ручкой и колышками, которые облегчают задачу прошивки документов. Такой инструмент обеспечивает ровные и аккуратные отверстия, что повышает прочность прошивки.
Регламент и требования к прошивке документов также влияют на ее прочность. Важно следовать рекомендациям и правилам процесса прошивки, чтобы избежать деформации и повреждения документов. Например, регламент может предусматривать равное расстояние между дырками и использование специальной нитки определенной прочности.
Для улучшения прочности и надежности прошивки документов также можно использовать дополнительные элементы. Например, плоские металлические скобы или клеевые полосы, которые дополняют ниточную прошивку и повышают уровень защиты документов.
- В итоге, прочность и надежность прошивки документов напрямую зависит от:
- Количества дырок и промежутка между ними;
- Выбора правильного инструмента для прошивки;
- Соблюдения регламента и требований;
- Использования дополнительных элементов — скоб или клеевых полос.
Возможные проблемы и их решения при прошивке документов
При прошивке документов с использованием ниток возможны некоторые проблемы, которые могут затруднить процесс или привести к ошибкам:
- Отсутствие необходимого инструмента. Возможно, у вас не окажется подходящего инструмента для прошивки документов в нужном количестве дырок. В таком случае, стоит обратиться в офисные или хобби-магазины, где обычно продаются специальные проточки для пробивки дырок.
- Неправильная последовательность дырок. Если вы ошибочно пробили дырки в неверной последовательности, это может привести к тому, что документы будут неудобны в использовании или выглядеть неряшливо. В таком случае, лучше перепроверить и тщательно продумать порядок дырок перед тем, как начать прошивку.
- Превышение максимального количества страниц. Если вы пытаетесь прошить слишком большое количество страниц, нитки могут не справиться с нагрузкой и порваться. Чтобы избежать такой ситуации, стоит ограничиться определенным количеством листов и разделить документы на несколько частей, если это необходимо.
- Неправильная натяжка ниток. Если вы натянули нитки слишком сильно или, наоборот, слишком слабо, это может привести к тому, что документы будут выглядеть неровно или надежность прошивки будет недостаточной. Рекомендуется проверять натяжку ниток, чтобы достичь оптимального результата.
Сроки хранения документов в архиве
Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:
- 3 года – срок для хранения видео и фото;
- 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
- 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
- 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
- 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.
Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.
Шаг 1: Подготовка необходимых инструментов
Для сшивания документов по новым стандартам вам понадобятся следующие инструменты:
- Перфоратор — специальное устройство для прокола отверстий в документах;
- Прошивочные скобы — металлические скобы, предназначенные для соединения листов документов;
- Магнитный стол — удобное рабочее место для разложения и сшивания документов;
- Линейка и карандаш — для замеров и пометок на листах документов;
- Ножницы — для обрезания и подгонки размеров листов документов;
- Клейкая лента — для закрепления отдельных страниц или закрытия концов прошивки;
- Степлер — альтернативное средство сшивания документов, если у вас нет перфоратора и скоб.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:
- иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
- клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
- антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
- обложка для книги (при необходимости);
- заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
- ножницы;
- зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
- нить, шпагат или лента любого цвета;
- дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.
Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:
- Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.
- В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
- В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
- Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.
Этот метод используется для самых толстых и важных стопок документов, например, бухгалтерских файлов. Для скрепления такой бумаги обычно требуется степлер. Чтобы выделить положение точек перфорации, расположите их на расстоянии 2 см от верхнего и нижнего краев листа, затем выделите их центры и центр получившейся детали.
Нить проходит сзади в центральное отверстие, оставляя конец длиной около 10 см. Иглу нужно направить в первое отверстие сзади, во второе отверстие сверху и затем в центральное отверстие. Теперь у вас готов один конец.
Затем повторите действия в зеркальном порядке. Проденьте нить в нижнее отверстие, затем во второе отверстие, завяжите узел «кий» с обратной стороны и запечатайте.
Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?
Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.
Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?
Да, но только в отдельных случаях. За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту). Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.
Какие документы сшивать обязательно?
Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.
Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.
Какую документацию нужно прошивать?
Для прошивки документов нитками необходимо определить, какую конкретно документацию следует прошивать. В основном, процедура прошивки применяется для прошнуровки листов, составляющих документы. Также этот метод широко используется при составлении описи актов, правильной нумерации документов и сшивание листов по ГОСТ и другим нормативно-правовым требованиям.
Как правило, требования и инструкции по прошивке документов устанавливаются регламентирующими нормами, нормативно-правовыми актами и государственными стандартами. ГОСТы и другие регулирующие документы указывают, как правильно прошивать документы, с каким шагом, какую нить использовать и в каком количестве.
В процессе прошивки необходимо следовать пошаговым инструкциям, чтобы гарантировать правильное прошивание всех листов документации. Обычно используются специализированные инструменты для прошивки, такие как дыроколы с разным количеством отверстий (от 2 до 5), нитки или пряжки для прошивки.
Таким образом, чтобы правильно прошить документы, необходимо ознакомиться с регламентирующими требованиями и инструкциями для прошивки, выбрать соответствующий инструмент и нить, и следовать процедуре, установленной ГОСТом или другими нормами.
Нужно ли прошивать книгу в твердом переплете
Чтобы защитить углы книжного блока, на них нужно наклеить капталы. Это кусочки ленты, у которой одна кромка толще другой. Можно наклеить чуть больше, чем нужно. Потом обрежем. Оставляем всё сохнуть. Делаем переплёт Для переплёта нам понадобятся две картонки. По размеру они должны быть на несколько миллиметров больше с каждой стороны, чем обрезанный книжный блок. Переплётный картон можно купить в художественных магазинах (там его, правда, раскупают быстро) либо можно разобрать архивную папку. Я так и поступил. Строго говоря, эти картонки остались у меня от одного из предыдущих переплётов. В этот раз я решил делать переплёт с тканью. В первый раз можно (да и нужно) взять кусок старых обоев. Будет красиво и всё замечательно приклеится. Если решили брать ткань, не забудьте её погладить. Между толстыми картонками лежит полоска тонкого картона. Это будет торец книги.
- С помощью дырокола следует сделать в документе два отверстия. Вы также можете сделать это при помощи шила или другого подобного инструмента.
- Далее все листы следует пронумеровать. Нумерацию данного документа следует сохранить на протяжении всего документа.
- Далее листы документа следует сшить нитью или шнуром.
- С задней стороны нити или шнур связываются узлом и заклеиваются отрезком листа.
- На лист скрепляющий концы нити ставиться печать организации.
Если документы сшиты неправильно
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.
Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.
Приказ судебного департамента при верховном суде рф от 19.03.2022 n 56 (ред. от 16.07.2022)
СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 19 марта 2022 г. N 56
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ, УЧЕТА
И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ)
В АРХИВАХ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ
В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ “О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации” приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее – Инструкция).
2. Председателям кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов организовать изучение названной Инструкции и обеспечить ее применение в практической деятельности.
3. Признать утратившими силу:
приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. N 157 “Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования”;
приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 августа 2007 г. N 102 “О внесении изменений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования”;
приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 22 декабря 2022 г. N 234 “О внесении изменений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования”;
приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2022 г. N 246 “О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования”;
приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 30 декабря 2022 г. N 265 “О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования”.
Генеральный директор
А.В.ГУСЕВ
1. Общие положения
1.1. Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее – Инструкция) является нормативным актом, разработанным на основании федеральных конституционных законов от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ “О судебной системе Российской Федерации”, от 7 февраля 2022 г. N 1-ФКЗ “О судах общей юрисдикции в Российской Федерации”, федеральных законов от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ “О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации”, от 29 декабря 2022 г. N 382-ФЗ “Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации”, от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2022 г. N 526 (далее – Правила N 526), Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 (далее – Инструкция N 36), Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161 (далее – Инструкция N 161), и других нормативных правовых актов.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в целях обеспечения единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов (далее – суды, суд), а также определяет правила:
составления номенклатуры дел суда;
составления описей дел (описей электронных дел ) суда, судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда;
——————————–
Электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.
проведения экспертизы ценности документов и работы экспертной комиссии суда;
оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда;
передачи дел (электронных дел) в архив суда;
определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение;
ведения учета архивных дел ;
——————————–
Архивное дело (архивный документ) – оформленное в соответствии с требованиями настоящей Инструкции дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда), переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме.
проверки наличия и состояния архивных дел;
организации использования архивных дел;
обеспечения сохранности архивных дел;
передачи архивных дел на хранение в государственный архив.
1.3. Задачи и функции архива суда определяются положением, утверждаемым председателем суда.
1.4. Приказом (распоряжением) председателя суда назначаются работники, ответственные за работу архива суда.
1.5. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию комплектования, хранения, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Согласование (утверждение) номенклатуры дел суда, описей дел суда и других документов с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) осуществляется при наличии соответствующего договора.
Номенклатура дел суда, описи дел суда и другие документы судов, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются экспертной комиссией соответствующего суда и утверждаются председателем суда.
1.7. Порядок организации комплектования, хранения, учета и использования документов окружных (флотских) военных судов, гарнизонных военных судов определяется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в военных судах, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 октября 2022 г. N 219.
1.8. При наличии технической возможности формируются электронные дела. Организация комплектования, хранения, учета и использования электронных дел и документов судов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
1.9. Поступление в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2022 г. N 251, не влечет обязательности формирования электронного дела.