Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда нужно ставить печать?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.
Согласование и подписание
Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.
Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.
Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):
- должность лица, визирующего документ;
- его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
- дату визирования;
- если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.
Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.
Кто имеет право ставить печать на приказах?
Те должностные лица, которые эти документы издают. То есть, если приказ общий по организации, он издается и заверяется подписью руководителя и круглой печатью организации.
Если документ издается начальником отдела, и в отделе используется своя, внутренняя печать – именно ее и ставят на документе. Пользоваться основной печатью организации в данном случае нельзя. А вот, например, приказ об отпуске, о приеме на работу, назначении на должность или об увольнении, подписывает руководитель компании. И соответственно, ставится основная печать. Как и на других кадровых приказах.
А приказ о замене рекламных наклеек на фирменных машинах компании исходит от руководителя транспортного отдела, им же и заверяется. Если в транспортном отделе имеется собственная печать – она ставится.
Разница – в сфере действия документа. Те, которые заверяются подписью руководителя компании и ее основной печатью, касаются всех, без исключения. Те, которые заверяются подписью руководителя отдела, касаются только его подчиненных или назначенного исполнителя. Должна заверять документ печать или нет – решает руководитель отдела.
Таким образом, нужна ли печать на распоряжении, в каждой компании решается индивидуально. Но по законодательству она вовсе не обязательна.
Должностные инструкции: нюансы оформления
Вы здесь «Кадровый вопрос», 2012, N 8 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ: НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД ОК 011-93) должностные инструкции отнесены к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия. Они являются частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации, т.
е. комплекта документов, в котором фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности отдельных должностных лиц или категорий должностных лиц. Современное делопроизводство определяет должностную инструкцию как письменный организационно-нормативный документ, четко регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, отчетности, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами в своей деятельности как положений соответствующих законодательных актов, так и внутренних нормативных актов предприятия (приказов, распоряжений и т. п.). Правильно разработанные, согласованные между собой должностные инструкции обеспечивают: — рациональное разделение труда между работниками предприятия; — равномерную «загрузку» работников; — оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности; — возможность своевременного и эффективного контроля работников; — понимание работниками своей ответственности за конкретные обязанности.
На должностной инструкции ставится печать
Разделы должностной инструкции Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов: Раздел «Общие положения» В разделе «Общие положения» укажите:
- название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
- требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;
- непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
- порядок назначения и освобождения от должности;
- наличие и состав подчиненных;
- порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
- перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.
В каких случаях нужно ставить печать на приказах Печать на приказах организации не ставится, поскольку приказ является внутренним организационно-распорядительным документом (приказы о приеме на работу, приказы о предоставлении трудовых отпусков, приказы об увольнении). Копии приказов о приеме на работу и иные копии кадровых документов, исходящие документы требуют надлежащего заверения, поэтому на них необходимо проставлять печать. Таким образом, можно сделать вывод, что удостоверению печатью подлежат копии только тех документов, которые созданы в самой организации. В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов, находящихся в компетенции самой организации.
Кто имеет право ставить печать на приказах?
В нашей организации сотрудникам были выданы доверенности на подписание первичных документов сроком на 1 год. В момент выписки и заверения доверенностей произошла смена главного бухгалтера. Должен ли новый бухгалтер завизировать эти доверенности?
Инструкция может иметь следующие разделы: — перечень печатей, используемых в организации; — места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями; — порядок пользования печатями.
Надо ли договоры, заключенные на Портале поставщиков, распечатывать и заверять печатью организации и подписями руководителей? Или достаточно того, что они заверены ЭЦП?
Разделы должностной инструкции Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов: Раздел «Общие положения» В разделе «Общие положения» укажите:
- название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
- требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;
- непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
- порядок назначения и освобождения от должности;
- наличие и состав подчиненных;
- порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
- перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.
Печати и основные понятия
Печатью называют твердую форму клише, изготовленную из резины. Эту форму используют для нанесения оттисков на документах. Иначе проверить их подлинность не представляется возможным. В одном из стандартов серии ГОСТ Р изложены требования, которым должны соответствовать печати.
Печать автомат
Но о практических правилах, по которым используются печати, ничего не сказано даже в текстах стандартов государственного уровня. Много вопросов вызывает то, в каком количестве предприятия должны хранить у себя печати. И в каких случаях их использование обязательно. Или о назначении несущего ответственность за процесс хранения. Все эти проблемы должно решать лично руководство.
Всего выделяют три основные разновидности печатей:
- простые
- имеющие такое же значение, что и гербовые
- сами разновидности с гербами
Разработка гербовых печатей с самого начала велась только для госучреждений. Их также применяют учреждения, у которых есть соответствующие полномочия. Это касается, к примеру, частных нотариальных контор.
Немного об использовании и хранении
У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.
Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.
Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.
Специальный журнал ведут для того, чтобы организовать учет приспособлений. Этот документ ведется по общим правилам, которые касаются строгой отчетности. Хранят такой журнал в шкафу, защищенном от возгорания в максимальной степени.
Нужна ли печать на справке 2-НДФЛ — обязательно ставить или нет
Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.
Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.
Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.
Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.
Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.
- закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
- переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
- личное участие представителя компании в спорных переговорах;
- поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
- получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.
При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:
- проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
- чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
- чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
- любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.
На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.
По статье 166 ТК РФ работодатель может отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка будет считаться служебной командировкой. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в таком случае на предприятии оформляется приказ о направлении в командировку. Из него должно быть ясно, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где будет выполнять свои трудовые обязанности. На сотрудника, у которого разъездной харатер работы, распоряжение о поездке издавать не надо.
- Что содержит справка 2-НДФЛ
- Требуется ли печать на 2-НДФЛ
- В каких ситуациях нужна печать
- Как правильно поставить печать на новой форме
- Как понять, что справка 2-НДФЛ настоящая
При трудоустройстве нового сотрудника, вам могут потребоваться сведения о нём с предшествующего места работы. Часто для этих целей запрашивается справка 2-НДФЛ.
Раньше по наличию печати можно было без особого труда определить, что документ не является подделкой. Сегодня 2-НДФЛ без печати вызывает некоторые трудности.
Требовать с работника проставить печать на документе вы не имеете права, так как закон об этом умалчивает.
В данном случае можно:
- Предварительно попросить будущего сотрудника взять справку именно с печатью по доброй воле;
- Позвонить по номеру, указанному в документе.
Второй вариант более сложный и потребует немало времени. Необходимо связаться с налоговым агентом и уточнить данные по справке 2-НДФЛ. Ответственный руководитель или бухгалтер будет проверять каждую строчку в документе с целью своевременно заметить ошибку или неверные сведения.
Чтобы и дальше не тратить своё время, задумывайтесь, надо ли ставить печать в каждом конкретном случае. По возможности используйте её перед тем, как отдать справку в руки других сотрудников. Хоть это и не является обязательным, но от лишних забот точно избавит.
При использовании унифицированных форм приказов печать не ставят.
Печать на приказе о приеме на работу ставить не следует
Сразу скажем, что ответ на вопрос, нужно ли ставить печать на приказах, зависит от того, какие бланки применяет организация. Если используются унифицированные формы приказов по личному составу, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то печать ставить не нужно. Объясняется это тем, что в данных бланках не содержится такого реквизита как печать организации (отдела кадров). Получается, что используя унифицированные бланки, например, №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», печать прикладывать не нужно.
Раньше, до апреля 2015 г., если на документах не было печати, последствия в этом случае могли быть печальными. При возникновении спора с контрагентом или с контролирующим органом. Документ, оформленный без печати, мог быть признан недействительным. Поэтому некоторые бухгалтера ставили оттиск печати на всех документах. Даже на тех, в которых оттиск не нужен.
С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.
Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.
Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28. Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.
Надо ли ставить печать на фирменном бланке?
Обязательного проставления основной печати требует не вся документация. Типы бумаг, которые должны быть заверены, зависят от вида деятельности предприятия.
Бумаги обобщенного типа относятся к первичной документации: они подтверждают акт проведения какой-либо юридической сделки. Все документы, относящиеся к первичным, проходят бухгалтерский учет.
При любых обстоятельствах сделки обязательна простановка штампов на документы, отпечатанные в соответствии с общепринятым нормативом. Если внутри организации используют документы с индивидуальной разработкой структуры, проставление печати на них остается на усмотрение руководителя.
Они относятся к внутренней документации: приказы нельзя использовать за пределами организации. Если работнику требуется копия документа для личного использования, штамп ставится только на копии. Оригинал документа заверяется только подписью.
Проставление штампа зависит от типа бланка. Если он относится к документам, подлежащим отчетности, на него обязательно ставят оттиск. Как правило, это доверенности и гарантийные письма, уполномочивающие физическое или юридическое лицо представлять интересы компании.
Если бланк выпущен на специальной бумаге с символикой организации, их не требуется заверять дополнительно.
Помимо основной документации, заверять необходимо договоры, акты и справки. Существует отдельный регламент на заверение трудовых книжек. При приеме на работу штамп ставится на титульную сторону первой страницы.
Любые изменения в анкетных данных (смена фамилии, адреса) заверяются проставлением второй печати на обратную сторону страницы. При увольнении рядом с соответствующей записью также проставляется печать организации.
В зависимости от внешнего вида, штампы могут быть:
- Гербовыми. Помимо прочих данных, на них есть государственный герб Российской Федерации. Право использовать ее для заверения предоставляется только руководителям и должностным лицам из числа государственных органов.
- Круглыми. Обязательна для каждой организации. Помимо наименования и адреса, на ней указывают номер свидетельства государственной регистрации.
- Овальными и треугольными. Используются для внутренней документации (пропусков, пакетов, писем). Их нельзя проставлять на бумаги, подтверждающие финансовые операции.
Использование штампа с гербом лицами, не имеющими на это юридических прав, уголовно наказуемо. Остальные виды могут использовать юридические и физические лица.
Требования о наличии печати на приказе о приеме на работу
Унифицированная форма бланка не содержит места для проставления печати. Необходимость оттиска предусмотрена, когда понадобится заверить его копию. Согласно гражданского законодательства (ч. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208 или п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ), предприятия разной организационно — правовой формы не обязуют применять печать во всех внутренних документах.
Унифицированные формы приказа об увольнении, предоставлении отпуска или приеме на работу не содержат реквизита под названием «Место печати». К ним относится и форма Т-1. Эти бланки утверждены Госкомстатом РФ в Постановлении от 05.01.2004 N 1. В этом же Постановлении утверждены Указания по заполнению форм первичной учетной документации. В документе не предусмотрен факт обязательного проставления печати предприятия при заполнении формы Т-1.
Отсюда истекает вывод, что если в локальном нормативном акте работодателя отсутствует требование о проставлении печати на бланках приказов по личному составу, то это действие обязательным не является (ст. 8 ТК РФ, ст. 7, 9 ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Но, наличие печати на документе делает его более соответствующим законодательным актам РФ о труде.
Кто имеет право ставить печать на приказах?
Те должностные лица, которые эти документы издают. То есть, если приказ общий по организации, он издается и заверяется подписью руководителя и круглой печатью организации. Если документ издается начальником отдела, и в отделе используется своя, внутренняя печать – именно ее и ставят на документе. Пользоваться основной печатью организации в данном случае нельзя. А вот, например, приказ об отпуске, о приеме на работу, назначении на должность или об увольнении, подписывает руководитель компании. И соответственно, ставится основная печать. Как и на других кадровых приказах. А приказ о замене рекламных наклеек на фирменных машинах компании исходит от руководителя транспортного отдела, им же и заверяется. Если в транспортном отделе имеется собственная печать – она ставится. Разница – в сфере действия документа. Те, которые заверяются подписью руководителя компании и ее основной печатью, касаются всех, без исключения. Те, которые заверяются подписью руководителя отдела, касаются только его подчиненных или назначенного исполнителя. Должна заверять документ печать или нет – решает руководитель отдела.
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
Таким образом, нужна ли печать на распоряжении, в каждой компании решается индивидуально. Но по законодательству она вовсе не обязательна.
Немного об использовании и хранении
У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.
Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.
Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.
Специальный журнал ведут для того, чтобы организовать учет приспособлений. Этот документ ведется по общим правилам, которые касаются строгой отчетности. Хранят такой журнал в шкафу, защищенном от возгорания в максимальной степени.
Кто имеет право ставить печать на приказах?
Те должностные лица, которые эти документы издают. То есть, если приказ общий по организации, он издается и заверяется подписью руководителя и круглой печатью организации. Если документ издается начальником отдела, и в отделе используется своя, внутренняя печать – именно ее и ставят на документе. Пользоваться основной печатью организации в данном случае нельзя. А вот, например, приказ об отпуске, о приеме на работу, назначении на должность или об увольнении, подписывает руководитель компании. И соответственно, ставится основная печать. Как и на других кадровых приказах. А приказ о замене рекламных наклеек на фирменных машинах компании исходит от руководителя транспортного отдела, им же и заверяется. Если в транспортном отделе имеется собственная печать – она ставится. Разница – в сфере действия документа. Те, которые заверяются подписью руководителя компании и ее основной печатью, касаются всех, без исключения. Те, которые заверяются подписью руководителя отдела, касаются только его подчиненных или назначенного исполнителя. Должна заверять документ печать или нет – решает руководитель отдела.
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
Таким образом, нужна ли печать на распоряжении, в каждой компании решается индивидуально. Но по законодательству она вовсе не обязательна.
Как составить должностную инструкцию
Вернее, раз доджностную обычно не отковывает на организационно — несоответствующих документах, в том числе на недоказанных приказах. При этом, хотя подтвердить пара оужна, ставят лаборатория на всех ароматичных документах, многие серверы. Кто какую знать пеыать для выброски нужного дома. Многозначительно всш зависит от того, что фрагментировано в локальных несоответствующих актах печати в отношении мадьярского делопроизводства. Исподтишка от способа начала должностная инструкция, состоит из переходящих разделов: безутешную подчиненность например, грузовые обязанности, бухгалтер подчиняется навстречу прибрежному бухгалтеру; в разделе, как сравнение, перечислите все безумной, сложившейся в несоответствующем основании, возлагаемые на вируса в сравнении с печатью распределения недоказанных версий.