Особенности организации электронного кадрового документооборота в 2023 году

Сервис оператора должен давать возможность:

• Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;

• Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;

• Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;

• Распечатывать ЭД со штампом оператора;

• Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;

• Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;

• Аннулировать или отзывать ЭД;

• Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;

• Обеспечивать безопасность;

• Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;

• Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).

Какими знаниями должен обладать кадровик в 2023 году?

Итоги:

1. Основополагающий нормативный акт – ТК РФ. Также стоит учитывать специфику деятельности компании, прочие факторы. Тогда понадобятся знания «узких» нормативных актов. Также нужно уметь отслеживать судебную практику, изменения в трудовом законодательстве, знать правовые прецеденты в области кадровой науки.
2. Практически наизусть нужно выучить Постановление Госкомстата № 1. В нём указаны все шаблонные формы. Которые так необходимы кадровику при работе – приказы, штатное расписание и иное.
3. Надо точно знать, какие локальные акты должны быть на каждом предприятии. Если их нет, необходимо заняться их разработкой, составлением, согласованием и утверждением. Не стоит браться за эту работу одному. Рекомендуется обратиться к работодателю с просьбой собрать рабочую группу, которая и будет этим заниматься.
4. Отдельное внимание стоит уделить соответствию ЛНА законодательным требованиям. Если они ущемляют основные права трудящихся, их нельзя применять. Об этом нужно уведомить руководство. В противном случае, проверяющие могут наложить штрафные санкции на руководство и юридическое лицо.

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Какие документы должны быть у работодателя

В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:

• Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
• Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
• Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
• Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
• График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
• Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
• Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
• Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
• Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
• Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
• Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
• Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.

Журналы учета кадровых документов на бумажных носителях

Чуть менее строго следует отнестись к журналам учета кадровых документов, которые нужно вести на бумажных носителях . Это те журналы, форма которых требует собственноручной подписи работников организации. Например, журнал учета трудовых договоров, прямо в котором работник расписывается в получении своего экземпляра договора на руки (пример 1).

Отметим, что обязанность вести журнал учета трудовых договоров трудовым законодательством не установлена. Но на практике договоры учитываются: это необходимо для идентификации. Обычно журнал бумажный, потому что в нем сразу же расписывается работник в получении своего экземпляра. Если бы журнал регистрации трудовых договоров был электронный, то все равно пришлось бы заводить бумажную форму для подписи в получении. Поэтому чаще всего он на бумажном носителе. Нумерацию и прошивку бумажных журналов можно назвать практикой делового оборота. Так делает большинство работодателей, хотя обязанности подобной нет.

Пример 1. Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров.

На какие вопросы должен отвечать кадровый учет

1. Сколько сотрудников работает на предприятии, учитывая все его подразделения
2. Какое у работников образование? Какое образование имеют сотрудники управленческого аппарата, есть ли дипломы о профильном образовании у специалистов?
3. Как происходит разделение персонала по категориям и специальностям?
4. Какой стаж работы у каждого сотрудника? Много ли работников, служащих несколько лет, получили карьерный рост в пределах данной организации?
5. Какова на предприятии текучесть персонала? По каким причинам происходит замена или сокращение должности? Насколько часто появляются кадры для их заполнения?
6. Какой уровень заработной платы в компании? Как распределяется вознаграждение за выполнение обязанностей?
7. Проходят ли работники курсы повышения квалификации? Как часто это происходит и каковы результаты этих мероприятий?
8. Каково состояние кадрового резерва компании? Проходят ли стажировки или обучения?
9. Как часто и по каким причинам сотрудники отсутствуют на рабочем месте?

Ведение кадрового учета включает в себя

Сотрудник компании БУХпрофи осуществляет аутсорсинг кадрового делопроизводства, занимается оформлением обязательных кадровых документов и выполняет такие процедуры как:

• оформление (прием) работника на работу (заполнение трудового договора; дополнительные соглашения к трудовому договору; ознакомление с локальными актами — Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда, Положением о защите персональных данных; приказом о приеме на работу, занесет запись в трудовую книжку, запись в книгу учета трудовых книжек);

• оформление перевода работника на другую работу (приказ о переводе на другую работу), занесет запись в трудовую книжку;

• увольнение работника (приказ об увольнении, записка-расчет при прекращении трудового договора, занесет запись в трудовую книжку работника, оформит уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой (при необходимости)).

Так же в стоимость кадрового учета входит формирование и внесение изменений в штатное расписание:

• Формирование (Заполнение) штатного расписания;

• Приказ об утверждении штатного расписания;
• Приказ на внесение изменений штатного расписания.

Переосмыслите свою кадровую стратегию на 2023 год

Три года спустя рынок труда все еще ощущает затяжные эффекты пандемии COVID. То, что раньше работало в стратегии найма и управления персоналом, больше не работает. Нехватка кандидатов и текучка персонала находятся на рекордно высоком уровне. Мир рекрутинга сталкивается с новой нормой, и мы должны идти в ногу со временем. Согласно недавнему опросу HH, 36% HR-специалистов сообщают, что их текущая стратегия найма не позволяет найти кандидатов с требуемыми навыками. Но не нужно мириться с неудачей.

Преобразование кадровой стратегии потребует творчества. Мы должны мыслить нестандартно, чтобы задействовать новый кадровый резерв. Знание того, кто вы как компания, помогает. Миссия компании, цель и корпоративная культура никогда не были так важны, как в 2023 году. Они, вероятно, станут решающим фактором для привлечения лучших кандидатов.

Что делают специалисты по кадровому делопроизводству и чем занимаются?

Обязанности на примере одной из вакансий:

• Прием, увольнение, оформление приказов;
• Составление штатного расписания, графика отпусков;
• Ведение карточек Т-2; трудовых книжек;
• Составление табелей учета рабочего времени;
• Ведение зарплатного проекта (открытие зарплатных карточек)
• Охрана труда;
• Сдача кадровых отчетов

Обязательные кадровые документы

В каждой организации, где имеются наёмные сотрудники, в должном порядке требуется присутствие обязательных документов по учёту кадров (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Обычно во время проверок их запрашивают уполномоченные органы: Государственная инспекция труда РФ, Пенсионный фонд РФ и т.д. Вот перечень таких документов:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• График отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
• Журнал о прохождении инструктажей (ст. 212 ТК РФ);
• Инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• Положение о персональных данных (ст. 88 ТК РФ);
• Положение об оплате труда (ст. 69 ТК РФ).

Данный перечень не является исчерпывающим. Это фундаментальный минимум, который обязательно должен быть у вас в организации. Если данные документы отсутствуют, компании могут назначить штраф.

Похожие записи:

• Как получить льготы ветеранам труда в Туле в 2023 году
• Выходное пособие при увольнении по соглашению сторон
• Налог на имущество за 1 квартал 2023