Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит кассовых операций с денежными средствами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная проблема заключается в том, что ДС на предприятии находятся в непрерывном движении. Рано или поздно на успешном предприятии объем операций с денежными средствами достигает таких размеров, что аудит операций с денежными средствами становится вынужденной мерой, без которой управлять предприятием в разрезе финансово-экономической деятельности становится практически невозможно.
Аудит операций с денежными средствами: проблематика и задачи
Актуальность использования этого инструмента в управлении предприятием нарастает соразмерно тому, как увеличивается объем денежных средств предприятия, которые используются в ежедневной экономической деятельности. То есть абсолютно понятно, что фирме, у которой десять проводок в месяц, аудит денежных средств не нужен.
Но для экономически активных компаний в какой-то момент становится очевидным факт, что без квалифицированного аудита денежных средств невозможно составить финансовую документацию или мнение об актуальном состоянии бухгалтерской отчетности этого самого предприятия.
Добавим к этому, что объем денежного движения в рамках успешного предприятия постоянно увеличивается, и его практически невозможно контролировать постфактум. Поэтому сегодня сложно представить успешные предприятия с большим количеством денежных средств, которые бы не использовали инструменты аудита денежных средств в управлении финансами систематически. Разовыми проверками едва ли можно решить хоть какие-то сложности, поэтому, как было отмечено в начале данной статьи, только систематические мероприятия денежного аудита, включающие проверки правильности учета денежных средств и их эквивалентов, могут помочь управленческой команде предприятия решить важнейшую задачу в области финансового менеджмента компании.
Аудит производит Росфиннадзор
Представители Росфиннадзора при проведении кассового аудита действуют в согласии с п. 5.14.1 Положения о Федеральной службе финансово-бюджетного надзора, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2004 г. № 278, Положения о территориальных органах Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 11 июля 2005 г. № 89н.
В ходе ревизии или проверки кассовых операций Росфиннадзор (его территориальные подразделения) проводит комплекс действий, направленных на изучение документальной и фактической стороны кассовой дисциплины организации в конкретный период. Проверка может быть полной или выборочной, плановой или внеплановой. В ее ходе осуществляется:
- анализ информации, полученной из финансовой, бухгалтерской, кассовой и другой отчетности;
- осмотр;
- инвентаризация;
- пересчет и др. методы фактического контроля.
Срок проведения аудиторской проверки Росфиннадзором не может быть больше, чем 45 дней. Каждый раз он устанавливается индивидуально.
План проверки включает в себя различные действия, направленные на установление правильности проведения кассовых операций, а именно:
- проверка отражения в договоре с кассиром его материальной ответственности;
- наличие подписей об ознакомлении уполномоченных лиц с правилами ведения кассовых операций и материальной ответственности;
- особенности хранения денег, чековых книжек, кассовой книги;
- бумаги, касающиеся оформления денежных операций (прихода и выдачи);
- вовремя ли и в полном ли объеме сдаются деньги в ОФК;
- непревышение лимита по наличным расчетам и кассовому остатку;
- отделение собственных средств от не принадлежащих данной организации (если таковые имеются на момент ревизии);
- правильность ведения реестра депонированных сумм и контроль сдачи их в банк вовремя;
- корректность ведения накопительных ведомостей;
- истинность бумаг, содержащих основания для списания кассовых расходов;
- изучение документов, имеющих отношения к кассовым операциям (кассовой книги, балансовой документации, финансовой отчетности, чековых книжек, журналов регистрации приходных и расходных ордеров, инвентаризационных описей, ведомостей и др.).
Результат проверки оформляется актом. Обнаруженная недостача взыскивается с материально ответственного лица, излишки подлежат оприходованию. Также необходимо потребовать у кассира письменное объяснение по поводу обнаруженных нарушений и оценить его убедительность.
Этапы аудиторской проверки кассовых операций
Как и любая другая аудиторская проверка, аудит кассовых операций представлен определенными этапами, следующими друг за другом:
| Этапы проведения аудита кассовых операций | Что в себя включает |
| Этап 1 «Планирование аудита» | На данном этапе определяется стратегия проверки, составляется программа аудита и оцениваются ее объемы |
| Этап 2 «Сбор и анализ информации» | Вся подготовленная информация подвергается анализу, после чего выявляются проблемы, определяются пути для решения этих выявленных проблем |
| Этап 3: «Заключение аудитора» | Аудитором составляется заключение, которое содержит его мнение об итогах проверки |
Цели и задачи аудита кассовых операций
Цель аудиторской проверки кассовых операций – установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.
Данное направление аудита может быть реализовано при проведении как обязательной, так и инициативной аудиторской проверки, а также может быть предметом отдельного договора, но чаще всего входит составной частью в договор общего аудита.
Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств
Денежные средства поступают в кассу предприятия из банков в виде наличной выручки от покупателей, от работников организации в оплату каких-либо услуг по заявлениям, как остатки неиспользованных подотчетных сумм и др.
Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег).
Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции, товаров, работ. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами).
Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями считаются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится одновременная проверка операций по кассе и по банку, а также со счетами расчетов.
Сплошной просмотр всех приложенных к отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых ордеров позволяет выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с Журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Данные факты отражаются в рабочей документации аудитора.
Далее следует установить, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.
Недобросовестные действия аудируемого лица возможны в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, для их выявления аудитор использует пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей. Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.
Задачи аудиторской проверки денежных средств
Основные задачи аудита денежных средств:
1) оценка полноты и своевременности отражения операций с денежными средствами в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности;
2) оценка организации ведения аналитического учета денежных средств;
3) оценка корректности пересчета остатка денежных средств на валютных счетах, в кассе организации в рубли по курсу Банка России (на дату совершения операции по валютному счету, кассовых операций в иностранной валюте и на каждую отчетную дату либо по мере изменения курса валюты) и правильности определения возникающих в связи с этим курсовых разниц (п. п. 5 — 8, 11, 13 ПБУ 3/2006, утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н);
4) оценка правильности документального оформления операций с денежными средствами;
5) оценка системы внутреннего контроля за движением денежных средств;
6) оценка соблюдения порядка ведения кассовых операций и лимита расчетов наличными денежными средствами (Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, от 09.12.2019 N 5348-У «О правилах наличных расчетов»);
7) оценка соблюдения порядка применения ККТ при осуществлении расчетов;
8) оценка соблюдения требований Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» (далее — Закон N 115-ФЗ) при осуществлении операций с денежными средствами (п. 2 ст. 7, п. п. 2.1, 3 ст. 7.1 Закона N 115-ФЗ, п. 3.2 ч. 2 ст. 13 Федерального закона N 307-ФЗ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.02.2005 N 82, Информационное сообщение Минфина России от 25.04.2018 N ИС-аудит-22).
Аудит кассовых операций
Целью аудита денежных средств являются формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по статьям учета денежных средств, а также установление соответствия применяемой на предприятии методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в России законодательству и нормативным документам.
Задачами проведения аудита денежных средств являются оценка правильности отражения финансово-хозяйственных операций в учете, оценка ведения синтетического и аналитического учета денежных средств, проверка соблюдения порядка ведения кассовых операций, налогового законодательства и других нормативных документов.
Порядок совершения и оформления кассовых операций регулируется Центральным банком РФ (Банком России). Наличное денежное обращение в России определяется Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях в Российской Федерации (утв. Банком России 24.04.2008 № 318-П).
Нарушения, которые могут быть выявлены при аудите кассовых операций
При аудиторской проверке кассовых операций могут быть выявлены следующие виды нарушений:
- излишки денежных средств в кассе или их недостача;
- несвоевременное оприходование денежных средств, поступивших в кассу;
- выдача денежных средств без соответствующей доверенности;
- выдача денег сотрудникам без оформления авансовых отчетов;
- некорректное отображение кассовых операций.
Кроме того, одним из наиболее частных нарушений является непроведение инвентаризации в следующих случаях:
- перед тем, как составить годовую бухгалтерскую отчетность;
- при смене лица, ответственного за финансы компании;
- в случае обнаружения фактов хищения или порчи материальных ценностей;
- при передаче имущества иному лицу во владение;
- после экстремальных ситуаций (пожар, авария, стихийное бедствие и др.);
- при ликвидации или реорганизации компании.
Если привести более конкретные примеры нарушений при ведении кассовых операций, то к ним можно отнести:
- Несоблюдение сроков инвентаризации денежной наличности, установленных учетной политикой организации.
- В документах об инвентаризации содержатся помарки, ошибки, неточности или незаполненные строки.
- Акт инвентаризации составлен без соблюдения требований законодательства.
- Инвентаризационные ведомости подписали не все члены комиссии и материально-ответственные сотрудники.
- Излишки, выявленные при инвентаризации не оприходованы и направлены на увеличение дохода компании.
- В кассовой книге есть записи о выдаче сотрудникам зарплаты, но отсутствуют их подписи.
- В расходных кассовых документах не указана информация о документах, удостоверяющих личность получателя денежных средств.
- Работа с наличностью ведется при неисправном кассовом аппарате.
- Книгу кассира-операциониста в компании заполняют не должным образом.
Программа аудита кассовых операций
|
Проверяемая организация |
ООО «Сфера» |
|
Период проведения аудита |
20.07.09 – 30.07.09 г. |
|
Количество человеко-часов |
64 |
|
Руководитель аудиторской проверки |
Мелехов Д.В. |
|
Состав аудиторской группы |
Мелехов Д.В., Булыгина Л.А. |
|
Планируемый аудиторский риск |
4% |
|
Планируемый уровень существенности |
1% |
В ходе проверки кассовых операций аудитор должен удостовериться в соблюдении законодательных и нормативных актов, которые представлены в таблице №1 (см. приложение).
2. Планирование аудиторской проверки кассовых операций
2.1 Составление общего плана проверки
На стадии планирования аудитор собирает, систематизирует и оценивает информацию о клиенте с целью разработки общей стратегии аудиторской проверки. На данном этапе аудитор получает информацию о финансово-экономической деятельности аудируемого лица, экономических предпосылках и условиях, менеджменте, финансовом состоянии, а также об особенностях бухгалтерского учета и внутреннего контроля организации. Затем полученная информация обрабатывается и оцениваются риски, присущие деятельности клиента. На основе этих данных аудитор формирует общий план и программу аудита.
С учетом проведенного анализа разрабатывается общий план аудита, который отражает стратегию аудита данной организации. Ответственный по планированию аудита определяет максимальную погрешность, которая не должна превышать общий уровень существенности.
Значимые области определяются на основании данных о возможных областях аудита, выявленных при предварительном планировании, и принятых значений уровня существенности и аудиторского риска. По каждой области аудита следует обосновать выбранный метод аудита: систематизированный, т.е. ориентированный на систему внутреннего контроля в каждой данной области, или существенный, т.е. сплошной или выборочный. Выводы о значимых областях аудита и применяемых методах используются при составлении плана аудиторской проверки.
Кроме разделов, составляющих предмет аудита, в плане также необходимо учесть такие вопросы, как выполнение рекомендаций предыдущего аудита, возможное использование внутреннего контроля аудируемой организации, проблемные направления, вероятность дополнительной работы, необходимость привлечения экспертов и консультантов.
Перечень разделов, отражаемых в Общем плане аудита, утверждается внутренними стандартами аудиторской организации [7; стр. 43].
Наметив конкретные цели аудита можно начать процесс сбора фактической информации. Аудитор определяет, какие свидетельства следует в данном случае собирать. Аудит опирается на определенный набор методов по его организации, которые помогают аудитору собрать достаточное количество свидетельств. Процесс аудирования включает в себя четыре фазы. Они показаны в таб. №2.
Цели и задачи аудита кассовых операций
Цель аудиторской проверки кассовых операций – установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.
Данное направление аудита может быть реализовано при проведении как обязательной, так и инициативной аудиторской проверки, а также может быть предметом отдельного договора, но чаще всего входит составной частью в договор общего аудита.
Этапы аудиторской проверки кассовых операций могут быть организованы в следующей последовательности:
- определение цели и основных задач аудита, подборка нормативных актов, соответствие которым необходимо проверить;
- составление аудиторской программы (возможно применение тестов средств контроля) и программы процедур по существу;
- определение целесообразности использования результатов работы внутреннего аудита (если он организован на предприятии и охватывает данное направление);
- проверка организации материальной ответственности кассира;
- документальное подтверждение соответствия данных бухгалтерского баланса по статье «Денежные средства» и Отчета о движении денежных средств счетам учета денежных средств, в том числе находящихся в кассах организации;
- документирование существенных нарушений ведения учета, подготовки отчетности, соблюдения законодательства;
- информирование руководства аудируемого лица о выявленных недостатках и получение от него письменных разъяснений;
- контроль за внесением аудируемым лицом исправлений в регистры и формы отчетности.
Аудитор должен прежде всего определить соответствие проверяемых хозяйственных операций и документов, связанных с их оформлением, нормам действующего законодательства. При этом необходимо учитывать следующие нормативные документы:
- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 № 40;
- Положение Центрального банка РФ от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 № 49;
- письмо Министерства финансов РФ от 12.02.2002 № 3-01-01/ 11–71 «О порядке установления лимита остатка кассы и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки».
Особенности компьютеризированного ведения учета кассовых операций
В условиях автоматизированного ведения учета кассовой книги нумерация должна быть сплошной с начала года. Кроме того, должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Следует помнить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование базы данных. Наличие системы КОД не освобождает экономический субъект от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни в целом и операции с кассовой наличностью в частности. Однако проведение аудитором процедур в отношении копий компьютерных файлов возможно, если есть уверенность в том, что они совпадают с оригиналами. При проверке надежности средств внутреннего контроля в системе КОД аудитор должен обратить внимание в том числе на возможность изменения программного обеспечения в части методов регистрации первичной информации.
Наиболее ценными считаются аудиторские доказательства, полученные аудитором непосредственно в результате исследования хозяйственных операций, самостоятельного анализа. Аудиторам предоставлено право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.
Аудиторская проверка кассовых операций организации осуществляется в следующей последовательности:
1. Определение цели и основных задач аудита, подборка нормативных актов.
2. Составление аудиторской программы в виде программы тестов средств контроля и программы процедур по существу.
3. Установление соответствия данных бухгалтерского баланса по статье «Денежные средства» и Отчета о движении денежных средств счетам учета денежных средств, в том числе находящихся в кассах организации.
4. Проверка организации материальной ответственности.
5. Определение возможности использования результатов работы внутреннего аудита.
6. Документальное оформление движения наличности.
7. Выявление существенных нарушений ведения учета, подготовки отчетности, соблюдения законодательства и выражение мнения.
8. Требование устранить экономическим субъектом нарушения в учете и отчетности.
По результатам проверки аудитор составляет отчет экономическому субъекту — аудиторское заключение.
Целью аудиторской проверки кассовых операций является анализ состояния учета по данным операциям, порядок и правильность оформления первичных документов, соответствие данных бухгалтерского учета и наличия денежных средств по кассовым операциям, правильность ведения бухгалтерских регистров по счетам 50, 51.
Источниками информации для проведения аудита операций по кассе являются:
1) Приходный кассовый ордер
2) Расходный кассовый ордер
3) Кассовая книга и отчеты кассиров, Z-отчеты, X-отчеты
4) Корешки чековой книжки на получение наличных денег (своевременность оприходование сумм, сумму снятую с расчетного счета)
5) Журнал-ордер №1 — учетный регистр, служащий для отражения оборотов по кредиту счета «Касса»
6) Главная книга
7) Авансовые отчеты
8) Платежные ведомости по заработной плате
9) Договор с банком о расчетно-кассовом обслуживании
10) Установленный лимит остатка кассы
При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники, даже со значительным стажем работы допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций.
Основные задачи учета денежных средств на предприятиях:
1. учет и выполнение операций с наличными денежными средствами, и расчеты с юридическими и физическими лицами в соответствии с требованиями действующего законодательства и установленными правилами;
контроль соблюдения кассовой и расчетной дисциплин;
своевременное и правильное документальное оформление операций по движению денежных средств;
строжайший повседневный контроль сохранности наличных денег, валюты и ценных бумаг в кассе;
своевременное проведение инвентаризации денежных средств.
Большая часть расчетов по взаимным обязательствам проводится через учреждения банков, т.е. путем безналичных расчетов. Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами ограничены предельной суммой. В настоящее время она составляет 60000 рублей по одной сделке. Все расчеты юридическими лицами на сумму свыше 60000 рублей должны проводиться только в безналичном порядке.
При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов.
К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия. Эти действия предприятия регламентированы документом: «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», в соответствии, с которым наличные деньги предприятия хранятся в его кассе в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающим банком. Сверх установленного лимита, допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение трех дней, включая день получения их в банке.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Порядок ведения кассовых операций регламентируется Инструкцией Центрального банка РФ от 4 октября 1993 года № 18. «Порядок ведения кассовых операций в народном хозяйстве».
Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранение принятых ценностей согласно договора о полной материальной ответственности. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.
На предприятии приняты необходимые меры для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. Для кассы выделено отдельное помещение с сейфом, который по окончанию работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью.
Поступающие в кассу предприятия с расчетного счета, от покупателей и др. наличные деньги, оформляются приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1 или КО-1а). Приходный кассовый ордер передается непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его заполнения, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимаются только в день их составления.
При приемке наличных денег кассир руководствуется документом “Признаки и правила определения платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка России” Этим документом определены: признаки платежеспособности, допустимые повреждения платежеспособных банкнот, порядок обмена банкнот.
Оформление и выдача наличных денег из кассы происходит на основании расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) (прил. 6) или других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег подписываются руководителем предприятия или главным бухгалтером.
При выдаче денег отдельному лицу кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем, когда он выдан и получает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдаются только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
На предприятии ООО «Домтранссервис» деньги из кассы выдаются только лицам, указанным в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.) При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись “По доверенности“. Оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.
Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом. Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной, может быть удостоверена также организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно — эксплуатационной организацией по месту его жительства и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
Действие доверенности прекращается вследствие:
1) истечения срока доверенности;
2) отмены доверенности лицом, выдавшим ее;
3) отказа лица, которому выдана доверенность;
4) прекращения юридического лица, от имени которого выдана доверенность;
5) прекращения юридического лица, которому выдана доверенность;
6) смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
7) смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.
Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность выдана, — отказаться от нее. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно.
С прекращением доверенности теряет силу передоверие (ст. 188 ГК РФ).
Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью).
По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки “Депонировано”, затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанную по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.
Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств. Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.
После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (ф. КО-4), которая предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет кассовую книгу (прил.7), которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. На последней странице кассовой книги указывается количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира — копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге
Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов; соответствия записей в отчете, данным приложенных к нему документов; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету. После проверки кассового отчета, в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов.
Для учета кассовых операций на предприятии используется активный счет 50. На дебете счета 50 отражают хозяйственные операции по поступлении наличных денег в кассу с кредита разных счетов в зависимости от вида поступления.
Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»,
50-2 «Операционная касса»,
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
Таблица 1
Счет 50 «Касса» корреспондирует со счетами
| по дебету | по кредиту |
| 50 Касса | 50 Касса |
| 51 Расчетные счета | 51 Расчетные счета |
| 52 Валютные счета | 52 Валютные счета |
| 55 Специальные счета в банках | 55 Специальные счета в банках |
| 57 Переводы в пути | 57 Переводы в пути |
| 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками | 58 Финансовые вложения |
| 62 Расчеты с покупателями и заказчиками | 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками |
| 66 Расчеты по краткосрочным кредитам и займам | 62 Расчеты с покупателями и заказчиками |
| 67 Расчеты по долгосрочным кредитам и займам | 66 Расчеты по краткосрочным кредитам и займам |
| 71 Расчеты с подотчетными лицами | 68 Расчеты по налогам и сборам |
| 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям | 69 Расчеты по социальному страхованию и обеспечению |
| 75 Расчеты с учредителями | 70 Расчеты с персоналом по оплате труда |
| 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами | 71 Расчеты с подотчетными лицами |
| 79 Внутрихозяйственные расчеты | 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям |
| 80 Уставный капитал | 75 Расчеты с учредителями |
| 86 Целевое финансирование | 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами |
| 90 Продажи | 79 Внутрихозяйственные расчеты |
| 91 «Прочие доходы и расходы» | 80 Уставный капитал |
| 98 Доходы будущих периодов | 81 Собственные акции (доли) |
| 99 Прибыли и убытки | 94 Недостачи и потери от порчи ценностей |
|
| 99 Прибыли и убытки |
Аудиторская проверка операций с денежными средствами включает проверку кассовых, банковских и валютных операций. Основная цель проверки – установление законности, достоверности и целесообразности совершения операций с денежными средствами предприятия, правильности их отражения в учете.
На большинстве предприятий объем операций с денежными средствами бывает значительным, поэтому проверка их является трудоемким процессом, хотя сама процедура проведения достаточно проста. От аудитора требуется повышенное внимание, так как на практике наибольшее количество нарушений и злоупотреблений должностных лиц связано именно с этим участком учета.
В ходе проведения аудитор руководствуется законодательством РФ и нормативными документами Министерства финансов РФ, Центрального банка России.
В ходе аудита операций с денежными средствами решаются следующие задачи:
• ознакомление с условиями хранения наличных денег, ценных бумаг и других денежных документов в кассе;
• изучение фактического порядка документального оформления операций по приходу и расходу денежных средств, ведения кассовой книги, учета кассовых операций;
• проверка соблюдения кассовой дисциплины (своевременности и полноты оприходования наличных денег в кассе и возврата в банк сверхлимитных остатков денежных средств, установленных правилами расчетов наличными деньгами с юридическими лицами, порядком выдачи и возврата в кассу подотчетных сумм, целевого использования полученных из банка по чекам денежных средств, в том числе валютных, и др.);
• установление количества открытых в банках рублевых и валютных счетов, законности совершения операций по каждому счету;
• определение законности и целесообразности операций по поступлению и списанию средств с банковских счетов предприятия, в том числе валютных, правильности их отражения в учете;
• проверка состояния платежно-расчетной дисциплины по заключенным договорам.
Источниками информации для проверки операций с денежными средствами являются: кассовая книга; отчеты кассира с приложенными первичными документами (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости, квитанции и т.д.); чековые денежные книжки, выписки банков по рублевым и валютным счетам с приложенными первичными документами (счета, платежные поручения, платежные требования-поручения, авизо и пр.); журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и т.п.; учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы) по счетам 50, 51, 52, 55, 57 и т.д.; Главная книга; баланс (форма № 1); Отчет о движении денежных средств (форма № 4) и др.
Приступая к проверке операций с денежными средствами, аудитору целесообразно получить по возможности полную информацию о состоянии внутреннего контроля по данному участку учета. Нередко денежные средства, как наличные, так и безналичные, являются объектом хищений и злоупотреблений со стороны кассира, бухгалтера и других должностных лиц. Выяснить, как на предприятии соблюдается кассовая дисциплина, насколько жестко контролируются операции с денежной наличностью, в том числе с валютой, как четко обеспечивается санкционирование различных платежей с расчетного и других счетов предприятия, можно путем фактической проверки, обследования, наблюдения и т.д. Полезным способом получения данных является также тестирование по заранее подготовленному вопроснику.
Вопросы для оценки системы внутреннего контроля на участке учета операций с денежными средствами могут быть следующими:
• заключен ли договор о материальной ответственности с кассиром;
• созданы ли условия, обеспечивающие сохранность денежных средств;
• допускаются ли случаи подписания незаполненных чеков и платежных поручений;
• регистрируются ли кассовые ордера, банковские платежные документы в журналах регистрации;
• полностью ли заполняются необходимые реквизиты в кассовых документах;
• снимаются ли ежедневно остатки денежных средств в кассе;
• как регулярно отчеты кассира передаются в бухгалтерию и проверяются главным бухгалтером;
• проводятся ли внезапные проверки кассы;
• подписывает ли расходные кассовые документы руководитель предприятия;
• проверяется ли полнота оприходования поступления денежных средств;
• соблюдается ли установленный лимит кассы;
• проверяется ли использование денежных средств, полученных в банке;
• имеют ли место случаи возврата неиспользованных подотчетных сумм, полученных в валюте, в рублевом эквиваленте;
• как регулярно проверяет главный бухгалтер соответствие данных первичных банковских документов и учетных регистров;
• проверяется ли соответствие проведенных банковских операций договорам.
Для проверки состояния системы бухгалтерского учета денежных средств могут быть предложены следующие вопросы:
• разработаны ли схемы отражения на счетах операций с денежными средствами;
• с какой периодичностью сверяются данные кассовой книги с данными учетных регистров и первичных документов;
• как регулярно обрабатываются и отражаются в учете выписки банка;
• соответствуют ли данные учетных регистров Отчету по движению денежных средств (форма № 4);
• проверяется ли соответствие данных регистров по учету движения денежных средств и расчетов и т.д.
По результатам тестирования устанавливается фактическое отношение администрации к организации учета, обеспечению сохранности и целевого использования денежных средств на предприятии. Соответственно аудитор намечает для себя объекты повышенного внимания при планировании контрольных процедур, последовательность этапов проведения проверки, конкретные источники получения данных, уточняет аудиторский риск. С целью упорядочения его действий рекомендуется разрабатывать специальную программу проверки (табл. 2.1).
При аудите операций по расчетному счету аудитору необходимо проверить:
• соответствие остатка денежных средств, отраженных в бухгалтерской отчетности, сумме средств, реально находящихся на банковских счетах. Для этого аудитор просит руководство аудируемого лица направить в банк, где открыты счета, письмо с просьбой подтвердить для аудитора остаток по счету на отчетную дату. При этом особо указывается, что ответ на запрос должен быть направлен на адрес аудитора, который указывается в запросе (а иногда в запрос вкладывается и конверт с адресом аудитора для отправления ответа). Именно в этом случае, когда ответ-подтверждение банка отправляется на адрес аудитора, минуя персонал аудируемого лица, считается, что риск махинаций клиента с данными об остатках на счетах минимален;
• соответствие сумм, указанных в выписках банка, суммам, указанным в приложенных к ним оправдательных первичных документах;
• наличие в первичных документах, приложенных к выпискам, штампа банка. В случае если выявлены документы без штампа банка, аудитору целесообразно направить письменный запрос в банк с целью выявления правильности произведенной операции;
• правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными;
• обоснованность перечисления денежных средств акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи (депонированная заработная плата, алименты и т.п.), а также достоверность указанных в перечне почтовых адресов получателей переводов;
• правильность отражения в учете операций, связанных с конвертацией рублей;
• правильность составления бухгалтерских проводок по операциям в банке, отражение этих операций в бухгалтерском учете на соответствующих счетах. Особое внимание аудитору следует обратить на те операции, которые по бухгалтерскому учету списаны (минуя счета расчетов) на затраты производства (балансовые счета 20, 23, 25, 26) или расходы на продажу (счет 44);
• полноту и достоверность банковских выписок и документов к ним. Полнота банковских выписок устанавливается по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке.
Анализ операций, совершенных в отчетном периоде, осуществляется путем тщательного изучения выписок с приложенными к ним платежными документами. Такая проверка позволяет выявить бездокументальное списание средств или перечисление средств на одни цели, тогда как приложенные документы подтверждают другие цели. Одновременно банковские документы изучаются по существу. Аудитору необходимо выяснить, допускаются ли незаконные банковские операции (при отсутствии договоров между предприятиями, по бестоварным счетам и т.п.); полноту и своевременность оприходования оплаченных товарно-материальных ценностей; достоверность документов на получение ссуд или предоставление займов; правильность и законность операций с аккредитивами.
При проверке поступивших на счета денежных средств следует установить правильность их учета и полноту зачисления. Для учета банковских операций используются счета 51 «Расчетные счета» и 55 «Специальные счета в банках».
Перечисленную покупателями выручку сверяют с записями в учетных регистрах по счетам учета реализации 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» и по счету учета расчетов с покупателями и заказчиками 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Поступление денежных средств от прочих дебиторов (по договорам аренды, совместной деятельности, штрафных санкций ) проверяют по данным выписок и приложенных к ним документов. Выясняется также правильность указания корреспонденции счетов по зачислению денежных средств на счета в банках, своевременность выделения НДС по поступившим суммам выручки, авансов. Суммы, не подтвержденные документально, должны учитываться на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчета «Расчеты по претензиям».
Аналогично осуществляется контроль операций по списанию денежных средств с расчетного и других банковских счетов. Особое внимание уделяется своевременности и полноте оприходования в кассу полученных из банка наличных денег, законности перечисления средств по счетам поставщиков и прочих кредиторов. Такие операции должны быть подтверждены документально (договорами, актами сдачи-приемки выполненных работ, накладными на материальные ценности и др.). Если предприятие осуществляет переводы сумм заработной платы, удержаний по исполнительным листам и т.д., их обоснованность обеспечивается как наличием первичных учетных документов, так и реальностью указанных в них адресов получателей средств.
Правильность корреспонденции счетов по списанию денежных средств с расчетного и других счетов проверяется по данным учетных регистров по счетам 51 и 55. Так, следует уточнить правомерность отнесения на издержки отдельных видов расходов. Как правило, средства, списанные с расчетного и других счетов в банках, предварительно отражаются на счетах учета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и непосредственно не относятся на счета издержек (20, 26, 44 и др.). Тем самым обеспечивается необходимая аналитичность учета, возможность контроля отдельных видов затрат. Поэтому аудитор должен убедиться, что под видом текущих затрат не списаны расходы на капитальные вложения, на научно-исследовательские работы, на оплату социально-бытовых и других услуг, стоимость которых в состав расходов не включается. Для этого может проводиться сплошная проверка документов и взаимная сверка регистров учета по указанным счетам. Обнаруженные нарушения фиксируются в рабочих документах аудитора.
На заключительном этапе проверки данного блока операций устанавливается реальность и законность операций по счету 57 «Переводы в пути». На эти счета иногда необоснованно относят просроченную дебиторскую задолженность, искажая тем самым финансовую отчетность. По счету 57 выясняется реальное отражение средств, направленных для зачисления на расчетный счет (путем инкассации, сдачи в вечернюю кассу банка, через отделение связи и др.).
Типичные ошибки, выявляемые аудитором при аудите банковских операций:
• отсутствие платежных документов, подтверждающих факт совершения операций, или оформление их ненадлежащим образом;
• отсутствие приложений к платежным документам, послуживших основанием для совершения операций;
• перечисление авансов по бестоварным счетам без предварительного оформления договора и по другим сомнительным операциям;
• несоответствие данных в платежных поручениях данным выписки банка;
• некорректная корреспонденция счетов по учету банковских операций.