Локальный нормативный акт: как разработать и утвердить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Локальный нормативный акт: как разработать и утвердить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Особенности кадрового документооборота у микропредприятий

2. Что такое локальные нормативные акты и для чего они нужны?

3. Какие документы по ОТ должны быть у работодателя

4. Понятие локального нормативного акта

5. Что относится к локальным нормативным актам

6. Что такое локальные нормативные акты

7. Изменение и отмена ЛПА

8. Виды локальных нормативных актов

9. Специализированные ЛНА

10. Что входит в локальный нормативно-правовой акт ЛНА: основные признаки документации этого формата, примеры

11. Порядок принятия локальных актов

Очень часто возникает вопрос по поводу того или иного внутреннего нормативного акта — является ли он обязательным? Отметим, что точного списка ЛНА, которые должны быть у каждого работодателя, в законодательстве не содержится. Упоминания о положениях внутренних актов встречаются в той или иной статье Трудового кодекса. Однако в большинстве случаев работодателю дается несколько вариантов реализации обязательных требований. Поэтому точно сформировать какой-то базовый перечень обязательных ЛНА затруднительно.

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:

Этап	Описание этапа
Утверждение специалиста для разработки ЛНА	Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации.
Подготовка ЛНА	В документе указывается следующая информация: реквизиты работодателя — если это ИП, то указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, то прописывается его наименование; название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты; дата и место оформления ЛНА; номенклатурный регистрационный номер; дата вступления в силу; трудовые нормы, которые вводятся актом; место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.
Согласование документа	Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания.
Утверждение акта руководителем	На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа.
Ознакомление работников	Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта.
Передача на хранение	ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.

Особенности кадрового документооборота у микропредприятий

Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.

При этом за Федеральный закон от 3 июля 2016 года разрешает микропредприятиям упрощённое ведение кадровых документов.

В частности, микропредприятия с работниками могут полностью или частично отказаться от принятия ЛНА, которые содержат нормы трудового права. К таким локальным нормативным актам относятся следующие документы:

правила внутреннего трудового распорядка;
положение о премировании;
положение об оплате труда;
график смен и другие ЛНА.

Условно виды локальных нормативных актов подразделяют на обязательные и необязательные. О тех, которые обязательные, было сказано выше. К необязательным относятся такие виды положений:

об аттестации работников;
об архиве организации;
об отпусках;
об отделе кадров/продаж/бухгалтерии;
о командировках;
о профессиональной этике работников;
о ДМС компании.

Помимо этих документов, имеющихся у каждого работодателя, есть и те, которые разрабатываются только для отраслей — например, для образовательных учреждений (создаются на основании законодательства РФ об образовании).

Сказать однозначно, является ли приказ локальным нормативным актом организации, трудно. Некоторые работодатели относят приказы к организационно-распорядительным бумагам, другие все же считают их ЛНА, если они содержат нормы трудового права. Например, приказ о приеме на работу нельзя расценить как ЛНА, а приказ, которым утверждают график отпусков или штатное расписание, — можно.

Если говорить о том, чего не должны содержать локальные нормативные акты, как обязательные, так и необязательные для разработки и утверждения в компании, то это:

условий, нарушающих права сотрудников;
условий, противоречащих российским законам.

Как правило, ЛНА принимаются в виде инструкций, актов, положений, порядков. Утверждает документ работодатель. Также он может издать отдельный приказ об утверждении ЛНА.

Принятие локальных нормативных актов начинается с разработки проекта. Для этого назначаются ответственные работники. После создания проекта ЛНА он проходит согласование с другими отделами и работниками.

Обратите внимание Знакомить работников с локальными нормативными актами под подпись следует по той причине, что работодатель иначе не сможет применить дисциплинарные взыскания, а также доказать какие-либо нарушения со стороны работника, так как не сможет доказать, что ознакомил его с внутренним документом, в котором закреплена соответствующая обязанность.

В случаях, предусмотренных ТК РФ, иными нормами законодательства, работодатель при принятии ЛНА учитывает мнение представительного органа сотрудников (ст. 8 ТК РФ). Процедура согласования с представительным органом установлена в статье 372 ТК РФ.

И только после всех согласований руководитель организации утверждает локальный нормативный акт. ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в самом документе (ст. 12 ТК РФ).

Что такое локальные нормативные акты и для чего они нужны?

В Трудовом кодексе РФ нет точного определения локального нормативного акта (далее – ЛНА). В ст. 8 ТК указано лишь, что работодатели принимают ЛНА, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Не принимают ЛНА только работодатели-физлица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.

Значит, локальный нормативный акт – это документ в компании, содержащий нормы трудового права. Но зачем его принимать, если законодательство и так регулирует трудовые правоотношения?

Цель ЛНА – точнее регламентировать трудовую деятельность и правоотношения работника и работодателя. Например, такие документы регулируют выплату заработной платы и премий, предоставление корпоративного имущества, направление работников в командировки и т.д.

Основные признаки ЛНА:

функционируют лишь внутри конкретной организации;
их создает и утверждает работодатель с учетом бизнес-процессов организации;
они не могут ухудшать положения работника по сравнению с тем, что гарантирует трудовое законодательство.

ЛНА принимают все работодатели, кроме физлиц – не ИП. Если в компании есть профсоюзная организация, представляющая интересы сотрудников, может учитываться ее мнение. Например, когда речь идет о перечне должностей работников с ненормированным рабочим днем, графике сменности, графике отпусков или ЛНА, устанавливающих систему оплаты труда.

Какие документы по ОТ должны быть у работодателя

Важно

У каждого работодателя должен быть перечень и комплект актуальных НПА с учетом специфики деятельности организации (ст. 214 ТК)

Права и обязанности работодателя в области охраны труда указали в статье 214 ТК. Исходя из ее требований в организации должны быть документы, которые подтверждают, что работодатель:

Создал и обеспечил функционирование СУОТ.
Проводит обязательные процедуры по ОТ.
Организовал контроль и мониторинг.
Выполняет мероприятия по усовершенствованию СУОТ.

Понятие локального нормативного акта

Локальный нормативный акт (ЛНА) – это внутренний документ работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, неурегулированной трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).

Из числа работодателей, имеющих право принимать ЛНА, законодатель исключил физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Соответственно, все остальные, включая индивидуальных предпринимателей, вправе, а в некоторых ситуациях обязаны принимать соответствующие локальные акты.

Работодатель – субъект малого предпринимательства, отнесенный к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация вправе полностью или частично отказаться от принятия ЛНА. Исключение составляет акт о временном переводе работников на дистанционную работу, предусмотренный ст. 312.9 ТК РФ. Условия, регламентирующие вопросы, которые должны регулироваться локальными нормативными актами, работодатель обязан включать в трудовые договоры с работниками. Составлять трудовые договоры он должен по типовой форме (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).

Если же такой работодатель не отказывался от принятия ЛНА, то типовой формой при составлении трудовых договоров он может не руководствоваться (письмо ГИТ в городе Москве от 17.02.2021 № 77/10-4921-ОБ/18-1299).

Что относится к локальным нормативным актам

Наиболее распространенные формы локальных нормативных актов – это положение, правила и инструкция. По мнению Роструда, к ЛНА также относятся штатное расписание и график отпусков (письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1, от 31.10.2007 № 4414-6).

Локальные нормативные акты можно разделить:

• на обязательные – состав таких актов определен трудовым законодательством;

• необязательные – такие документы прямо не предусмотрены трудовым законодательством, работодатель принимает их по своему усмотрению, например, положения о добровольном медицинском страховании, об организации детского отдыха.

К обязательным локальным нормативным актам компании относят:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) согласно ст. 189 ТК РФ. Допускается включение в ПВТР норм защиты персональных данных, оплаты труда и премирования, а также других положений, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под подпись без утверждения отдельных положений о них;

• документ (документы) по вопросам обработки персональных данных, включая установление процедур, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства в области персональных данных, устранение их последствий. Это может быть, например, соответствующее положение;

• положение об оплате труда и премировании, если надлежащих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ);

• локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. 57, 101 ТК РФ). Помимо отдельного положения, данный перечень может содержаться в коллективном договоре, соглашениях, ПВТР;

• локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени. Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в ПВТР.

Что такое локальные нормативные акты

Разработать самостоятельно юридически правильный документ, где учитываются все нюансы работы компании и при этом не нарушаются нормы законодательства, довольно сложно. Часто эту работу поручают кадровику или даже главбуху, однако они не обладают достаточной компетенцией. Проще обратиться в юридическую фирму, тогда локальные нормативные акты вам разработает специалист.

Организация вправе разработать и другие виды локальных нормативных актов, но при этом все они должны соответствовать нормам ТК и другим законам. Последнее актуально в случае, если ситуация, регулируемая данным документом затрагивает еще какие-либо законы, кроме вышеуказанных.

предусматривающие защиту персональных данных;
регулирующие правила и размеры оплаты труда;
правила трудового распорядка для всех сотрудников и для отдельных должностей;
инструкции по охране труда;
правила проведения аттестации на соответствие занимаемой должности или для последующего карьерного роста.

могут приниматься единолично работодателем, но в некоторых случаях необходимо согласовать их с представителями сотрудников данного предприятия (эти случаи указаны в ТК);
не могут предусматривать условия работы хуже, чем гарантированно ТК, а также коллективным договором предприятия и иными соглашениями (например, с профсоюзами);
носят обязательный характер, за их неисполнение предполагается ответственность как работника (дисциплинарная), так и работодателя (административная).

На практике, если в фирме работает всего несколько человек, то ее руководство не спешит создавать ЛНА, считая, что это всего лишь ненужная бумажная волокита. И с 2023 года это право подтверждено законом. Однако на случай визита трудовой инспекции, которая может проверить абсолютно любую компанию, лучше подстраховаться, имея минимальный пакет ЛНА.

Изменение и отмена ЛПА

Понимание того, какие документы — это локальные акты, а какие нет, представляется в виде ключа к грамотной организации рабочего процесса. Нетрудно догадаться, что все поправки, вносимые в представленные бумаги, должны оформляться путем выпуска соответствующих приказов. Причем самостоятельно варьировать различные условия, прописанные в подобных бланках, работодатель не может от слова совсем. Предупреждать персонал о грядущих формациях следует не менее, чем за два месяца до их финального утверждения в рамках предприятия. Именно о таком правиле рассказывают выкладки, присутствующие в ст. 74 Трудового кодекса Российской Федерации. В аналогичном порядке выполняется и отмена всевозможных НПА, регламентировать которую можно в любой момент.

Виды локальных нормативных актов

Традиционно считается, что локальные нормативные акты подразделяются на три вида: правила, положения и инструкции. Правила — это документ первого уровня, положение — второго, а инструкции — третьего.

Кроме того, к локальным нормативным актам относят штатное расписание и график отпусков. Причем оба эти документа постоянно подвергаются изменениям. График отпусков — 1 раз в год, а штатное расписание — по мере возникновения новых должностей. Коллективные договоры и соглашения, с правовой точки зрения, являются отдельным видом документов, не относящихся к ЛНА.

С точки зрения закона, локальные нормативные акты подразделяются на два основных вида: обязательные и необязательные. Обязательные локальные акты прописаны в TК, необязательные — согласно законодательству, не являются необходимыми для компании, и работодатель разрабатывает их, только если посчитает целесообразным.

Однако, если необязательные ЛНА приняты работодателем, то, по закону, их так же нельзя нарушать, как и обязательные.

Список обязательных ЛНА включает в себя пять пунктов. Это следующие документы:

предусматривающие защиту персональных данных;
регулирующие правила и размеры оплаты труда;
правила трудового распорядка для всех сотрудников и для отдельных должностей;
инструкции по охране труда;
правила проведения аттестации на соответствие занимаемой должности или для последующего карьерного роста.

Каждый из этих документов имеет свои особенности, в соответствии с направлением деятельности компании и спецификой работы сотрудников.

Например, в целом компания может работать по пятидневке, но дежурные сотрудники по скользящему графику выходят и в субботу-воскресенье. Аттестация может проводится для всех сотрудников или только для руководящих должностей и т.д.

Необязательными локальными актами являются положения о:

персонале (взаимодействии между сотрудниками);
выдаче сотрудникам полисов ДМС (если фирма предоставляет такую возможность);
должностных инструкциях и т. д.

об аттестации работников;
об архиве организации;
об отпусках;
об отделе кадров/продаж/бухгалтерии;
о командировках;
о профессиональной этике работников;
о ДМС компании.

условий, нарушающих права сотрудников;
условий, противоречащих российским законам.

Специализированные ЛНА

Правда, стоит помнить, что практически в любом правиле будут присутствовать те или иные исключения. Здесь в роли таковых выступают особые, также обязательные нормативные бумаги, касающиеся исключительно определенных отраслей. Ярким примером деятельности, нуждающейся в разработке и внедрении дополнительной, но не менее важной документации, является обыкновенная школа.

Традиционные образовательные учреждения функционируют, в том числе и с задействованием определенной системы оценок, основы которой, конечно же, закрепляются в бумажном формате. Причем каждое ОУ составляет свой список критериев, предназначенных для применения к учащимся, основываясь на рекомендациях и постановлениях из следующего списка:

Федеральный закон №273-ФЗ.
Официальная программа «Развитие образования на 2022 год».
Приказ Минобрнауки №462.
Постановление Минобразования РФ №1324 и так далее.

Подобных примеров множество: в рамках той или иной сферы всегда найдутся регламенты, используемые исключительно для нее. Конечно, такое положение дел слегка усложняет процесс составления НПА для людей, не слишком разбирающихся в особенностях законодательных нормативов.

Что входит в локальный нормативно-правовой акт ЛНА: основные признаки документации этого формата, примеры

Как уже говорилось ранее, само определение рассматриваемого термина дано в ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации. Кроме того, в рамках регламента присутствует перечень признаков, характеризующих эту бумагу по определенным критериям:

определение процесса исполнения федеральных законов в структурах и подразделениях конкретной компании;
функционирование исключительно между работниками (сотрудниками) и работодателями;
отсутствие расчета на разовое применение — сертификат обладает некоторой юридической силой в течение долгого времени;
задействование в отношении абсолютно всех специалистов, трудящихся на благо какой-либо корпорации;
прием и утверждение путем получения консультаций и резолюций от представительных органов (или профсоюзов);
улучшение общего положения дел в кадровой сфере, расширения уровня гарантий, адресуемых персоналу.

Представленные признаки должны присутствовать у практически любого, более или менее грамотно составленного шаблона НПА.

об аттестации работников;
об архиве организации;
об отпусках;
об отделе кадров/продаж/бухгалтерии;
о командировках;
о профессиональной этике работников;
о ДМС компании.

условий, нарушающих права сотрудников;
условий, противоречащих российским законам.

Порядок принятия локальных актов

Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.

При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.

Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

Обратите внимание

При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.

Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.