Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перерегистрировать ККТ необходимо при каждом изменении сведений, которые указаны в регистрационной карточке — место проживания владельца, номера ФН (при его замене), при гарантийной замене кассового аппарата и т.д.
Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП
Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:
- за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
- за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
- за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
- за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.
Перерегистрация онлайн-кассы
Есть два варианта перерегистрации ККТ:
- без замены ФН;
- с заменой ФН.
Интернет-регистрация в налоговой
Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей. Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.
Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя. Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
Кому придется приобрести и зарегистрировать ККТ
С 1 июля 2023 года организации и ИП, которые в настоящее время освобождены от применения ККТ, но осуществляют продажу сахаросодержащих напитков, должны приобрести и поставить на учет онлайн-кассы. Речь идет о продавцах, освобожденных от применения ККТ на основании п.п. 2 и 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Соответственно, приобрести и зарегистрировать до 1 июля 2023 года ККТ должны следующие организации и ИП, торгующие сахаросодержащими напитками (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):
- обеспечивающие питанием обучающихся и работников образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы, во время учебных занятий;
- осуществляющие продажи на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли;
- осуществляющие продажи вне стационарной торговой сети путем разносной торговли;
- осуществляющие продажи в отдаленных или труднодоступных местностях.
Как подготовиться к регистрации?
В продаже есть большой выбор контрольно-кассовой техники, поэтому первый вопрос, который встает перед собственником бизнеса или руководителем организации, какой кассовый аппарат выбрать, чтобы регистрация онлайн-кассы прошла без проблем и в дальнейшем ей было удобно пользоваться.
Онлайн-кассы должны соответствовать требованиям:
- возможность подключения к интернету для передачи данных о продажах за наличный расчет и через банковские терминалы в ФНС с участием ОФД;
- наличие встроенной программы, дающей возможность расплачиваться банковскими картами;
- наличие фискального регистратора;
- возможность формирования бумажного и электронного чека;
- способность работать со штрих-кодами.
При выборе следует обратить внимание на следующие показатели:
- мобильность;
- будут ли продаваться маркированные товары;
- наличие кассовых программ;
- совместимость с бухгалтерскими программами;
- возможность подключения товароучетной программы.
Представление документов в ИФНС
После прохождения процедуры оформления в ЦТО организация или ИП должна представить в ИФНС пакет документов.
| Группы документов | Подробный перечень |
| Заявление | Документ составляется по форме установленного образца |
| Учредительные и общие документы предприятия | Оригиналы и копии свидетельства ОГРН (листа учетной записи), ИНН, документа о праве собственности или аренды помещения, в котором будет находится кассовый аппарат |
| Документы, предоставленные ЦТО | Договор об обслуживании, акт ввода в эксплуатацию, журнал вызова техника, пронумерованный и прошитый в установленном порядке, пломбирующие марки, голографическая марка сервисного центра |
| Документы, сопровождающие ККМ | Накладная на приобретение оборудования, техпаспорт ККМ, заполненный специалистом ЦТО, паспорт ККМ и дополнительный лист к нему, паспорт ЭКЛЗ |
| Документы для осуществления работы с техникой | Приказ о назначении кассира, журнал кассира-операциониста, пронумерованный, заполненный, прошитый и заверенный руководителем предприятия либо ИП |
| Формы на представителя интересов | Доверенность (документ не требуется для руководителя или ИП, имеющих право представлять интересы без доверенности), паспорт, печать организации |
Наряду с общим перечнем документов, отдел учета ККМ территориального органа ИФНС может запросить представления дополнительных документов.
Документы для регистрации ККМ
Для проведения регистрации ККМ в органах налоговой службы предпринимателю следует предоставить пакет таких документов:
- Паспорт ЭКЛЗ (Электронно-контрольная защищенная лента).
- Заявление от имени владельца ККМ, которое составлено по специальной форме, утвержденной Приказом Федеральной Налоговой Службы от 09.04.2008 года № ММ-3-2/15. Бланк для написания заявления можно получить у представителей местных органах налоговой службы.
- Паспорт модели ККМ, заполненный представителем Центра сервисного обслуживания во время подписания договора на обслуживание (в налоговую предоставляется оригинал и копия паспорта).
- Технический паспорт ККМ (выдают при покупке кассового аппарата).
- Свидетельство о постановке организации или индивидуального предпринимателя на учет в налоговых органах и присвоении индикационного номера налогоплательщика (в налоговую достаточно предоставить копию).
- Договор на сервисное (техническое) обслуживание ККМ в Центрах сервисного обслуживания (законодательством Российской Федерации запрещено использование ККМ без действующего договора сервисного обслуживания). Договор заключается непосредственно с поставщиком ККМ или Центром обслуживания, уполномоченным поставщиком ККМ.
- Доверенность, которая дает право регистрировать ККМ в органах налоговой службы, если регистрацию осуществляет не руководитель предприятия (оригинал доверенности).
- Журнал операциониста-кассира, который составлен по форме КМ-4.
- Договор аренды помещения или любой другой документ, который подтверждает возможность установки ККМ по указанному в заявлении адресу, где будет использоваться аппарат (предоставляется копия и оригинал).
- Свидетельство о проведении государственной регистрации предприятия или организации (ОГРН). В налоговую необходимо предоставить копию и оригинал свидетельства.
- Расчетный счет.
- Журнал по учету вызовов техников-специалистов, который составлен по форме КМ-8.
Кроме того, в налоговой инспекции индивидуального предпринимателя попросят предъявить документ, удостоверяющий его личность (паспорт), а представителя юридического лица – документ, который подтверждает его право действовать от имени компании (например, протокол со всеобщего собрания или решение о назначении единоличного исполнительного органа).
Как осуществляется регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП самостоятельно
Если при вашем виде деятельности в соответствии с законом обязательно должен использоваться кассовый аппарат, тогда первым делом вам нужно подобрать подходящую модель.
Это делается для того, чтобы регистрация устройства в налоговой была осуществлена без трудностей и проблем.
Образец того, как правильно вести кассовую книгу в 2023 году, смотрите в статье: как правильно вести кассовую книгу.
Как найти ОКАТО по адресу, читайте здесь.
Ведь не все аппараты можно применять в предпринимательской деятельности, выбирать необходимо из госреестра, представленного на сайте налоговой службы.
Разберемся пошагово, как проходит регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП онлайн.
Что такое налоговый вычет за онлайн кассу
В соответствии с действующим законодательством, на онлайн кассы должны перейти не только организации, но и индивидуальные предприниматели. Но в отличие от компаний, у последних есть некоторое преимущество. С 2018 года ИП, применяющие ЕНВД и ПСН, вправе получить налоговый вычет на онлайн кассу (349-ФЗ). Максимальный размер вычета составляет 18 000 рублей.В данную сумму могут входить затраты ИП на:
- покупку онлайн кассы, фискального накопителя и ПО;
- затраты по услугам настройки кассы, а также иные работы;
- обновление ККТ, услуги оператора фискальных данных (ОФД) и иные расходы, связанные с подготовкой техники.
Что необходимо для регистрации кассы в налоговой?
Перед тем, как заказать регистрацию онлайн-кассы или выполнять процедуру самому, нужно приобрести все оборудование, которое нужно для ведения деятельности.
Чтобы заниматься торговлей и оказывать услуги, необходимо подготовить следующее:
- Кассовый аппарат. При выборе модели обратите внимание, чтобы она была занесена в специальный реестр налоговой службы;
- Фискальный накопитель. Это главное запоминающее устройство в ККТ. ФН может быть на 18 или 36 месяцев. При выборе надо учитывать особенности бизнеса, используемую систему налогообложения, вид деятельности, примерное количество чеков в день;
- Периферийная техника. Например, сканер штрих-кодов, весы, оборудование для печати этикеток – в общем, все то, что предназначено для облегчения работы кассира, автоматизации бизнес-процессов и ускорения обслуживания покупателей.
Кому обязательно применять онлайн-кассы
Прежде всего поясним общий подход к вопросу: нужно ли применять ККТ в том или ином случае? В Таблице 1 представлены различные формы оплаты и указано, когда при проведении расчетов с населением и бизнес-партнерами требуется касса.
| Расчет | С юридическими лицами и ИП | С физическими лицами |
|---|---|---|
| Наличными деньгами | ККТ применяется (расчеты наличными ограничены суммой 100 тыс. рублей по одному договору) | ККТ применяется при расчетах в любой форме |
| Картой банка | ||
| С банковского счета | ККТ не применяется | |
| С электронного кошелька | Расчеты запрещены |
Новые инициативы по ККТ
Теперь о том, каких изменений ждать в сфере применения кассовой техники и к чему готовиться. Есть новшество, о котором нужно знать всем: с начала 2023 года ФНС возобновляет внеплановые проверки ККТ. В 2022 году они не проводились, поскольку действовал мораторий. Теперь же инспекция по своей инициативе или при поступлении жалобы от покупателя может вновь проверять бизнес на предмет применения кассовой техники.
Есть еще ряд новшеств, которые сейчас на стадии рассмотрения. Наиболее значимое — возможное введение обязанности применять ККТ при торговле на рынках (ярмарках). Законодатели говорят, что в этой сфере много нарушений, теневых операций и серых доходов. Фактически единственными, кто может не применять кассы, останутся сельхозпроизводители (плательщики ЕСХН), причем с существенными ограничениями. Однако пока процесс рассмотрения этого законопроекта, судя по всему, притормозили. Он принят только в первом чтении, хотя внесен в Госдуму еще в конце 2021 года.
На этом наша статья о том, кто может работать без кассовых аппаратов, завершена. Конечно, предусмотреть абсолютно все нюансы довольно трудно. Мы затронули лишь общие правила, поэтому вопрос о необходимости применения ККТ нужно детально разбирать в каждом конкретном случае.
Требования к кассовым аппаратам
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.
Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:
- иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
- обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
- обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- эксплуатироваться в фискальном режиме;
- регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- быть исправной;
- обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
- соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
- иметь паспорт установленного образца;
- иметь идентификационный знак установленного образца;
- иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
- иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.