Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Онлайн-касса для ИП в 2023 году: особенности и этапы подключения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.
Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП
Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:
- за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
- за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
- за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
- за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.
Когда нужна перерегистрация онлайн-кассы
В 54-ФЗ перечислены варианты:
- смена юридического адреса компании, по которому она регистрировала ККТ;
- переезд торговой точки на другой адрес;
- передача ККТ в другой филиал;
- замена фискального накопителя.
Для перерегистрации также понадобится КЭП на имя директора юрлица или ИП, который подает заявление.
Алгоритм следующий:
- В личном кабинете на сайте ФНС перейдите в раздел Учет контрольно-кассовой техники и в списке найдите кассу, которую собираетесь перерегистрировать;
- Кликните ее регистрационный номер;
- Нажмите Перерегистрировать и выберите причину перерегистрации;
- Нажмите Подписать и отправить.
Онлайн-касса должна обладать характеристиками:
- наличие на корпусе уникального серийного кода;
- возможность подключения к интернету и передачи данных в онлайн-режиме;
- наличие печатающего устройства для ФД и ячейки для установки фискального накопителя.
Кроме того, кассы нового образца способны наносить на чек QR-код и ссылку для проверки достоверности.
Проведение регистрации ОФД кассы в налоговой возможно либо через персональный кабинет на официальном портале ФНС, либо личным визитом. Если предприниматель решил отправить документы по интернету, ему предварительно нужно получить КЭП (квалифицированную электронную подпись). Только такой вид подписи дает право совершать подобные операции в «удаленном» формате.
В каких случаях требуется перерегистрация
По 54-ФЗ перерегистрация кассы необходима при:
- смене юридического адреса юрлица, зарегистрировавшего ККТ по этому адресу;
- переезде торговой точки в новое здание с изменением адреса
- передаче ККТ из одного филиала в другой.
Если использовать одну кассу в разных торговых точках по разным адресам, ее необходимо перерегистрировать каждый раз. Поэтому проще купить несколько касс и установить их в нескольких точках продаж.
Для перерегистрации потребуются:
- квалифицированная электронная подпись, оформленная на имя директора юридического лица или ИП, которое подает заявление на перерегистрацию ККТ;
- касса, подключенная к интернету.
Убедитесь, что на ПК установлены драйверы для носителей электронной подписи и СКЗИ. Для юридических лиц и ИП порядок перерегистрации отличается.
- В личном кабинете налогоплательщика перейдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
- В списке найдите ККТ, которую нужно перерегистрировать, и нажмите ее регистрационный номер (РН ККТ).
- В открывшемся окне выберите «Перерегистрировать».
- Выберите причину перерегистрации, укажите новые сведения о ККТ. Если причина перерегистрации «замена ФН», укажите сведения из отчета о закрытии архива предыдущего накопителя и из отчета об изменениях параметров регистрации.
На заметку!
Важно правильно указать все сведения о ККТ. Закон квалифицирует ошибки как «передачу в ФНС заведомо ложных сведений», а это грозит административным штрафом.
- Нажмите «Подписать и отправить».
- Убедитесь, что статус ККТ изменился на «ККТ перерегистрирована».
Касса перерегистрирована. Если вы перерегистрировали кассу из-за смены адреса, перенесите ККТ в другую точку продаж.
Какие документы нужны для регистрации кассового аппарата (ККТ)
Точный список следует уточнять в инстанции по месту обращения. В общем же случае понадобится предоставить:
- учредительные бумаги (в зависимости от ОПФ);
- договор аренды помещений и/или другие подтверждения права собственности на используемые здания, объекты;
- правильно заполненную форму ввода в эксплуатацию № КМ-1 (она унифицирована) и контракт на техническое обслуживание, предоставленные сервисным центром;
- журналы — операциониста и вызова техспециалистов — причем прошитые и пронумерованные;
- формуляр оборудования или его паспорт (и на ЭКЛЗ тоже);
- заявку о постановке на учет — вот что нужно для регистрации онлайн-кассы ООО, ИП и лица с любым другим статусом; составить ее следует на трехстраничном бланке, заполнив не все графы, а только те, что соответствуют назначению прибора и характеру выполняемой операции (при замене ЭКЛЗ они одни, при вводе в эксплуатацию другие); информацию желательно вписывать развернуто.
Если резюмировать, то понадобятся все документы, идущие в комплекте с техникой. А вот паспорт версии уже не требуется — его необходимость отменена Приказом № 94 Минфина РФ, утвержденным 29 июня 2012 года. И это удобно, ведь сегодня данный идентификатор предъявляют далеко не все поставщики оборудования, но если уж они делают это, то и он не будет лишним, можете подать и его тоже.
Причины отказа в постановке оборудования на учет
В абсолютном большинстве случаев они заключаются в рядовых нарушениях: допустим, не выдержан порядок регистрации кассового аппарата (ККМ, ККТ) в налоговых органах или не соблюдены сроки подачи документов, или предоставлены не все бумаги. Именно поэтому стоит очень внимательно относиться к вопросам заполнения полей и проверять, что вы вписываете и подаете, прежде чем жать на кнопки.
Кроме того, в ряде ситуаций ФНС может снять прибор с учета. Это происходит при закрытии юрлица, при его переоформлении, при переходе на обслуживание в другую инспекцию (это называется «смена местонахождения»). Все подобные процедуры стандартные, проводятся достаточно быстро и не доставляют пользователям особых хлопот.
Для чего требуется регистрация кассового оборудования в налоговой?
В связи с нововведениями в законодательстве, принцип взаимодействия предпринимателей с государственными органами изменился достаточно сильно. Схема работы предполагает:
-
Проведение оплаты покупателем, формирование в автоматическом режиме чека в заданном формате с нужными данными с помощью онлайн-кассы и отправка электронного варианта оператору фискальных данных.
-
Проведение проверок аккредитованным оператором на корректность полученных чеков, после чего отправляется ответное сообщение, где сказано о результатах обработки.
-
Получение ответа от оператора сопровождается параллельной отправкой данных о прошедшей сделке в Налоговый орган.
-
Возможность сформировать не только бумажный чек, но и электронный – для покупателя, отправив его на смартфон по указанному номеру телефона или на электронную почту (ее также нужно будет узнать у покупателя).
-
Возможность проверки клиентом полученного чека, чтобы убедиться, что его покупка совершенно легальна.
Документы для регистрации ККМ в налоговой
Перечень документов, требуемый для регистрирования ККМ, в разных региональных органах налоговой службы может немного отличаться. Предоставляемая документация должна быть в двух экземплярах, журналы с печатью и подписью владельца предприятия или организации, пронумерованы и прошиты.
Если в регистрационных документах будет выявлена ошибка или отсутствие какого-либо документа из перечня, заявителю предоставляется однодневный срок для исправления со дня уведомления НИ, иначе ему будет отказано в оформлении ККМ.
Пакет документов включает в себя:
- Заявление от владельца кассовой машины на оформление ККМ по установленной форме.
- Паспорт заявителя на оформление ККМ.
- Свидетельство ОГРН и его копия.
- Свидетельство ИНН и его копия.
- Договор аренды или свидетельство на право собственности на адрес установки ККМ и его копия.
- Доверенность на право регистрации ККМ для лица, замещающего руководителя компании при визите в ИФНС.
- Техпаспорт ККМ.
- Паспорт версии кассового устройства с доплистом к нему, и его копия.
- Паспорт ЭКЛЗ.
- Договор с ЦТО или заводом-изготовителем об обслуживании техники.
- Голографическая марка сервис-центра.
- Четыре марки-пломбы, выданные ЦТО.
- Журнал регистрирования вызовов механика ТО (КМ-8).
- Журнал операциониста-кассира (по форме КМ-4).
Как правильно зарегистрировать онлайн-кассу
Процедура регистрации кассовой техники нового образца регламентирована в статье 4.2. вышеупомянутого Федерального закона. Процедура «обкатана» со стороны ФНС и операторов фискальных данных. Закон разрешает выбрать для этого один из удобных предпринимателю способов.
- Заполнить заявление на регистрацию ККТ в бумажном варианте, подать документ в любой налоговый орган, а регистрационную карточку получить по месту регистрации фирмы (в «своей» территориальной налоговой).
- Подать заявление в электронной форме через личный кабинет ККТ на официальном сайте ФНС Российской Федерации. Для этого предпринимателям необходима усовершенствованная электронная подпись – КЭП, без которой никакие электронные документы не принимаются к рассмотрению. Эту КЭП так или иначе нужно будет оформить.
Требования к кассовым аппаратам
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.
Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:
- иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
- обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
- обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- эксплуатироваться в фискальном режиме;
- регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- быть исправной;
- обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
- соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
- иметь паспорт установленного образца;
- иметь идентификационный знак установленного образца;
- иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
- иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.
Личный визит в налоговую
Если по каким-то причинам регистрация через интернет не получается, можно прийти в отделение налоговой инспекции. Чаще поводом для этого является нежелание получать квалифицированную ЭП, поскольку она стоит денег. Не следует забывать, что, скорее всего, ФНС придется посетить не один раз.
Налоговую посещают уже после заключения договора с ОФД. Постановка на учет в налоговой осуществляется по инструкции:
- Сначала заполняется письменное заявление. Его утвержденный бланк можно найти на сайте инспекции. В момент подачи работник налоговой проверят правильность заполнения формы.
- Далее ККТ фиксируется под определенным номером. На сообщение его заявителю налоговой дается один день.
- Затем регистрационный номер внимательно заносится в ККТ, после чего формируется отчет в виде чека.
- Указанный чек заявитель относит в налоговую. Для сокращения числа визитов в ФНС рекомендуется перед этим этапом взять кассу с собой, чтобы сделать отчет прямо в инспекции.
Кому необходимо регистрировать кассу в налоговой
Такая обязанность есть у всех, кто должен применять контрольно-кассовую технику (подробнее см. «Конец отсрочек по онлайн‑кассам: кто должен применять ККТ с 1 июля и какое оборудование выбрать?»). Это следует из статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ). В ней сказано: применение ККТ — это совокупность действий с использованием кассовой техники, включенной в специальный реестр и зарегистрированной в установленном законом порядке. Таким образом, использование кассы подразумевает ее регистрацию.
Закажите полный комплект по 54‑ФЗ (касса, ОФД, настройка ККТ с регистрацией в ФНС и товароучетная система) со скидкой 15%
ВАЖНО
Если есть обязанность по применению онлайн-кассы, но ККТ не поставлена на учет в налоговой, то печатать чеки и передавать данные в ФНС невозможно. Аппарат не позволяет этого делать. В итоге деятельность незаконна со всеми вытекающими последствиями.
За применение онлайн-кассы, которая не поставлена на учет или зарегистрирована неправильно, полагается штраф. Он составляет:
- для ИП — от 1 500 руб. до 3 000 руб.;
- для организации — от 5 000 руб. до 10 000 руб.
РЕГИСТРАЦИЯ КАССЫ В ИФНС
Регистрация кассового аппарата в налоговой инспекции всех популярных производителей ККТ: Атол, Эвотор, Меркурий, Штрих и др. предлагается за 1 день! Низкая цена на одну из важных процедур для работы на кассе в АСЦ «Фиджи Сервис». Регистрация кассы производится по правилам, регламент которых определен 54 ФЗ.
Чтобы наши клиенты понимали, как происходит регистрация ККМ в налоговой инспекции, мы постарались описать этот процесс. Итак, у Вас есть новый кассовый аппарат или фискальный регистратор с режимом онлайн передачи данных. Для того чтобы на кассе можно было начать работать, нужно ее зарегистрировать. Для этого необходимо:
- • зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика на сайте ИФНС, используя ключ ЭЦП (электронную цифровую подпись);
- • занести информацию о кассовом аппарате в ЛК, чтобы регистрация кассы через личный кабинет ИФНС прошла успешно;
- • предоставить заключенный с ОФД договор;
- • получить регистрационный номер на кассу;
- • ввести данные регистрационного номера непосредственно в кассе, тем самым вводя в ККТ с фискальной долговременной памятью кода налогового инспектора;
- • отправить чек регистрации в налоговую инспекцию;
- • получить доступ к карточке регистрации ККТ в личном кабинете ФНС;
- • настроить передачу данных от кассового аппарата в ОФД посредством режима онлайн передачи данных.
Требования к кассовым аппаратам
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.
Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:
- иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
- обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
- обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- эксплуатироваться в фискальном режиме;
- регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- быть исправной;
- обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
- соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
- иметь паспорт установленного образца;
- иметь идентификационный знак установленного образца;
- иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
- иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.