Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок проведения служебного расследования в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для проведения служебного расследования и проверки важно знать, по каким основаниям и в каких случаях они могут быть проведены. Ответственность за проведение таких мероприятий может возложиться на командира или начальника организации.
Основания для проведения служебного расследования и проверки
Основания для проведения служебного расследования и проверки могут быть различными. Кто могут являться основаниями?
- Подозрение на совершение служебного преступления.
- Факт нарушения служебной дисциплины.
- Получение информации о наличии коррупционных действий.
- Получение информации о разглашении конфиденциальных данных.
- Получение информации о нарушении правил безопасности.
Как оформляются результаты расследования?
После проведения расследования на рабочем месте сотрудника возникают вопросы о том, как оформляются результаты расследования. Документирование результатов является важной частью процесса служебного расследования и может включать в себя различные процедуры и документы.
Прежде всего, необходимо понять, что такое исследование производительности и когда оно проводится. Исследование на рабочем месте — это процесс изучения работы сотрудника с целью выявления нарушений трудовой дисциплины или других правил поведения на рабочем месте. Расследование может быть начато работодателем или проводиться по жалобе другого сотрудника или третьей стороны.
Официальное оформление результатов расследования в органах внутренних дел может включать в себя указание цели, времени и причины его проведения, а также выход отчета, в котором указываются факты, обнаруженные в ходе расследования. Результаты исследования также могут быть представлены в виде отчета с подробным описанием процедур и выводов.
Для визуализации результатов исследования производительности можно использовать таблицы или справочники. Это позволит показать нарушения, доказательства и рекомендации по действиям сотрудников. Стандартные результаты исследования должны быть представлены руководству организации для принятия необходимых решений и действий в отношении сотрудника.
Важно отметить, что оформление результатов исследования в органах внутренних дел должно осуществляться в соответствии с установленными политиками и процедурами и с соблюдением прав сотрудников. Результаты исследования должны быть объективными и беспристрастными, основанными на доказательствах и событиях, произошедших в ходе исследования.
Что такое служебное расследование?
Ни закон, ни судебная практика не дают однозначного определения понятию «служебное расследование» или «служебная проверка».
Служебная проверка является частью дисциплинарного процесса. Основное ее назначение — сбор и исследование материалов дисциплинарного проступка, совершенного сотрудником.
В ходе служебного расследования устанавливаются причины совершения правонарушения, степень вины сотрудника и размер причиненного им ущерба.
Служебная проверка — внутреннее мероприятие, проведение которого регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами организации.
Привлечение третьих лиц к проведению расследования (аудиторов, переводчиков, экспертов и т.д.) возможно только с их согласия. Не запрещает закон и направление различных запросов в государственные и муниципальные органы.
Без согласия работника нельзя проверять его на полиграфе (детекторе лжи), обыскивать или досматривать.
После завершения этапа организации проверки, когда нарушение выявлено так же, как и виновник произошедшего, нужно переходить к непосредственному рассмотрению вопроса и принятию решения.
Рассматриваемая процедура предполагает несколько обязательных этапов, к которым относят следующее:
- Созыв комиссии. Об этом руководитель должен вынести приказ. По закону любой из сотрудников может входить в состав комиссии. Однако важно определить причастность иных лиц к выявленному нарушению. Даже если проверка проводится в отношении одного работника, могут быть лица, так или иначе повлиявшие на рассматриваемые обстоятельства. Когда дела касаются ущерба, то в комиссию всегда включают бухгалтера. Кроме того, участие руководителя обязательно.
- Рассмотрение материалов проверки по существу. Прежде чем переходить к практической части, руководитель должен был подготовить сведения о нарушениях. Доказательства, объяснения, характеристики – все это повлияет на вердикт комиссии.
- Принятие решение. Формируется таковое посредством составления акта, где прописывается ход расследования и заключение. Обозначается мера воздействия на сотрудника, если выявлен ущерб, то способ покрытия такового. Заверяется акт подписями членов комиссии и печатью руководителя.
Кто участвует в служебном расследовании
Обычно служебной проверкой занимается служба безопасности и/или подразделение внутреннего аудита. В небольших компаниях эти функции нередко на себя берет кадровая служба. Как уже говорилось выше, для служебного расследования можно привлекать и сторонних специалистов (юристов, бухгалтеров и т.д.). В расследовании должен участвовать непосредственный начальник работника, в отношении которого оно проводится. При этом важно знать, что для объективности проводимой проверки непосредственный начальник не может быть членом специальной комиссии. Это требование касается и руководителей организации, принимающих решения по вынесению дисциплинарного взыскания. Таким образом, в комиссию могут входить сотрудники службы безопасности и персонала, а также профсоюзной организации. Как правило, в ее составе находится не менее трех человек, возглавляемых начальником службы безопасности.
Этап 3. Требование объяснения от работника
Прогул является дисциплинарным проступком, поэтому работодателю для увольнения работника по данному основанию необходимо выполнить все требования ст. 193 ТК РФ, установленные для привлечения к дисциплинарной ответственности. В частности, затребовать от работника объяснение по факту прогула.
Это можно сделать устно, но только в том случае, если сотрудник сразу же предоставил письменное объяснение. Если же он отказался его предоставить или тянет с объяснениями, а уверенности в том, что он сделает это, нет, то необходимо составить письменное требование предоставить письменное объяснение и вручить его работнику под личную подпись (Пример 3).
В принципе, требованние о необходимости дачи объяснения можно вручить работнику, как только он появится на работе. Однако если прогул носит затяжной характер, рекомендуется отправить документ работнику почтой с уведомлением о вручении. Оптимальным вариантом является использование почтово-курьерской службы типа EMS, Pony express, Dimex, DHL, Спецсвязи и т.д. Вместе с тем обратите внимание: требование должно быть вручено под подпись с указанием даты получения его работником. Естественно, почтовая служба составить акт не может, но она сделает отметку об этом на уведомлении о вручении.
Когда работник причинил ущерб
Трудовое законодательство, а конкретнее – ст. 247 ТК России – указывает, что работодатель должен в обязательном порядке провести проверку, чтобы выяснить:
- Сумму ущерба, причиненного работником.
- Причины нанесения этого ущерба.
Данную процедуру, носящую название служебное расследование, Трудовой кодекс предписывает провести до того, как будет принято решение о возмещении нанесенного работником урона. Для ее проведения работодатель своим приказом создает комиссию, в которую обычно входят представители юридической, экономической и кадровой служб организации или предприятия.
В рамках своего расследования созданная комиссия должна выявить определенные моменты, без которых взыскание причиненного работодателю ущерба с сотрудника станет неправомерным.
В итоге идеальный образец служебного расследования в отношении работника должен установить следующие факты:
- считается ли он материально ответственным лицом (ст. 239 ТК РФ);
- были ли действия или бездействие работника, нанесшего урон имуществу работодателя, неправомерными (нарушен ли закон, положения трудового договора, прочие нормативные документы);
- есть ли вина работника в причинении ущерба – неосторожное обращение либо умысел;
- прослеживается ли связь между действиями работника и нанесенным ущербом;
- понес ли работодатель фактический ущерб от проступка работника.
Также см. «Как проводится служебная проверка в отношении работников».
Роль руководства компании в служебном расследовании
Руководство компании, имеющее полномочия по проведению служебного расследования, в соответствии с порядком оформляет запрос на проведение расследования. В этом запросе указывается суть проступка, его последствия и причинители.
Когда административные ресурсы компании оказываются недостаточными для полного расследования, руководитель компании может обратиться к компетентным органам для проведения расследования на основании законодательства РФ.
В случае выявления факта злоупотребления со стороны руководства, вопрос об их привлечении к ответственности рассматривается отдельно в рамках служебного расследования.
Важно отметить, что руководство компании должно предоставить полную поддержку комиссии и обеспечить доступ к необходимой информации и документации для полного и объективного проведения служебного расследования.
Таким образом, руководство компании играет важную роль в проведении служебного расследования, определяя порядок и сроки его проведения, а также принимая меры по привлечению к ответственности лиц, допустивших проступок или злоупотребления на предприятии.
Руководство компании следует строго соблюдать законодательство РФ и внутренние правила предприятия при процедуре проведения служебного расследования, а также устанавливать предупредительные меры для предотвращения возникновения подобных ситуаций в будущем.
Для чего необходимо служебное расследование
Основная задача расследования – не только выяснить и описать сам факт совершения нарушения и установить роль в этом нарушении работника, но и оценить степень, характер и размер причиненного организации ущерба, а также определить меры по привлечению нарушителя к ответственности и выработать эффективные меры профилактики подобных инцидентов.
Ключевые задачи проведения проверки в компании:
- установить сам факт нарушения;
- определить время и детали обстоятельств произошедшего, проанализировать последствия, определить размер ущерба;
- определить круг сотрудников, которые вовлечены в проступок, их роли;
- проанализировать мотивы совершения проступка и дополнительные обстоятельства;
- принять решение о применении мер, установленных законодательством РФ.
Сроки служебного расследования
Законодательных ограничений в сроках проведения служебного расследования нет, однако по закону к работнику можно применить дисциплинарное взыскание или потребовать возмещения ущерба в течение месяца с момента фиксации нарушения. Либо с момента, когда точно определен размер ущерба, нанесенного компании. В этот период не входят больничные, отпуска, время ожидания решений профсоюза.
Если в течение месяца решение о наказании не принято, комиссия может запустить процесс повторной проверки, однако для этого должны быть документально подтвержденные основания, например перенос и задержка сроков ожидания ответа от государственного органа или органов экспертизы. В таком случае срок удержания ущерба отсчитывают от даты последнего решения руководителя, срок давности дисциплинарного нарушения – полгода.
Что включается в акт служебного расследования
Комиссией по проведению служебного расследования должны быть установлены следующие факты:
- причинен ли ущерб компании, имело ли место происшествие или факт нарушения трудовой дисциплины работником
- обстоятельства, при которых это произошло
- последствия произошедшего и причинно-следственная связь между действиями работника (работников) и причиненным ущербом
- чья вина, в чем она выразилась
- обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность (факт нарушения трудовой дисциплины ранее и т.п.)
- вывод комиссии: установлен ли факт нарушения работником своих обязанностей. Вид дисциплинарного взыскания может устанавливаться отдельно приказом руководителя по его усмотрению, а может быть выражен в акте служебного расследования.
Служебное расследование – это серьезная процедура, которая не применяется к мелким дисциплинарным проступкам. Если работник совершил что-либо серьезное возникает необходимость в выяснении всех обстоятельств произошедших событий. Наниматель должен понимать причины и мотивы действий провинившегося сотрудника, чтобы принять в отношении его единственно правильное решение.
Оформление результатов расследования
После получения и обработки все информации по происшествию происходит заседание комиссии. На нем члены должны четко ответить на следующие вопросы:
- Имело ли место нарушение трудовой дисциплины и в чем оно выражается.
- Что послужило причиной проступка.
- Какой характер имели действия виновного лица.
- Какие последствия имел проступок для организации в целом.
- Наличие обстоятельств, которые снимают или облегчают вину.
- Присутствие фактов, отягчающих проступок.
Выяснение этих моментов происходит путем обсуждения. Все тезисы и аргументы фиксируется в протоколе. После окончания дебатов комиссия приступает к составлению заключительного акта, который состоит из трех частей:
- Вводная часть. Она носит описательный характер. В ней описывается сам проступок, время его совершения. Обязательно вносится информация о членах комиссии и их должностях. Указывается основание начала служебного расследования и сроки его проведения.
- Во второй части излагаются действия, которые предпринимали члены комиссии для получения фактов подтверждающих или опровергающих вину сотрудника.
- Заключение. В конце комиссия должна сделать аргументированные выводы.
К акту в обязательном порядке прикладываются все собранные документы. Это могут быть:
- служебные или докладные записки;
- приказы;
- заключение экспертной или ревизионной комиссии;
- инвентаризационные акты;
- и другие документы подтверждающие виновность работника.
Стадия вторая: выяснение юридически значимых обстоятельств
Пределы проведения служебного расследования. Статья 193 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя до применения дисциплинарного взыскания затребовать от работника письменное объяснение. При уклонении работника от получения соответствующего требования работодателя необходимо составить об этом акт. Вполне логичным будет направить требование заказным письмом с описью вложения или телеграммой по месту жительства работника. Если по истечении двух рабочих дней объяснение им не представлено, это расценивается как отказ от содействия в выяснении обстоятельств происшедшего и фиксируется еще одним актом. Формы указанных документов не установлены. Однако рекомендуется, чтобы их подписали все члены комиссии.
В ходе проведения расследования работодатель вправе брать объяснения у работников организации, опрашивать очевидцев произошедшего (с их согласия), проверять внутреннюю документацию, привлекать на договорной основе экспертов (аудиторов, оценщиков и др. специалистов сторонних организаций для дачи профессиональных заключений); проводить инвентаризацию имущества, отбирать пробы, производить замеры с использованием технических средств; направлять запросы в государственные органы, учреждения и прочие организации.
Следует особо подчеркнуть, что работодатель может получать сведения и документацию от третьих лиц только на добровольной основе. У него нет права проводить обыск, личный досмотр, допросы или требовать от работников прохождения проверки с применением полиграфа.
Доказательства прогула. Практика показывает, что факт прогула следует фиксировать актом об отсутствии лица на рабочем месте, который составляется каждый день отдельным документом с первого дня его невыхода на работу. Дополнительными доказательствами данного нарушения трудовой дисциплины могут служить: факт отсутствия подписи работника в журнале учета на пропускном пункте; информация в электронной системе контроля доступа персонала; докладные записки сослуживцев и непосредственного начальника этого лица и т. д.
Если работник не появляется второй день подряд, необходимо заказным письмом с описью вложения или телеграммой по месту жительства работника направить ему требование явиться на работу и представить объяснение своего поведения.
Срок для дачи объяснений рекомендуется отсчитывать с даты получения письма (телеграммы) адресатом. Также следует учитывать, что по уважительным причинам он может не доехать до работы и направить свои объяснения письмом, а на это потребуется еще несколько дней.
Когда имеется подтверждение, что корреспонденция не была получена, работодатель вправе предпринять дополнительные меры по поиску работника и выяснению причин его отсутствия: например, обратиться с заявлением о розыске в милицию и (или) направить запросы в больницы. И хотя действующее законодательство не обязывает работодателя совершать подобные действия, нельзя забывать, что если причины отсутствия суд впоследствии признает уважительными, работник будет восстановлен в должности и работодатель понесет убытки в виде денежных компенсаций сотруднику за все время его отсутствия на работе.
Доказательства материального ущерба. Чтобы определить размер и характер причиненного ущерба, на основании приказа руководителя организации специальной комиссией проводится инвентаризация имущества. Согласно ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризации обязательно при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества. До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками установление причин его возникновения и его размера обязательно.
В соответствии со ст. 246 ТК РФ при утрате и порче имущества размер ущерба определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день его причинения. В то же время он не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета за минусом амортизационных отчислений. Поэтому работодатели часто привлекают независимого оценщика либо, для экономии своих расходов, определяют размер ущерба по балансовой стоимости имущества.
Доказательства злоупотребления полномочиями. Злоупотреблением может быть признано издание дискриминационных приказов, заключение заведомо невыгодных сделок, нерациональное распоряжение имуществом, неправомерное расходование средств организации, принятие на работу лиц, не исполняющих трудовых обязанностей, получение кредитов на невыгодных условиях и другие действия, совершенные из соображений личной заинтересованности. При этом невыгодными сделками являются сделки на условиях, значительно хуже аналогичных, заключенных при сравнимых обстоятельствах (с подобными товарами, работами или услугами). С целью выявления фактов такого поведения возможно проведение аудиторской проверки или привлечение на договорной основе независимого оценщика (для установления, например, обоснованности отпуска товаров, передачи в аренду имущества по заниженным ценам и т.п.). Решение об аудиторской проверке принимается общим собранием участников (акционеров) юридического лица (для ООО, АО) с целью подтверждения правильности бухгалтерской документации, финансовой отчетности, а также состояния текущих дел организации.
Позиция суда. 4 Виновные действия работника могут носить как систематический характер, так и быть однократным, но грубым нарушением. В частности, в акте о результатах служебного расследования были указаны причины, способствующие возникновению недостачи: работник брал товары для личных нужд без оформления покупки через бухгалтерию; товар отдавал клиентам в долг без оформления документов; допускал факты присвоения денежных средств от продажи товаров без оформления через кассовый аппарат; в нарушение кассовой дисциплины присваивал излишки денежных средств из кассы зала, при этом часть из них распределял между своими подчиненными; не обеспечивал контроль за режимом их работы; отчеты о приходе и расходе (движении) товаров подписывал без необходимой проверки. В документе содержался вывод о том, что увеличению недостачи товарно-материальных ценностей способствовало халатное отношение истца к исполнению должностных обязанностей. Дополнительными доказательствами стали показания свидетелей. Если в действиях работника содержатся признаки, предусмотренные ст. 201 Уголовного кодекса, — использование лицом, выполняющим управленческие функции, своих полномочий вопреки законным интересам своего работодателя и в целях извлечения выгод и преимуществ для себя или других лиц, — значит, есть основание для привлечения его к уголовной ответственности. Поэтому материалы служебного расследования совместно с заявлением о возбуждении уголовного дела можно передать в следственные органы. В случае причинения вреда интересам коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным предприятием, уголовное преследование осуществляется в том числе с ее согласия, т. е. без специального от нее заявления.
Чем занимается комиссия?
По Трудовому кодексу, служебное расследование должно проводиться только членами комиссии, которые были выбраны руководителем фирмы. Данный коллегиальный орган занимается решением следующих задач:
- выявление всех обстоятельств, которые привели к тому или иному событию;
- определение места и времени совершения правонарушения работником фирмы;
- обнаружение способа нарушения трудового распорядка организации;
- расчет размера ущерба, нанесенного компании работником предприятия;
- установление всех лиц, которые являются виновниками конкретного события;
- подготовка доказательств вины граждан, а также установление ее степени для каждого сотрудника предприятия, если имеется несколько виновников;
- выявление причин, способствующих такому нарушение;
- подготовка и хранение документов, имеющих отношение к этому расследованию;
- запрос у работника объяснительной.
Допускается формировать комиссию даже при условии, что фактически компании не был нанесен материальный ущерб. В маленьких фирмах такой коллегиальный орган не действует постоянно, поэтому его работа возобновляется только при возникновении соответствующей необходимости для проведения служебного расследования в отношении работника. Образец акта о проведенной проверке может разрабатываться каждым предприятием самостоятельно, после чего бланк закрепляется в учетной документации.
Сроки, в которые проводится служебное расследование
Служебные расследования и проверки должны быть закрыты до того, как закончится срок наличия возможности привлечь сотрудника к ответственности. Поэтому начать само расследование необходимо не позднее двух недель с того момента, как нарушение было выявлено. А заканчивать расследование необходимо не позднее чем через месяц с момента инициации расследования.
Важно! В период, когда проводится служебная проверка, не включены те временные промежутки, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте, например, был в командировке или отпуске. Также не учитываются и периоды временной нетрудоспособности, когда сотрудник был на больничном.
Если произошла такая ситуация, и сотрудник отсутствует на рабочем месте, тогда расследование следует приостановить. В случае приостановления расследования, сотруднику, который его проводит, необходимо сделать рапорт о сложившейся ситуации и причинах остановки.
Но, несмотря на время остановки расследования, оно не может длиться дольше, чем полгода, в таком случае оно просто завершается безрезультатно.