Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: перерасчет при отзыве сотрудника из отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выплата отпускных составляет важную часть расчета зарплаты сотрудника. Отпускные начисляются за время отпуска, который может быть как текущем, так и следующем месяце. Но как пересчитать и отразить их в учете?
Отражение выплат отпускных в учете
- Если отпуск начался в текущем месяце, отпускные начисляются на этом месяце и отражаются на следующем, когда заработная плата выплачивается за этот месяц.
- Если же отпуск начался в следующем месяце, отпускные начисляются на том месяце, на который приходится начисление по зарплате за время отпуска.
Важно учитывать нюансы при расчете отпускных:
- В заработной плате должны быть учтены вычеты на НДФЛ.
- Если сотрудник получил аванс перед отпуском, при расчете отпускных нужно учесть этот аванс.
- Если на условный месяц, за который начисляются отпускные, был начислен какой-то дополнительный доход, например, премия, нужно также учитывать его при расчете.
Как сделать перерасчет
Нет необходимости получать согласие на перерасчет отпускных в связи с отзывом из отпуска от сотрудника. Работодатель обязан самостоятельно пересчитать сумму отпускных выплат, исходя из фактического времени отдыха работника. А излишне выплаченные суммы за неиспользованные дни отдыха учесть при следующей выплате зарплаты.
Если выплата отпускных и отзыв произошли в одном периоде, то необходимо пересчитать выплату с учетом новой даты окончания и зачесть переплату в счет зарплаты за текущий месяц.
Чтобы сделать перерасчет отпуска после отзыва сотрудника в другом периоде, отсторнируйте ранее начисленную сумму выплаты за отдых, НДФЛ и страховые взносы с них. После сделайте новый расчет, используя тот же средний заработок. Переплату учтите при следующей выплате заработной платы. При исправлении в следующем налоговом периоде нет необходимости формировать и сдавать уточненную отчетность. Так как необходимость отзыва возникла сейчас, то это не ошибка, и все изменения учитываются в текущем периоде.
Как определить расчетный период
За расчетный период берут 12 месяцев, предшествующих наступающему месяцу ухода в официальный отпуск.
Если период для расчета составляет меньше 12 месяцев, то расчет исчисляется по фактически отработанному времени на предприятии.
В случае, если начало отпуска совпадает с месяцем трудоустройства, то в расчёт тоже принимается по факту отработанное время.
Если сотрудник по месту работы в период расчетных 12 месяцев, по официальным причинам не получал зарплату, в качестве расчетного периода всё равно берутся только последние месяцы, за которые была зарплата.
Как увеличить отпускные
Если вы работаете на окладе, каждый месяц вам начисляется одинаковая зарплата. Но есть «дорогие» месяцы — с большим количеством праздников и выходных, когда дни стоят дороже (за меньшее количество рабочих дней вы получаете ту же зарплату). В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что вы можете потерять в зарплате.
«Пусть ваш оклад с надбавками составляет 100 тыс. руб. График работы совпадает с производственным календарем при пятидневной неделе. В январе 2023-го по производственному календарю 17 рабочих дней. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 5882,35 руб. В августе 2023 года 23 рабочих дня. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 3225,81 руб. Другими словами, пропустив только один день в январе (по болезни, в отпуске или по другим причинам), вы в январе недополучите на 2656,54 руб. больше, чем если бы это произошло в августе».
Как пересчитать отпускные в связи с переносом отпуска
Необходимо ли будет пересчитывать отпускные при переносе, зависит от того, на какой срок сдвигается период отдыха. Если даты начала отпуска до его переноса и после относятся к одному месяцу, то пересчитывать отпускные не придется. Но если перенесенный отпуск состоится гораздо позже, то поменяется расчетный период для определения среднего заработка для расчета отпускных. А значит, сумма подлежит пересчету.
ВАЖНО! К сожалению, законодатели не рассмотрели случаи возврата отпускных в Трудовом кодексе. Ст. 137 ТК РФ предусматривает возможность удержания излишне выплаченных отпускных лишь при увольнении. Поэтому не рекомендуется зачитывать выплаченные отпускные за неиспользованные дни в счет заработной платы или пособия по нетрудоспособности. Сделать это можно, только получив письменное согласие сотрудника.
Читайте о том, как удержать отпускные, в статье «Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении».
Пересчитать отпускные придется и в случае, если неотгулянный отпуск будет присоединен к другому периоду отдыха по графику отпусков или, наоборот, разделен на части. Изменится продолжительность, значит, поменяется и сумма начисленных отпускных.
Пример
Сотрудник заболел перед плановым отпуском, даты которого приходились на период с 1 по 20 февраля 2020 года (20 календарных дней). Было принято решение перенести отпуск на более поздние даты. К моменту начала болезни отпускные уже были выплачены. Расчет их был произведен следующим образом:
За расчетный период с февраля 2019 года по январь 2020 года среднедневной заработок составил 1 150 руб., сумма отпускных начислена в размере 1 150 × 20 = 23 000 руб. За минусом НДФЛ на руки сотрудник получил 20 010 руб.
Если сотрудник по согласованию с работодателем принимает решение перенести отпуск на период с 13 февраля по 5 марта 2020 года (23 февраля — праздничный день — не учитывается), то продолжительность отпуска не меняется, также не меняется и расчетный период. Сумма отпускных не пересчитывается.
Если отпуск переносится на период с 1 по 20 апреля, то расчетный период изменится. Соответственно, может измениться и величина среднего заработка. Например, при среднем заработке за расчетный период с апреля 2019 года по март 2020 года в размере 1 170 руб. отпускные составят 1 170 × 20 = 23 400 руб. За минусом НДФЛ необходимо будет доплатить сотруднику 348 руб.
Перерасчет отпускных нужно показать в расчете 6-НДФЛ. Порядок заполнения отчета разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите материал.
Как пересчитать отпускные в связи с продлением отпуска
Если из-за больничного сотрудник заявляет о желаемом продлении отпуска, то причин для пересчета отпускных не возникает. Основанием для продления отпуска является предоставленный листок нетрудоспособности. Отпуск не разрывается на период больничного, поэтому расчетный период остается одним и тем же, даже если во время отпуска наступит другой месяц.
ВАЖНО! Больничный оплачивается за все календарные дни болезни, включая праздничные дни. Но при оплате отпуска праздники не учитываются. В случае попадания праздников на период больничного продление отпуска будет сделано все равно только на то количество дней отпуска, которые «потерялись» из-за болезни. Общее количество отпускных дней измениться не должно.
Пример
Сотрудник в рамках утвержденного графика отпусков уходит в отпуск с 27 апреля по 12 мая. Продолжительность такого отпуска составит 14 календарных дней, т. к. 1 и 9 мая являются праздничными днями, не учитываемыми для расчета отпуска. На отдыхе сотрудник заболел, и ему был выдан больничный лист на период с 5 по 10 мая. На время болезни приходится один праздничный день — 9 мая. А это значит, что, несмотря на то, что по больничному листу оплачено будет 6 дней, отпуск будет продлен только на пять. То есть отпускными будут считаться 7 дней — с 27 апреля по 4 мая (1 мая не учитывается) и 7 дней — с 11 по 17 мая. К работе необходимо будет приступить 18 мая. Оснований для пересчета отпускных не возникнет.
Продлевать ли отпуск, если сотрудник во время отпуска ухаживал за больным ребенком и принес больничный узнайте в экспертном мнении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Типовой ситуации.
Приказ о перерасчете заработной платы
Унифицированной формы приказа о перерасчете в большую сторону не имеется, но стандартно в таком документе содержится:
- название организации, если приказ оформляется не на фирменном бланке;
- дата и номер приказа;
- краткое изложение ситуации, основание издания приказа;
- поручение бухгалтеру или другому ответственному лицу совершить перерасчет;
- Ф. И. О. генерального директора, его подпись.
Если перерасчет производится в меньшую сторону, нужно обратить внимание на следующие моменты:
- Уменьшать размер зарплаты можно только в строго определенных законом ситуациях.
- Уменьшение зарплаты совершается путем удержаний за неотработанный аванс, командировочные, дни отпуска, по причине счетной ошибки (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
- Должно быть получено письменное согласие работника на удержания из зарплаты.
- Если по вине работника произошло невыполнение нормы труда или простой, сначала должно быть получено заключение комиссии по трудовым спорам, которым подтверждаются эти факты.
- Если на предприятии планируются организационные мероприятия, вследствие чего ЗП будет уменьшена, то за 2 месяца до их начала должно быть проведено уведомление всех работников со сбором их подписей.
Перерасчет заработной платы и отпускных при отзыве из отпуска
Как правильно сделать перерасчет заработной платы и отпускных, если работника вызвали из ежегодного отпуска?
При отзыве сотрудника из отпуска отпускные, которые ему начислили ранее, нужно пересчитать.
Порядок пересчета следующий. Из общей суммы отпускных нужно вычесть отпускные, приходящиеся на дни, которые сотрудник не успел «отгулять». За те дни, которые сотрудник отработал вместо отпуска, начислите ему зарплату в общем порядке.
Позже, когда сотрудник решит использовать оставшиеся дни отпуска, средний заработок для их оплаты рассчитайте заново (ст. 139 ТК РФ, п. 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).
В бухучете излишне начисленные отпускные сторнируйте. Исправления сделайте в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска (п. 18 ПБУ 10/99, п. 2 Инструкции к Единому Плану счетов № 157н).
Часть отпускных за неиспользованные дни отпуска сотрудник должен вернуть.
Обратите внимание
Удержать излишне выплаченные отпускные по своей инициативе организация не может. В статье 137Трудового кодекса РФ такого основания для удержания нет.
- Следовательно, организация может только: – договориться с сотрудником, что он вернет деньги в кассу; – оформить излишне выплаченные отпускные как аванс под будущую зарплату;
- – удержать излишне выплаченные отпускные из зарплаты сотрудника по его инициативе (по его заявлению).
- В любом случае сотрудник должен быть согласен на возврат (удержание).
- Пример перерасчета отпускных приведен в Рекомендации №2
- Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».
- 1.Рекомендация:Как отозвать сотрудника из отпуска
- Основания для отзыва
Работодатель может отозвать сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Например, такая необходимость может возникнуть, если: – в организации проводится инвентаризация и присутствие материально-ответственного лица обязательно; – в организации проводится выездная налоговая проверка, в течение которой главному бухгалтеру придется быть на рабочем месте;
– системного администратора вызывают из отпуска в связи с неполадками компьютерных сетей и т. п.
Обязательное условие для оформления отзыва из отпуска – согласие сотрудника вернуться на работу. Если сотрудник не согласен на отзыв, прерывать отпуск запрещается. Это следует из части 2 статьи 125 Трудового кодекса РФ. Отказ сотрудника выйти на работу не является нарушением трудовой дисциплины (п. 37 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).
При получении согласия сотрудника на отзыв из отпуска работодателю нужно издать приказ на отзыв. Типовой формы этого приказа в законодательстве нет. Его можно составить в произвольной форме.
- Компенсация остатка отпуска
- При отзыве сотруднику обязательно компенсировать ту часть отпуска, которая осталась неиспользованной. В данном случае сотрудник может выбрать: – использовать эту часть отпуска в любое удобное для него время в текущем году;
- – присоединить неиспользованную часть отпуска к отпуску за следующий год.
- Об этом говорится в части 2 статьи 125 Трудового кодекса РФ.
Сведения об отзыве сотрудника из отпуска и о перенесении отпуска на другое время отразите в графике отпусков по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или по самостоятельно разработанной форме.
Если же работодатель не компенсирует остаток неотгулянных дней, это будет являться нарушением прав работника. За такие действия предусмотрена административная ответственность.
Ситуация: как оформить возврат отпускных при отзыве сотрудника из отпуска
Используйте вариант, с которым согласится сотрудник.
Отпускные за весь отпуск выплачиваются сотруднику за три дня до начала отпуска (т. е. до того, как выяснится, что сотрудник досрочно вернется на работу). Об этом сказано в части 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ.
Часть отпускных за неиспользованные дни отпуска сотрудник должен вернуть.
Обратите внимание
Удержать излишне выплаченные отпускные по своей инициативе организация не может. В статье 137Трудового кодекса РФ такого основания для удержания нет.
Порядок пересчета следующий. Из общей суммы отпускных нужно вычесть отпускные, приходящиеся на дни, которые сотрудник не успел «отгулять». За те дни, которые сотрудник отработал вместо отпуска, начислите ему зарплату в общем порядке.
Позже, когда сотрудник решит использовать оставшиеся дни отпуска, средний заработок для их оплаты рассчитайте заново (ст. 139 ТК РФ, п. 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).
В бухучете излишне начисленные отпускные сторнируйте. Исправления сделайте в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска (п. 18 ПБУ 10/99, п. 2 Инструкции к Единому Плану счетов № 157н).
Пример пересчета отпускных. Сотрудник отозван из отпуска в месяце его начала
Главному бухгалтеру организации А.С. Глебовой был предоставлен основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней – с 10 по 23 августа 2015 года. Оклад Глебовой – 25 000 руб. Средний дневной заработок Глебовой (для расчета отпускных) – 850 руб.
Глебовой начислены отпускные в сумме: 850 руб./дн. × 14 дн. = 11 900 руб.
Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет.
НДФЛ, рассчитанный с отпускных, составил: 11 900 руб. × 13% = 1547 руб.
За пять дней до начала отпуска (6 июля) сотруднице выплатили отпускные в сумме: 11 900 руб. – 1547 руб. = 10 353 руб.
В этот же день НДФЛ с отпускных был перечислен в бюджет.
В связи с производственной необходимостью (проведением в организации выездной налоговой проверки) 17 августа сотрудница была отозвана из отпуска. Выйти на работу она согласилась.
В связи с отзывом из отпуска бухгалтер пересчитал отпускные, исходя из того, что фактически Глебова была в отпуске 7 дней (с 10 по 16 августа): 850 руб./дн. × 7 дн. = 5950 руб.
НДФЛ с отпускных составил: 5950 руб. × 13% = 774 руб.
Важно
Сотруднице были излишне выплачены отпускные в сумме: 10 353 руб. – (5950 руб. – 774 руб.) = 5177 руб.
Переплата по НДФЛ составила: 1547 руб. – 774 руб. = 773 руб.
Всего за август Глебовой были начислены отпускные в сумме 5950 руб. и зарплата за отработанные дни с 1 по 9 августа и с 17 по 31 августа 2015 года (16 рабочих дней). В августе 2015 года – 21 рабочий день. Зарплата сотрудницы равна: 25 000 руб. : 21 дн. × 16 дн. = 19 047,62 руб.
За август 2015 года Глебовой было начислено: 19 047,62 руб. + 5950 руб. = 24 997,62 руб.
Ранее ей уже были выплачены отпускные в сумме 10 353 руб. (в т. ч. и излишне начисленные). Таким образом, сумма, причитающаяся к выплате за август, равна: 24 997,62 руб. – (24 997,62 руб. × 13%) – 10 353 руб. = 11 394,62 руб.
НДФЛ, рассчитанный по итогам месяца, составил: 24 997,62 руб. × 13% = 3250 руб.
НДФЛ в сумме 1547 руб. уже был перечислен в бюджет в день выплаты отпускных. На эту сумму бухгалтер уменьшил НДФЛ, подлежащий удержанию по итогам августа 2015 года. По итогам августа в бюджет был перечислен НДФЛ в сумме: 3250 руб. – 1547 руб. = 1703 руб.
Порядок пересчета налогов и взносов
В связи с отзывом сотрудника из отпуска возникает необходимость пересчитать начисленные налоги. Какие именно – зависит от того, когда сотрудника отозвали из отпуска: в том месяце, когда отпуск начался, или в следующем.
Если сотрудника отозвали из отпуска в том же месяце, в котором отпуск начался, как правило, нужно пересчитать только удержанный НДФЛ.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний рассчитайте в конце месяца исходя из отпускных за фактически использованные дни отпуска (ч. 3 ст.
Совет
15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Ситуация: какие налоги и взносы нужно пересчитать, если сотрудник отозван из отпуска в месяце, следующем за месяцем начала отпуска (в рамках одного календарного года). Организация применяет общую систему налогообложения
Если сотрудника отозвали из отпуска в месяце, следующем за тем, в котором отпуск начался, из-за перерасчета отпускных может измениться сумма:
- НДФЛ;
- взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
- налога на прибыль.
Это связано с тем, что по переходящему отпуску НДФЛ, страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляют (удерживают) в месяце начала отпуска.
Итак, при выплате отпускных (в т. ч. и за неиспользованные дни отпуска) с них был удержан и уплачен в бюджет НДФЛ.
Поэтому НДФЛ к уплате в бюджет по итогам того месяца, когда сотрудника отозвали из отпуска, рассчитайте с зачетом налога, удержанного с отпускных за неиспользованные дни отпуска. Поступить так позволяют положения пунктов 2 и 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, начисленным с доходов сотрудника, и сторнированным НДФЛ, ранее удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных.
Впоследствии, заполняя форму 2-НДФЛ за текущий год, отразите сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска.
Сделайте это в том месяце, когда отпускные были выплачены. То есть излишне начисленные отпускные за неиспользованные дни отпуска в форме 2-НДФЛ не отражайте.
Аналогичные выводы следуют из письма ФНС России от 24 октября 2013 г. № БС-4-11/19079О.
Обратите внимание
Зарплату сотрудника за месяц, когда он вынужденно вернулся из отпуска, начислите за фактически отработанное время (в т. ч. и за дни, когда он работал вместо отпуска). Выдайте ее за вычетом излишне начисленных отпускных. А вот в форме 2-НДФЛ эту зарплату отразите в фактически начисленной сумме, без уменьшения на сумму удержанных отпускных.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование пересчитайте в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска. Уточненные расчеты не сдавайте.
Это связано с тем, что обстоятельство, вызвавшее необходимость пересчета, возникло в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска, а не в прошлых периодах. Поэтому пересчитывать взносы, а следовательно, и подавать уточненные расчеты за предыдущие периоды не нужно.
Такой порядок следует из положенийчасти 1 статьи 11, статьи 17 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 28 мая 2010 г. № 1376-19.
В отношении налога на прибыль при отзыве сотрудника из отпуска может возникнуть только недоимка.
Пересчитать налог на прибыль придется:
- при методе начисления – из-за изменения суммы начисленных страховых взносов, включенных в состав расходов в прошлом месяце;
- при кассовом методе – из-за изменения суммы выплаченных отпускных и перечисленных в бюджет страховых взносов, включенных в состав расходов в прошлом месяце.
При этом однозначного ответа на вопрос о необходимости подать уточненные декларации по этому налогу законодательство не содержит.
По общему правилу, если допущенная ошибка (искажение) привела к занижению налоговой базы, необходимо пересчитать налог за прошлый отчетный (налоговый) период и подать уточненную налоговую декларацию. Такой порядок следует из пункта 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ.
Однако корректировка налога на прибыль в связи с досрочным отзывом сотрудника из отпуска не является исправлением ошибки. Поэтому проводить пересчеты, а следовательно, и подавать уточненную декларацию за прошлые периоды не нужно (п. 1 ст. 54 НК РФ).
Когда оплату нужно пересчитать?
Вопрос о перерасчете может возникнуть при возникновении определенных обстоятельств, меняющих исходные данные для расчета, а также совершение ошибок при начислении отпускных. Неправильный порядок исчисления приводит к тому, что сотрудник получает меньше или больше денежных средств.
Общий порядок начисления оплаты за ежегодный отпуск предусматривает, что средняя зарплата для отпускных рассчитывается за последние двенадцать месяцев путем деления общего дохода за этот срок на сумму отработанных дней.
Существуют случаи, когда необходимо сделать пересчет выплат по разным причинам, которые иногда не зависят от работодателя.
Как правило, вопрос о пересчете возникает в следующих случаях:
- выплата годовой премии в следующем месяце;
- изменение окладов;
- отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска;
- болезнь работника при нахождении его на отдыхе;
- увольнение сотрудника;
- счетная ошибка.
Если работник сам выяснил, что отпускные ему были начислены неправильно, либо бухгалтер заметил совершенную ошибку, то нужно произвести перерасчет без заявления трудящегося.
Остальные случаи на предмет необходимости перерасчета выплаченной за отпуск суммы рассмотрим подробнее ниже.
Рассчитать отпускные в онлайн калькуляторе можно здесь.
О весьма непростых ситуациях отпускных
Как известно, большинство работников любой организации предпочитают уходить в отпуск именно в летний период. Понятно, что это значительно прибавляет работы бухгалтеру. Однако расчет и налогообложение отпускных, как правило, дело не совсем стандартное. Зачастую бухгалтер сталкивается с весьма непростыми ситуациями, над которыми приходится серьезно поломать голову. О них и поговорим.
Начнем с так называемого переходящего отпуска. Согласно трудовому законодательству во время нахождения сотрудника в отпуске за ним сохраняется место работы и средний заработок1. Этот средний заработок и составляет сумму отпускных, которые работодатель имеет право отразить в налоговом учете в составе расходов на оплату труда2.
С отнесением на расходы выплат по отпуску, приходящемуся на один отчетный период, вопросов у бухгалтера обычно не возникает.
А вот как списать затраты по отпуску, который начался в одном, а закончился в другом отчетном периоде? Именно этот вопрос зачастую волнует бухгалтеров компаний, определяющих налог на прибыль по методу начисления.
Минфин России предписывает действовать в этой ситуации следующим образом. При определении «прибыльной» базы сумму отпускных следует включить в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период3. То есть расходы по переходящему отпуску нужно распределять на отчетные периоды.
Однако, по нашему мнению, такую позицию нельзя признать бесспорной. Дело в том, что расходы на оплату труда признаются в качестве расхода ежемесячно, исходя из начисленных в соответствии со статьей 255 Налогового кодекса сумм4.
Отпускные же начисляются и выплачиваются работодателем до наступления отпуска, причем единовременно. А раз так, то и признавать эти суммы в налоговых расходах можно сразу. Данный вывод подтверждают и некоторые арбитражные судьи5.
Правда, по этому вопросу можно найти и противоположные судебные решения6).
Как именно поступить в подобной ситуации — решать вам. Если компания хочет избежать налоговых рисков, расходы нужно учитывать пропорционально дням, приходящимся на разные отчетные периоды. Но если бухгалтер решит рискнуть и спишет подобные расходы единовременно (без распределения), то, на наш взгляд, у него есть неплохие шансы доказать правомерность своих действий в суде.
Теперь поговорим о зарплатных налогах, с которыми также могут возникнуть определенные проблемы при переходящем отпуске. Начнем с налога на доходы физических лиц. В какой момент организация должна уплатить его по отпускным? Для ответа на этот вопрос обратимся к статье 223 Налогового кодекса.
- Для расчета отпускных количество дней отпуска умножается на средний дневной заработок.
- В базу для расчета отпускных включается зарплата за отработанные дни и иные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. Премии и повышение зарплаты учитываются в особом порядке, а больничные, матпомощь и другие выплаты за неотработанные дни в расчете отпускных не участвуют.
- Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
- Нерабочие оплачиваемые дни в связи с коронавирусом и выплаты за них не учитываются при расчете «отпускного» среднего заработка, если сотрудник в эти дни не работал.
- Выплаченные отпускные необходимо пересчитать и доплатить недостающую сумму сотруднику, если их размер оказался заниженным в результате счетной ошибки или иных событий (изменения окладов, выплаты годовой премии и т. д.).
ОШИБКИ В РАСЧЕТЕ ОТПУСКНЫХ
Такие ошибки опасны спорами не только с сотрудниками. Если занизить выплату, возможен штраф трудовой инспекции. А налоговики при проверке доначислят налог на прибыль, если организация завысила сумму отпускных или отразила их не в том месяце. Необходимо своевременно исправить ошибку. Если налоговики найдут ошибку в декларации по налогу на прибыль за год, по единому налогу при УСН, они вправе начислить и пени, и штраф.
Распространенные ошибки в налоговом учете:
1. Организация учла отпускные в месяце выдачи. Отпускные нужно включать в расходы в том месяце, к которому относится отпуск. Например, если выдача отпускных произошла в конце июня, а отпуск начинается с 1 июля (начало 3-го квартала), оплату отпуска нужно учесть в июльских расходах.
2. Работнику выдали лишние отпускные. Во-первых, их нужно исключить из расходов. Во-вторых, установить причину переплаты (неправильно определили отпускной стаж, включили в средний заработок лишние выплаты). Переплата удерживается только с письменного согласия отпускника.
ПАМЯТКА: Удержать излишне выплаченные отпускные можно в одном случае – если ошибка возникла из-за «арифметики». Это установлено ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Есть и письмо Роструда от 01.10.2012 №1286-6-1.
3. Работник отгулял отпуск авансом. Это позволяет сделать норма ч. 2,4 ст. 122 ТК РФ. При увольнении организация вправе удержать лишние отпускные, но не более 20% от выплачиваемой при увольнении зарплаты. Оставшийся долг работник может вернуть только добровольно. Удержанные суммы следует включить в доходы. А оставшийся долг включает ся в доходы либо на день, когда работник вернул их добровольно, либо в день увольнения, независимо от того, воз- вращены деньги или нет. Рекомендации были даны Минфином России.
4. В расчете отпускных учтено вознаграждение по договору подряда. Эта выплата не входит в оплату труда организации (п. 2 Положения №922).
5. Произведен пересчет зарплаты за неполное рабочее время на полное. В результате сумма отпускных завышается. Если сотрудник в расчетном периоде работал в режиме неполного рабочего дня, то при расчете отпускных зарплата учитывается «по факту». Пересчитывать учитываемые выплаты не нужно (п.12 Положения №922).
6. В расчете учтена индексация зарплаты одному сотруднику. При расчете отпускных сумм учитывается индексация зарплаты, если она касается всех работников организации или подразделения (п. 16 Положения №922). Повышение зарплаты одному сотруднику не учитывается.
7. Произведена доплата отпускных с учетом квартальной премии, которую начислили после отпуска. Отпускные пересчитывают и доплачивают, только если сотруднику начислили годовую премию за прошлый год, например, в 2017 году за 2016 год (п. 15 Положения №922). Квартальные премии, начисленные в пределах расчетного периода учитываются при расчете отпускных. Если квартальную премию начислили после отпуска или до ухода в отпуск, но после окончания расчетного периода, отпускные не пересчитывают и не доплачивают (п. 15 Положения № 922).
8. Переходящие отпускные признаны в месяце начисления. Мнение Минфина России не изменилось (письмо от 25.10.2016 №03-03-06/2/62147). Если отпуск начался в одном квартале и закончится в следующем, необходимо разделить общую сумму отпускных между периодами пропорционально дням отдыха. В расходы включить ту сумму, которая относится к этому кварталу.
ПАМЯТКА: У ФНС России противоположное мнение. Она не против признавать расходы по переходящему отпуску единовременно в месяце, когда организация начислила отпускные (письмо от 06.03.2015 №7-3-04/614). Это единственное письмо ФНС не включила в перечень разъяснений на своем сайте, которые обязательны для налоговиков на местах. Разъяснения Минфина и ФНС противоречивы. Поэтому следует прописать выбранный вариант в учетной политике для целей налогообложения. Однако риски сохраняются
9. Страховые взносы с переходящих отпускных распределили между месяцами. Страховые взносы с переходящих отпускных не нужно распределять между кварталами, на которые пришелся отпуск. Сумму взносов следует учесть в налоговых расходах на дату начисления (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Оплата работнику вызванному из отпуска по производственной необходимости.
Частью 2 ст. 125 ТК РФ предусмотрено, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Привлечение работников к работе в выходные дни производится по письменному распоряжению работодателя, с письменного согласия работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, за исключением случаев, предусмотренных ч. 3, 4, 6 ст. 113 ТК РФ, когда привлечение работников к работе в выходные дни допускается без согласия последних (ч. 2, 5, 8 ст. 113 ТК РФ).
Кроме того, по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха, который не подлежит оплате, а работа в выходной день оплачивается в одинарном размере (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).
Таким образом, при отзыве работника из отпуска в выходной день необходимо:
— произвести перерасчет отпускных из расчета фактического количества дней использованной части отпуска;
— произвести расчет заработной платы за работу в выходной день не менее чем в двойном размере либо предоставить другой день отдыха и оплатить этот день в одинарном размере.
Перерасчет в документах отклонений (больничный и отпуск)
Следует обратить внимание, что для использования основного ежегодного отпуска и отпуска по уходу за ребенком никакие дополнительные настройки производить не надо – эти отпуска заданы в программе автоматически.
Сразу замечу, что похожий принцип учета наблюдается и для случая болезни сотрудника во время отпуска (когда в больничном сторнируются дни отпуска).
Рабочий год (или годы), за который предоставляется отпуск сотруднику, заполняется программой автоматически на основании данных о накопившемся остатке отпуска по сотруднику на дату начала отпуска.
Сразу замечу, что похожий принцип учета наблюдается и для случая болезни сотрудника во время отпуска (когда в больничном сторнируются дни отпуска).
Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в феврале за период с 25.02.19 по 11.03.19. К дате начала отпуска сотрудник не израсходовал отпуск за рабочий год 14.01.18 – 13.01.19 (остаток за этот период 28 дней), также к 25.02.19 накопилось 2,33 дня за рабочий год 14.01.19 – 13.01.20.
Если мы посмотрим расчет среднего заработка, то увидим, что заработная плата за сентябрь в него не вошла.
Информация о продлениях отпуска отражается на новой закладке «Продления, переносы, отзывы» документа-исправления.
Налогообложение отпускных и компенсационных выплат
В соответствии с Налоговым кодексом РК, законами РК «О пенсионном обеспечении», «Об обязательном социальном страховании», «Об обязательном социальном медицинском страховании», суммы начисленных отпускных облагаются индивидуальным подоходным налогом (ИПН), социальным налогом (СН), с них уплачиваются обязательные пенсионные взносы (ОПВ), социальные отчисления (СО) и отчисления в фонд медстрахования (ОСМС).
С компенсационных выплат за неиспользованный трудовой отпуск работодатель также перечисляет ОПВ, СО, ОСМС и уплачивает ИПН и СН.
Шпаргалка по начислению зарплаты, отпускных и больничных
Общий порядок начисления оплаты за ежегодный отпуск предусматривает, что средняя зарплата для отпускных рассчитывается за последние двенадцать месяцев путем деления общего дохода за этот срок на сумму отработанных дней. Существуют случаи, когда необходимо сделать пересчет выплат по разным причинам, которые иногда не зависят от работодателя.
Как правило, вопрос о пересчете возникает в следующих случаях:
- выплата годовой премии в следующем месяце;
- изменение окладов;
- отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска;
- болезнь работника при нахождении его на отдыхе;
- увольнение сотрудника;
- счетная ошибка.