Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Планирование времени, как и планирование вообще, является первой обязанностью любого руководителя, но, к сожалению, как показывают исследования, отечественные менеджеры уделяют этому немного времени — в 3,5 раза меньше, чем их американские коллеги, зато на оперативную работу — по всем меркам менее важную — тратят на треть больше.
Планирование рабочего времени
Планирование рабочего времени сводится к определению режима рабочего времени и составлению баланса рабочего времени.
В балансе рабочего времени указываются ресурсы рабочего времени и их распределение. Главные части бюджета рабочего времени: календарный, номинальный и полезный фонды рабочего времени.
Балансы рабочего времени бывают плановые и отчетные (фактические).
Их назначение – выявить резервы роста производительности труда за счет рационального использования рабочего времени и снижения трудоемкости продукции.
В планируемом балансе неявки определяется на основе отчетных данных и планируемых мероприятий по улучшению условий труда.
В фактическом балансе указываются данные за отчетный период.
Принципы работы и виды систем учета рабочего времени
Современная автоматическая система контроля учета рабочего времени основана на фиксации и последующем анализе заданных параметров, которые можно выбрать и установить. Это:
- временные протоколы;
- фиксация пространственных перемещений;
- быстрота доставки данных;
- сохранение всей информации в специальной базе.
Как правило, все такие системы рассчитаны на осуществление контроля над перемещением работников в заданном временном интервале. Системы учитывают, когда сотрудник пришел на работу, сколько находился на ней и когда ушел. Некоторые программы учитывают степень занятости персонала, это позволяет максимально эффективно использовать рабочее время.
Все системы учета помогают руководству компаний получить следующие данные:
- время прихода работников и ухода;
- виды дисциплинарных нарушений (прогулы, опоздания);
- возможные переработки.
Это позволяет создать общую картину в отношении всех подразделений и конкретных рабочих.
В зависимости от принципов работы и необходимых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько видов. Рассмотрим их подробнее.
Кто должен вести учет рабочего дня
Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.
Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.
Уполномоченное лицо должно:
- фиксировать продолжительность присутствия персонала и вносить его в документы;
- контролировать наличие и подлинность бумаг, подтверждающих уважительные причины пропусков и опозданий: справок из медицинских учреждений, судебных повесток и других;
- закрывать ведомости с обозначением числа отработанных часов, ставить на ней подпись, а после сдавать в бухгалтерию.
Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.
Мозг большинства людей быстрее решает сложные задачи утром. «Утро вечера мудренее» — подмечено жаворонками уже давно. У сов аналогичной поговорки почему-то нет. Для меня это время максимальной продуктивности и до рождения ребенка я начинал работу еще дома, приучившись вставать без будильника в 7–8 часов.
Сейчас мои утренние часы занимает ребенок, но я распространил этот принцип на всю неделю и ставлю все сложные задачи на начало дня, а простые задачи наоборот, на его конец. Без веской причины я не позволяю себе занимать легкими и интересными задачами самые важные часы. День — это первый цикл продуктивности.
Правило шестое: вознаграждайте себя за проделанную работу
Оказывается, отдыхать тоже нужно уметь. Главный принцип здесь — релаксацию нужно устроить до того, как вы устали. Дело в том, что для снятия сильной усталости требуется гораздо больше времени. Прямо как болезнь, которую проще предупредить, чем потом лечить. Поэтому после выполнения очередной задачи вознаграждайте себя минуткой-другой отдыха.
Вообще, на режимных предприятиях советского образца есть правила внутреннего трудового распорядка. Они предусматривают несколько перерывов в течение рабочего дня. Такой же подход применяется и на производствах за рубежом. Поговаривают даже, что если немец перед звонком на перекур замахнулся молотком, то после звонка он не станет делать удар, а отложит инструмент в сторону и пойдет отдыхать. Война войной, а обед по расписанию, как гласит известная поговорка.
В общем, небольшие перерывы в работе сильно повышают эффективность труда. Паузу можно использовать для того, чтобы выпить чашку кофе, выйти на небольшую прогулку или съесть что-то вкусное. Это работает и на уровне психологии: выполнять задачу проще, если знать, что в конце вас ждет пусть и символическое, но все же вознаграждение. Но здесь опять же, никуда без самодисциплины. Уж если запланировали перерыв на 10:00, то до этого времени не давайте себе никаких поблажек. Сначала будет трудно, но потом тоже войдет в привычку.
Режим рабочего времени
Это официальный график работы, который прописывается в трудовом договоре или должностной инструкции. Ориентируясь по этому документу, сотрудник может планировать как организовать свою работу и отдых. Выделяют несколько видов режима работы:
-
Нормированный
Обычный установленный график с пятидневной рабочей неделей с восьмичасовым рабочим днем и обязательными перерывами на обед. Подходит для рядовых сотрудников с четко прописанными обязанностями, которые укладываются в конкретные временные рамки. -
Ненормированный
Такой график подходит для сотрудников, чьи обязанности подразумевают частые переезды, командировки, работу сверх привычных часов, например, в выходные, и выполнение нестандартных обязанностей. -
Гибкий
Представляет собой неполный рабочий день. Использовать такой распорядок удобно, при условии, когда сотрудник совмещает деятельность с другой работой или учебой. Однако, это не означает, что работодатель может ставить совершенно любые временные рамки и вызывать работника, когда приспичит. Законодательство РФ предусматривает, что при гибком графике также приписывается определенное количество отработанных часов и в какой временной промежуток сотрудника можно вызывать на работу. -
Сменный
В таком случае в договоре необходимо прописать график смен сотрудников и дать им заранее с ним ознакомиться. При необходимости работы в ночные смены, выплаты производят в двойном размере.
Ошибки и трудности при планировании рабочего времени
Даже опытные, организованные менеджеры, руководители, активно использующие тайм-менеджмент, допускают ошибки при планировании. Самыми распространёнными из них можно назвать:
- Неправильную расстановку приоритетов.
Большинство современных методик планирования утверждает, что важные дела нужно выполнять в первую очередь. Но, у некоторых людей возникают сложности с определением того, что имеет для них первостепенное значение. В результате, используя Матрицу Эйзенхауэра для планирования, они часто путают квадраты A и C, в которых находятся совершенно разные по приоритетности задачи.
Чтобы достичь лучшего результата, максимальные усилия стоит направлять на дела, важные в данный момент времени. Не стоит работать на перспективу, если дело можно отложить на более поздний срок.
- Рассеивание внимания на мелочи.
Важность этого момента наглядно иллюстрирует закон Парето, утверждающий, что 80 % результата обеспечивается 20% усилий. То есть, работая над незначительными задачами, вам придётся затрачивать в 4 раза, а результат в итоге будет в 4 раза меньше запланированного. Поэтому нужно концентрироваться на главном, а мелкую работу выполнять по ходу.
- Отсутствие времени на личные дела.
Погрузившись в работу, важно не забывать о любимом хобби, которое принесёт положительные эмоции, позволит расслабиться после напряжённой работы. Грамотно распланировав время, вы сможете спокойно заниматься своими делами без спешки.
- начинать день в одно и то же время с хорошим настроением и положительным настроем — от негативных мыслей о работе, нежелании трудиться и выполнять свои обязанности, снижается продуктивность;
- задаваться вопросом с самого утра о том, сможет ли день грядущий приблизить вас к своей цели — это хорошая мотивация;
- не растрачивайте время — после подъема сразу же принимайтесь за приготовление завтрака, заваривание кофе, кормите домашних питомцев и собирайте детей в школу и т.д., чтобы у вас еще осталась свободная «минутка» на себя;
- пересматривать план предстоящих действий — по пути на работу можно обдумать, какие дела самые важные, а что можно отложить на потом;
- выполнять самые важные и сложные задачи в первую очередь — оказавшись на рабочем месте, в голове уже будет создан план действий, и можно будет начинать работу с ключевого дела.
Личная ответственность и командная игра
Ответственность — инструмент для достижения целей. Он важен и необходим в процессе выполнения любых рабочих задач и обязанностей. Это касается и подчиненных, и руководителя. Личностная ответственность — составляющая характеристики надежного работника. Такой человек сделает все возможное, чтобы доказать свою причастность и пользу для компании, начальника, коллектива. Именно наличие ответственности является ключевым определяющим параметром успеха. Дисциплина, умение завершить начатое до конца, самоконтроль — такие собственные качества следует максимально мотивировать в подчиненных.
Несмотря на то, что каждый должен отвечать за свои действия лично, важно также уметь работать в команде. Иногда достичь целей бывает куда проще и быстрее общими усилиями. Командная игра — это эффективная организация рабочего времени, позволяющая значительно его сократить и облегчить жизнь каждого работника в отдельности.
Ярким примером командной работы служил Стив Джобс и компания «Pixar». Изначально офис бизнесмена был разбит на три отдела, в которых работали отдельно группы компьютерщиков, аниматоров и руководителей. Но Джобс решил разместить их всех в одном помещении, что сыграло ему лишь на руку. Специалисты начали общаться между собой, обсуждать дела и совместно решать задачи, а это значительно увеличило продуктивность производства.
Методы тайм-менеджмента
Управление временем и упорядочивание планов личной работы может осуществляться с помощью различных подходов. В тайм-менеджменте наиболее распространены три метода:
- метод «Альпы»;
- метод «ABC»;
- метод Эйзенхауэра.
Планирование личной работы по методу «Альпы» включает в себя пять последовательных стадий, выполняемых циклически:
- Первая стадия состоит в структуризации и сортировке задач.
- На второй стадии оценивается продолжительность необходимых действий.
- Третья стадия предполагает распределение имеющегося времени в соответствии с принципами организации рабочего времени, в частности, резервирования времени.
- На четвертой стадии принимаются решения в зависимости от приоритетов и перепоручений.
- Пятая стадия включает в себя контроль, учет выполненных задач.
В соответствии с данным методом, очередность запланированных задач устанавливается с помощью принципа Парето в соотношении 80:20. Комбинирование метода «Альпы» и принципа Парето основывается на том, что в рамках значимой совокупности запланированных задач лишь малая часть отдельных задач представляет собой приоритетные мероприятия. Иными словами лишь 20% запланированных дел принесут 80% запланированного результата. Оперируя данной методикой, можно существенно повысить эффективность своего рабочего времени и перераспределить его в пользу выполнения более существенных задач.
Метод анализа ABC основывается на том, что процентное соотношение дел по степени их важности в сумме остается неизменным. В соответствии с методом ABC в тайм-менеджменте все планируемые задачи распределяются в зависимости от их значимости на три категории, которые соотносятся с тремя закономерностями данного метода.
Закономерности метода ABC включают в себя следующие:
- наиболее значимые задачи составляет 15% от общего количества задач, которые должен решить менеджер, тогда как результат от их решения составляет около 65% в достижении поставленных целей;
- важные задачи составляют 20% от их общего количества, и их вклад в достижение поставленных целей также составляет 20%;
- наименее важные задачи занимают в общей совокупности 65%, тогда как их вклад в достижение стоящих перед менеджером целей составляет всего 15%.
Инструменты тайм-менеджмента
Дисциплина выполнения запланированных задач способствует эффективному использованию рабочего времени, что в соответствии с принципами тайм-менеджмента повышает качество работы. Хотя организация и управление временем осуществляется на долгосрочный, среднесрочный и краткосрочный период, формирование оптимального режима работы в организационно-техническом плане достигается через оперативное планирование использования рабочего времени.
Оперативное планирование личной работы осуществляется регулярно, на каждую неделю вы должны иметь оперативный план, который представляет собой план личной работы на текущий и предстоящий рабочий день и содержит перечень задач, которые следует оперативно выполнять в определенный срок.
Тайм-менеджмент предполагает использование план-графика на неделю и ряда организационных инструментов.
Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов
Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.
Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.
Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.
Изложим итоги в виде тезисов. Итак:
- Выбирать, как планировать рабочее время, только вам. Изучите все методики и выберите подходящую;
- В основе большинства методик — принцип ранжирования дел и задач по важности. Умейте анализировать и выделять важное;
- Если боитесь сорваться в хаос, попробуйте приложения для тайм-менеджмента с системой уведомлений и напоминалок;
- Приложения не помогут, если вы не будете первое время заставлять себя планировать и придерживаться плана;
- Важно записывать задачи хоть где-нибудь — на листке бумаги или в приложении. Все, что не записано, может забыться.
Чтобы отделить временные затраты, которые несут продуктивную нагрузку, от нерациональных издержек, их классифицируют по некоторым признакам.
Таким образом, любой производственный процесс состоит из следующих этапов:
- подготовительно-заключительного, отведённого на получение задания, инструментов, технической документации, инструкций, наладку оборудования, сдачу готовой продукции, приспособлений, бумаг и чертежей;
- оперативного, используемого непосредственно для выполнения операции;
- технологического, расходуемого на физическое изменение предмета труда;
- вспомогательного, необходимого для осуществления деятельности, обеспечивающей основную работу (загрузка оборудования сырьём, перемещение механизмов);
- обслуживания производственного участка (уход за агрегатами и инструментами, уборка);
- перерыва на отдых и личные надобности (устанавливается в размере от 8 до 15 минут и включается в общую норму).