Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа с «дебиторкой»: как получить оплату вовремя и не допустить просрочки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На этапе заключения договора с будущим дебитором организация может предусмотреть в договоре различного рода санкции за нарушение сроков оплаты (например, штрафы за неуплату и проценты за просрочку). Это будет дополнительным стимулом для должника не затягивать с оплатой долгов.
и зачем с этим работать
У всех, кто работает в b2b, есть представление о дебиторской задолженности (будем называть ее «ДЗ» ). Это то, что вы часто необоснованно записываете в ваши свободные активы — долги вам от ваших контрагентов. ДЗ — нормальное и понятное явление, вы отгрузили — клиент платит через 5 дней. Вот эти 5 дней (например, у вас именно 5 дневный срок оплаты в договоре указан) за ним числится долг. Что происходит, если клиент не платит после 5 дней? Буква «П» — она добавляется к «ДЗ» и получается «просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ)». Зачем с ней работать, ведь клиент все равно заплатит? Если готовы ждать год-три, пока не очень добросовестный клиент оплатит поставку, то можно пропустить статью.
Из популярных процессов в части долгов контрагентов обычно выделяют:
- Возврат ПДЗ . Чтобы вернуть то, что нам уже должны
- Отгрузка при ДЗ . Чтобы не усугубить свое положение, если клиент и так не платит.
Сегодня поговорим о возврате ПДЗ. Это прямо процесс из «ТОП 3» запросов клиентов нам на автоматизацию.
Лайфхак:
Задолженность есть почти у всех, но системно борются с ней единицы. По большому счету неважно, как ваша компания будете с ней работать — через бизнес-процессы или через таблицу xls. Любая системность даст результаты. Бизнес-процессы же круче тем, что они будут выполнять 65% чьей-то работы:
- Сами запускаться при возникновении долга
- Формировать письма клиенту
- Направлять задачи менеджерам
- Контролировать сроки оплаты и т.д.
Этапы работы с дебиторской задолженностью
Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:
- Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
- Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
- Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
- Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
- Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
- Списание безнадежной дебиторской задолженности.
-
По возможности используйте для расчетов альтернативные инструменты, например, факторинг, работу по предоплате и т.д.
-
Следите за тем, чтобы дебиторской задолженность, если она у вас появилась, считалась уже вашей прибылью, а не суммой, из которой вы сами должны расплачиваться по своим счетам.
-
Убедитесь, что в договоре с новым контрагентом будут зафиксированы цены и тарифы, прописан момент возникновения обязанности оплаты, предусмотрены санкции за несвоевременные платежи и проч.
-
При составлении договора обсудите с контрагентом возможность включения обеспечения, права удержания товара или результата работ.
-
Рассмотрите вариант страхования дебиторской задолженности.
-
Обязательно собирайте, правильно оформляйте и храните договоры и документацию, подтверждающую ту или иную операцию с контрагентом.
-
Подписывайте акты сверки взаимных расчетов.
-
Контролируйте сроки платежей.
-
Напоминайте о предстоящем платеже.
-
Установите и пропишите порядок действий в случае просрочки.
-
Выделите отдельного человека (не продавца), который будет собирать «дебиторку».
-
Пропишите алгоритм или схему действий, как должен работать человек, который собирает дебиторку.
-
Будьте жестки в плане сбора дебиторки с вашими клиентами. Не бойтесь потерять тех, кто вам не платит.
Как снизить риск появления дебиторской задолженности?
Наличие значительной суммы дебиторской задолженности, в большинстве случаев, является не очень хорошим признаком. Ведь это означает, что ваши контрагенты не платят вам за предоставленный товар или услугу.
Чтобы максимально обезопасить себя от образования подобной ситуации, при заключении договора с контрагентом, следует как можно подробнее описывать способы и время оплаты предоставляемого продукта. Если описание этих действий будет содержать общий характер, то у должника появится достаточное количество лазеек, чтобы не оплачивать предоставленные услуги или товары длительное время.
Но, к сожалению, предусмотреть все возможные нюансы не получится. Определенный риск невыплаты денежных средств, хоть и минимальный, остается всегда. Каждая сторона заботится только о своих интересах.
Важное правило при заключении любых сделок звучит так «Всегда нужно документировать устные договоренности. То, что было оговорено вслух, но не прописано в договоре, считайте, что не было».
Разработка кредитной политики
Кредитная политика – это этапы управления дебиторкой, которые описаны применительно к конкретной компании и уложены в один документ. Такой внутренний стандарт должен отвечать на вопросы:
- как оценивать потенциальных дебиторов с точки зрения надежности;
- какие отсрочку и кредитный лимит предоставлять;
- как варьировать величины отсрочки и лимита между клиентами с разным уровнем надежности и значимости для компании;
- какую скидку предоставлять за предоплату, а какую за погашение дебиторки раньше срока;
- какие отчеты составлять для контроля за дебиторкой, в том числе за своевременностью ее погашения;
- какие сотрудники и как участвуют в процессе мониторинга дебиторки;
- как организуется работа с просроченными долгами.
Эффективность управления дебиторской задолженностью: как понять, что стало лучше, чем было
Чтобы система управления дебиторкой в компании совершенствовалась, нужны маркеры. По ним компания отслеживает, как было и как стало. Давайте порассуждаем, какими они могут быть и этим завершим тему про управление дебиторкой.
В таблице 5 привели показатели, которые разумно взять за основу. Причем можно использовать все, а можно выбрать лишь некоторые.
Таблица 5. Как оценить эффективность управления дебиторкой
|
Показатель |
Как рассчитывается |
Что характеризует |
Какая динамика ожидается |
|
Доля ДЗ в выручке |
= ДЗ ÷ Выручка = 1230 ББ ÷ 2110 ОФР |
Какая часть денег от объема продаж приходит в компанию с опозданием, потому что оседает в ДЗ |
Уменьшение. Идеальная ситуация, когда ДЗ вообще нет и вся начисленная выручка сразу же поступает на счета или в кассу. Но такое характерно разве что для розничных продавцов |
|
Доля просроченной ДЗ в ее общей сумме |
= ДЗ просроченная ÷ ДЗ общая = Данные из табл. 5.2 пояснений к ББ и ОФР ÷ 1230 ББ |
Какая часть ДЗ не погашена в срок |
Уменьшение. В идеале просроченных долгов вообще не должно быть. Они становятся рискованным активом, так как повышается вероятность превращения их в безнадежные |
|
Сумма безнадежных долгов, списанных в убыток |
= ДЗ безнадежная = Данные из табл. 5.1 пояснений к ББ и ОФР, колонка «Списание на финансовый результат» |
Какую сумму ДЗ не получится вернуть в оборот |
Уменьшение. Безнадежная ДЗ – это наихудший вариант для просроченной. Ее не просто не заплатили в срок. Ее вообще никогда не заплатят |
|
Затраты на возврат просроченных долгов |
Равняется судебным издержкам и тратам на юристов, если последние работают не в штате компании, а приглашаются со стороны |
Какие дополнительные расходы компания несет для того, чтобы вернуть свои же активы |
Уменьшение. Часто такие траты включаются в сумму иска к нерадивому дебитору. Однако если окажется, что ему нечем рассчитываться, тогда плюсом к непогашенной ДЗ компания получит еще и такие расходы |
|
Примечания: · ДЗ – дебиторская задолженность; · ББ – бухгалтерский баланс; · ОФР – отчет о финансовых результатах; · цифры – номера строк в бухгалтерской отчетности |
Списание дебиторской задолженности
Если на протяжении 3-х лет (так положено по закону) фирма не может выплатить долг, то этот долг считается безнадёжным и просроченным. Только на таком основании фирма может списать долг. Проверки по списанию проверяют по отдельности. Причиной могут быть письменные предупреждения или же подтверждения. Так как задолженность безнадёжная сразу не аннулируется, то на протяжении нескольких лет она будет находиться на балансе компании. Поэтому руководителю необходимо контролировать:
- Отчет по должникам. Каждому руководителю очень нужно знать сколько у него на балансе денег, когда и сколько будет следующие поступление. По сделанному отчету вы можете сразу увидеть кто делает оплату в точно указанное время, а кто нет.
Суть дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность — это кредит. Зачастую, когда мы даем кому-то кредит, это является негативным сигналом к тому, что человек либо не умеет распределять ресурсы и вести бизнес, либо изначально ориентируется на то, что платить необязательно.
В 90% случаев люди планируют возвращать долг. Две основные причины невозврата: неумение грамотно спланировать бюджет и, как следствие, неверный расчет собственной платежеспособности и жизнь в розовых очках — принятие желаемого за действительное.
Рассмотрим на примере:
Компания взяла у вас в долг продукции на 100 тыс. руб., рассчитывая вернуть за нее средства через месяц. К такому выводу владелец пришел, исходя из среднемесячной прибыли в 150 тыс. руб. за последние полгода. Но, он не учел, что:
- во-первых, большая часть дохода у него уходит на обязательные расходы (заработную плату двум сотрудникам, аренду офисного помещения, оплату расходных материалов, налоги и т. д.) и в итоге на руках остается всего 50 тыс. руб. чистыми (а надо еще и себе на жизнь что-то оставить);
- во-вторых, что закупленный товар может продаваться хуже, чем планировалось, либо крупный клиент, на которого он рассчитывал, может отказаться от покупки.
В итоге отдать 100 тыс. руб. через месяц он не сможет.
Давая деньги в кредит, мы замораживаем собственные средства и увеличиваем свои затраты. У денег есть своя стоимость — на сегодняшний день примерно 24% годовых. Давая отсрочку на 2 месяца, мы теряем 4%.
Если клиент взял товара на 1 млн. руб. с отсрочкой платежа в 60 дней, мы потеряем 40 тыс. руб. Мы можем либо осознанно пойти на утрату этих денег, либо повысить стоимость на эти 40 тысяч руб. Как вариант, можно сделать различия в прайсе — при оплате в момент получения товара предложить клиенту скидку в 2%. В этом случае недополученная прибыль составит вполовину меньше — 20 тыс. руб. Это выгоднее, чем кредитовать человека и терять 4% + рисковать, что дебиторка станет просроченной.
Просрочка и особенности работы с ней
В договоре должна быть прописана четкая дата полного погашения дебиторской задолженности. За несколько дней до наступления этой даты следует позвонить клиенту и напомнить о необходимости возврата средств. Повторные напоминания следует сделать за день до даты погашения и в день погашения. У клиента не должно создаваться иллюзии, что вы забыли о долге. Вы должны легко, четко и ненавязчиво поставить перед ним задачу оплатить долг.
В крупных компаниях заниматься напоминаниями должен не отдел продаж, а отдел по работе с дебиторкой или бэк-офис. За звонки должен отвечать человек, который ничего не может предпринять, но которому четко расписали, когда звонить и что говорить.
Важный момент! Первый день просрочки по дебиторке станет определяющим к тому, насколько серьезно к вам будет относиться клиент, одолживший деньги. Следует заранее прописать порядок действий, к которым стоит прибегать, когда клиент перестает реагировать на звонки или вообще не берет трубку. Вы должны:
- знать, когда подключать менеджера по продажам;
- понимать, что делать в первый, второй и последующие дни просрочки;
- иметь шаблоны писем, которые высылаются клиенту при появлении просрочки.
Даже если клиент, просрочивший день возвращения долга, обещает внести платеж завтра-послезавтра, необходимо выслать ему на подписание официальный документ, который подтвердит его обязательства и еще раз напомнит о санкциях и возможности вашего обращения в суд. Зачастую, люди не хотят связываться с судом. Понимая, что в случае неуплаты открытие дела неизбежно, они начинают относиться к дебиторке серьезней и гасят долги.
У действующей компании свободные деньги, как правило, всегда есть. Ваша цель — убедить клиента, что платеж вам должен стать его первоочередной задачей. Чтобы даже в случае ограниченных финансов, он отдал долги не Васе или Пете, а именно вам. Важно попасть в число приоритетных контрагентов.
Некоторые клиенты иногда идут на хитрость и берут товар в долг не в одной компании, а сразу в нескольких. А потом пытаются шантажировать или навязывать свои условия продавцу. Например, клиент может просить вас простить долг, частично списать или продлить сроки возврата, а взамен пообещать сделать вас единственным поставщиком.
Что делать, если клиент все равно не платит?
В 80% случаев, если предприняты все перечисленные выше меры, клиент возвращает долг. Главное, постоянно напоминать и жестко выполнять поставленные условия. Если в договоре написано, что в случае просрочки поставки прекращаются, то даже при обещании клиента оплатить, поставки следует прекратить. В противном случае, клиент перестанет воспринимать прописанные санкции всерьез.
Повторюсь, что большинство клиентов, видя ваше серьезное отношение к дебиторке, платят по своим обязательствам. Когда человек начинает юлить и не брать трубку, в дело должен вступить менеджер по продажам. Идти на прямой шантаж стоит только в крайнем случае. Если у клиента есть просрочка, важно встать на его место и понять, в чем действительно причина.
Объективно говоря, сложные ситуации у клиента вполне могут возникнуть. Но важна не столько сама ситуация, сколько то, как клиент планирует из нее выходить. Допустим, ваш клиент ждет платежей от своих клиентов. Что вы должны предпринять? Вы должны уточнить, что он сделал для возвращения средств — выслал ли письма-напоминания, уточнил ли причину и т. д.
- В случае просрочки важно не начать прессовать клиента без прояснения ситуации, а попытаться помочь ему найти деньги для возврата. Нужно понимать, какие он прикладывает усилия, чтобы достать требуемые ресурсы.
- Еще один вариант решения проблемы — дать человеку дополнительные услуги, которые не будут ничего стоить вам, но помогут ему разрулить ситуацию. Следует подумать, как вы можете ему помочь минимальными усилиями.
Главное во всем этом, понять, готов ли клиент действовать по предложенному вами алгоритму. Участие в проблемах клиента позволит убить сразу двух зайцев:
- показать, что его трудности вам небезразличны, и вы готовы помогать.
- в случаях, когда клиент отказывается от вашей помощи, с чистой совестью, требовать возврата средств без каких-либо вариантов.
Важно показать клиенту, что вы готовы пойти навстречу, но в случае отказа от помощи вправе требовать полного возврата.
Способы взыскания дебиторской задолженности
Взыскатель располагает разнообразными способами защиты своих материальных интересов:
| Способ взыскания | Особенности | Случаи применения |
|---|---|---|
| Внесудебный | Не предполагает обращение в суд. Много вариантов для возврата долга. | Когда ситуация не критическая и не утрачена возможность добровольно вернуть долг. |
| Досудебный | Попытка получить долг без суда или перед обращением в суд в виде направления претензии. | Необходим во многих случаях перед обращением в судебные органы. |
| Судебный | Обращение в суд с иском о взыскании. | Когда предъявление претензии не сработало. |
| Обращение в правоохранительные органы | Подается заявление с просьбой возбудить уголовное дело. | Используется при наличии признаков преступления. Чаще всего – мошенничества. |
| Обращение в коллекторскую фирму. | Возможно как во внесудебном порядке (передача на аутсорсинг, продажа долга), так и после получения исполнительного листа. | Целесообразно, если самостоятельное взыскание долга не представляется перспективным. |
Ответственные за дебиторскую задолженность компании
Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.
В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.
Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:
- определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
- разработку должностных инструкций для персонала;
- разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
- разработку и внедрение системы мотивации;
- разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.
Что случиться, если не проводить работы с дебиторской задолженностью
Если компания не будет проводить своевременные работы по ее уменьшению, это приведет к:
- ухудшению вашего положения на рынке – ведь у компании не будет хватать собственных денежных средств для совершения определенных сделок, сотрудничества с другими компаниями и оплату налоговых обязательств;
- вы не сможете достойно конкурировать на рынке. Неоплаченные средства могли пойти на разработку новых продуктов и улучшение уже существующих;
- увеличению риска потерять устойчивое финансовое положение – у компании существуют собственные обязательства перед другими организациями, которые нужно выполнять в срок. А из-за нехватки денежной наличности вы не сможете это осуществить.
Включите в договор алгоритмы действий контрагентов в различных ситуациях, связанных с неуплатой в срок. Помните, отсутствие, каких либо деталей в договоре увеличивает риск возникновения конфликта.
Предусмотрите в договоре «зеркальные» санкции, регламентирующие как вашу ответственность за невыполнение обязательств, так ответственность клиента по оплате. Возражения со стороны клиента относительно упоминания в договоре возможных санкций должны вас насторожить.
Что делать, если клиент все равно не платит?
В 80% случаев, если предприняты все перечисленные выше меры, клиент возвращает долг. Главное, постоянно напоминать и жестко выполнять поставленные условия. Если в договоре написано, что в случае просрочки поставки прекращаются, то даже при обещании клиента оплатить, поставки следует прекратить. В противном случае, клиент перестанет воспринимать прописанные санкции всерьез.
Повторюсь, что большинство клиентов, видя ваше серьезное отношение к дебиторке, платят по своим обязательствам. Когда человек начинает юлить и не брать трубку, в дело должен вступить менеджер по продажам. Идти на прямой шантаж стоит только в крайнем случае. Если у клиента есть просрочка, важно встать на его место и понять, в чем действительно причина.
Объективно говоря, сложные ситуации у клиента вполне могут возникнуть. Но важна не столько сама ситуация, сколько то, как клиент планирует из нее выходить. Допустим, ваш клиент ждет платежей от своих клиентов. Что вы должны предпринять? Вы должны уточнить, что он сделал для возвращения средств — выслал ли письма-напоминания, уточнил ли причину и т. д.
- В случае просрочки важно не начать прессовать клиента без прояснения ситуации, а попытаться помочь ему найти деньги для возврата. Нужно понимать, какие он прикладывает усилия, чтобы достать требуемые ресурсы.
- Еще один вариант решения проблемы — дать человеку дополнительные услуги, которые не будут ничего стоить вам, но помогут ему разрулить ситуацию. Следует подумать, как вы можете ему помочь минимальными усилиями.
Пример торговой дебиторской задолженности
Вот пример того, как предприятие работает с дебиторской задолженностью:
Компания Rose Aloe, производитель косметической продукции, имеет на балансе общую сумму в $20 000 от дебиторов, которые купили их продукцию и до сих пор не оплатили ее, и $15 000 в дебиторской задолженности, которая представляет собой платежи от клиентов, купивших продукцию и согласившихся оплатить ее в определенный срок.
Годовой доход компании составляет $90 000. Вы используете формулы торговой дебиторской задолженности и дней торговой дебиторской задолженности, чтобы рассчитать количество общей дебиторской задолженности и оценить, когда компания может ожидать получения этих платежей:
20,000 + 15,000 = 35,000
35,000 90,000 x 365 = 141.94 дня
Итак, вы установили цель процесса работы с ДЗ. Например, «Недопущение образования проблемной ДЗ в размере большем чем ХХ% от общей суммы ДЗ».
Подразумевается, что при соблюдении правил в части порядка предоставления торгового кредита, сроков предоставления, размеров торгового кредита и т.д. коммерческие риски компании сведены к минимуму, а все возможные отклонения отрабатываются участниками процесса. В результате проблемной становится минимальная часть от общей суммы ДЗ.
Основными оценочными показателями процесса будут:
- доля проблемной ДЗ;
- количество случаев нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от установленного процесса).
Конечно, для контроля и оценки, а также мотивации персонала, можно использовать и другие показатели, которые уже зависят от конкретного алгоритма процесса.