Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по сшиванию дел, листов и папок нитками собственноручно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации. Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.
Почему особенно важно прошивать документацию?
- Сгруппированные дела занимают меньше места.
- Ими удобнее пользоваться.
- В пронумерованных и сшитых бумагах трудно заменить листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит процедуру официальных проверок.
- Если бумаги прошиты некачественно, это может стать причиной для отказа в партнерской работе компании.
В некоторых случаях правильно прошитые дела требуется предоставить для проверки в государственные или контролирующие органы, а также по требованию других организаций.
При оформлении бумаг не нужно подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.
Порядок оформления документов
Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2023 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.
Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2023 году:
- Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
- Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см ( Приказ 244-ст от 14.05.2018 ).
- Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).
Как правильно нумеровать сшитые документы
Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.
- Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
- Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.
- Так же поступают и с обложкой.
- Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки. После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.
- Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.
- Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию. При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.
- При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть. Рядом с ним прописываются новые номера. Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом. Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.
- Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
- Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.
- Если обнаружен пропуск, например, 27,29. Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.
Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе. Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.
- После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Способы сшивания документации
Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.
Если речь идет о делах очень большого объема, здесь не обойтись без переплетной машины или специального станка. Также существуют специализированные аппараты и брошюровочные машинки, которые значительно упрощают и ускоряют работу с бумагами. Такие устройства предназначены для того, чтобы скрепить большие папки с помощью пластиковых или металлических пружин. Такое крепление удобно еще и тем, что папки можно без проблем расшить и заново сшить.
Брошюровочно-переплетные станки позволяют выполнять классическое крепление с помощью ниток и иголок.
Требования для государственных учреждений
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
- документы необходимо скрепить в 3 дырки;
- расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
- сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
- на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Сколько стоит переплет документов
Заказать брошюровка и переплет. Твердый переплет дипломов.
|
Брошюровка на пластиковую пружину |
1-9 шт. |
от 10 шт. |
|---|---|---|
|
До 100 страниц (Ø14мм) |
320 руб. |
298 руб. |
|
До 200 страниц (Ø22мм) |
380 руб. |
330 руб. |
|
До 300 страниц (Ø32мм) |
520 руб. |
420 руб. |
|
Более 300 страниц (Ø 32-50мм) |
570 руб. |
520 руб. |
Как правильно нумеровать и шнуровать документы
Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.
- Проставление номеров только в правом углу.
- Номера не находят на текст.
- Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
- Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.
Правильного сшивания бумаг есть несколько способов. Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.
- Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.
- Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.
Как сшивать документы
Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.
Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:
- Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
- ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
- Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.
Как правильно cшить документы нитками
Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.
Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.
В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).
С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.
С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.
Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.
Как пронумеровать листы?
- банковский шпагат
- обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
- тонкий длинный шнурок
- суровая или прошивная нить
- прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства
Процесс прошивки журнал учета:
- готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
- вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
- выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
- вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
- при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
- концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
- клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
- указываем дату прошивки
Как пронумеровать листы?
При нумерации листов следует помнить несколько правил:
- нумеруются именно листы, а не страницы;
- опись нумерации не подлежит;
- при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
- номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
- нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
- если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
- если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;
Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…
Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.
Как должна выглядеть подшивка документов, представляемых в ИФНС
Финансовое ведомство выпустило рекомендации о том, как нужно оформлять бумажный пакет копий документов, которые налоговики требуют им представить в ходе какой-либо проверк
Итак, когда вы делаете подшивку истребуемых документов, учитывайте следующее:
- объем каждой сшитой пачки не должен превышать 150 листов;
- каждый лист в пачке надо пронумеровать арабскими цифрами начиная с единицы;
- пачка прошивается через два или четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, связываются и скрепляются бумажной наклейкой, закрывающей место скрепления прошивки;
- на наклейке нужно указать количество листов цифрами и прописью, заверить эту надпись подписью руководителя или другого уполномоченного лица, написать его фамилию, инициалы, должность, а также дату;
- документы должны быть прошиты так, чтобы проверяющие могли их свободно прочесть и при необходимости скопировать отдельные листы.
Вот иллюстрация того, как может выглядеть последний лист подшивки с наклейкой.