Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Имеет ли право работодатель исправлять ошибки в больничном листе?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Неверная запись в больничном листе — это простая рабочая ситуация. И самое главное здесь — соблюсти правила ее исправления. Но бывают случаи, когда работник, заполняющий листок, при исправлении собственной ошибки делает исправляющую запись на лицевой стороне листка. Это является нарушением утвержденных правил заполнения больничного листа. Тогда можно сделать следующее: внести на оборотную сторону листа верную и заверить ее записью «Исправленному верить», поставить подпись и печать работодателя.
Более сложная ситуация возникает, когда кадровики или бухгалтеры вносят исправления корректором, что запрещено Приказом № 624н. В результате ФСС может не принять расходы на пособие, и, возможно, без суда здесь не обойтись.
В данном случае можно руководствоваться п. 60–61 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей, в которых говорится о том, что Фонд имеет право не принимать к зачету расходы лишь в том случае, когда нарушения правил заполнения больничного ставят под сомнение наступление страхового случая в принципе.
Из чего следует, что если сам факт нетрудоспособности работника и обоснованность выдачи больничного листка не оспариваются, то ФСС обязан зачесть расходы.
К тому же в ходе проверки, в соответствии с п. 61 Методических рекомендаций, работодателю дается возможность исправить или устранить нарушения, в противном случае расходы не будут приняты к зачету.
Этапы процедуры оформления больничного
Больничный лист — документ, подтверждающий со стороны медучреждения неспособность работника к труду в течение определенного времени и служащий основанием для ее оплаты. Бланк больничного утвержден приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н, а порядок выдачи (с правилами заполнения) — приказом этого ведомства от 29.06.2011 № 624н. Действие этого приказа заканчивается 13.12.2020. С 14.12.2020 вступает в силу Приказ Минздрава России от 01.09.2020 № 925н.
Если в ФСС поступил неверно заполненный бланк о нетрудоспособности, то ведомство вправе отказать в его приеме (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 4 ст. 4.7 Закона № 255-ФЗ, пп. 3 п. 1 ст. 11 Закона об основах обязательного соцстрахования). В этом случае работодатель самостоятельно выплачивает пособие работнику. Как показывает юридическая практика, это приводит к тому, что работодатель начинает судебное разбирательство с Фондом по компенсации выплаченных средств.
Работник не несет ответственности за некорректно заполненный бланк, поскольку лично его не заполняет. Если работодатель допускает ошибки, а Фонд отказывается принять форму к выплате, то пособие по временной нетрудоспособности выплачивается работнику работодателем.
ФСС вправе вернуть неверный бланк для внесения исправлений или получения дубликата. Кроме того ведомство вправе предоставить работодателю мотивированный отказ в выплате пособия работнику без возврата некорректного больничного листа.
Также предусмотрена ответственность за не оплату периода временной нетрудоспособности по причине неправильного заполнения больничных листов:
- административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ, если откажете работнику в оплате больничного, в котором есть незначительные допустимые ошибки в заполнении;
- материальная ответственность по ст. 236 Трудового Кодекса РФ, если несвоевременно оплатите больничный лист.
Виды допускаемых ошибок
Ошибки бывают разными. Есть несущественные ошибки или технические. Их не нужно исправлять, т. к. работники ФСС на них «закрывают глаза».
К ним относятся:
- Наличие лишних пробелов в инициалах лечащего врача;
- Написание некоторых слов прописными буквами;
- Не проставлены прочерки в ячейках (если они должны присутствовать);
- Написание адреса мед. учреждения без строгой последовательности;
- Выход символов за границу ячейки;
- Имеющиеся немногочисленные помарки, лишние галочки, прочерки, знаки препинания;
- Взятие наименование организации работодателя в кавычки;
- Попадание печати на заполненные поля.
По законодательству врачи не имеют права вносить изменения в больничный лист, но есть такие случаи, когда докторам разрешается не исправлять указанные данные. Такие ошибки также считаются несущественными и Фонд соц. страхования редко к ним придирается.
- Доктор может написать дату в больничном листе, используя римские цифры вместо арабских символов;
- В случае если больничный лист продлевался несколько раз, то напротив одной из записей может не стоять должность врача;
- Неверно указан код болезни;
- Врач забыл поставить подпись в одном из больничных листов (если больному выдавался не один лист нетрудоспособности, а несколько);
- Частичное несовпадение наименования лечебного заведения, которое обозначено на больничном листе с названием на печати.
Не считается ошибкой, если больничный лист имеет сгибы, т. е. он складывался в несколько раз.
К серьезным ошибкам, которые может допустить врач, относятся:
- Если название лечебного заведения, указанное в больничном листе, полностью не совпадает с названием, указанным в учредительных документах;
- Если в графе, где необходимо указать адрес мед. организации, указан адрес, который не соответствует фактическому месту, где выдавался документ;
- Если печать, проставленная на листе нетрудоспособности, не содержит фразу «Для больничных листов» или «Для листов нетрудоспособности»;
- Неверно указано место работы пациента;
- Нет сведений о должности лечащего врача (терапевт, хирург, невропатолог и т. д.);
- Отсутствие таких данных, как фамилия или инициалы доктора.
Врачам не разрешается заполнять больничные листы шариковыми ручками и использовать синие или фиолетовые чернила. Также не приветствуются кляксы, помарки, жирные полосы, неаккуратность заполнения.
Возможны ли исправления
С ужесточёнными требованиями, как заполнить листок нетрудоспособности, подходят к медучреждениям. Врачу остаётся доступен единственный вариант, как исправить ошибку в больничных листах. Придётся обращаться за новым бланком, на котором непременно ставится отметка, указывающая на применение дубликата.
Обязательным является требование к больничному бланку — печать с соответствующей надписью. Иначе его не примут к оплате, и пациенту придётся обращаться за дубликатом.
Есть ещё несколько жёстких условий к использованию печатей медучреждениями.
Работодателю же дано право самостоятельно, исправлять погрешности, не пользуясь при этом:
- никакими чернилами, кроме чёрных;
- корректором;
- шариковой ручкой.
Если ошибся медработник
Большую часть информации вносит именно сотрудник медицинского учреждения. Поэтому нередко случается, что выявляется ошибка, сделанная врачом. В подобной ситуации окажется бесполезным образец исправления работодателем сведений в больничном листе. Более того, медицинский сотрудник тоже не может скорректировать данные. Можно будет разве что понадеяться, что ФСС не сочтёт погрешность грубой и примет документ в таком виде.
Если же Фонд отклонит лист нетрудоспособности, то тогда организация должна отправить своего сотрудника в больницу для получения нового. Образец исправления не пригодится, так как нужно будет сделать дубликат документа. При этом старый лист будет аннулирован, вместо него выдадут новый, уже без погрешностей.
К слову, не все ошибки со стороны медработника требуют корректировки. Некоторые считаются незначительными, поэтому из-за этого не требуется получать дубликат. В качестве примера приведём следующие варианты помарок.
Как и любой официальный документ, листок временной нетрудоспособности не предусматривает внесения в него явных изменений и поправок. Неправильно оформленные коррективы просто приведут к тому, что он станет недействителен. Для работника это грозит тем, что сотрудники Фонда не примут документ и откажут ему в выплате возмещения.
Однако ФСС выделил ряд ошибок, которые допускаются при заполнении листка и рассматриваются в качестве технических недочетов:
- лишние пробелы между инициалами лечащего врача;
- написание части слов прописными буквами;
- отсутствие прочерков в пустых ячейках (если они необходимы);
- указание адреса медицинского учреждения без учета правильной последовательности;
- наложение символов на границы ячеек;
- наличие небольших помарок, лишних галочек или точек;
- указание названия компании-работодателя в кавычках;
- попадание печати на поля, заполненные информацией.
Также ошибкой не будет считаться сложение документа в два или более раз и заполнение его шариковой или синей ручкой. Все остальные недочеты считаются недопустимыми и требуют либо внесения корректив, либо выдачи дубликата документа.
Неподлежащие исправлению ошибки в больничном листе
Существует ряд ошибок, позволяющих признать испорченным больничный лист, что делать работодателю? В данной ситуации предусмотрена выдача лечебным заведением дубликата, куда следует отправить работника. Без права на исправление считается:
- Отсутствие печати с надписью: «Для листков нетрудоспособности». Если на больничном неправильно поставили печать, то он даже не требует корректировки, поскольку ошибка не считается за ошибку. Но печать должна в обязательном порядке содержать соответствующую надпись, иначе медицинское учреждение считается не имеющим лицензии на выписку бюллетеней.
- Ошибки в анкетных данных пациента. Описки и опечатки приравниваются к отсутствию информации, что не позволяет сотрудника идентифицировать.
- В больничном листе нет подписи врача. Хотя медикам выдаются бланки под личный контроль и по номеру документа врача можно найти, но это не аргумент ни для работодателя, ни для сотрудников фонда социального страхования.
- Отсутствие решения о продлении ВК. Лечащий врач поликлинического учреждения без специальной комиссии может выдать документ сроком не превышающий 15 дней, а зубной техник – 10. Дальнейшее продление без участия врачебно-квалификационной комиссии в единоличном порядке запрещено.
- Неправильный код причины нетрудоспособности. Документ с подобной ошибкой может повлечь неправильное начисление пособия.
- Заполнение шариковой ручкой или чернилами отличного от чёрного цветов. Кажущаяся мелочь сможет сделать записи сливающимися с защитными волокнами бланка, что не даст технической возможности для обработки сотрудниками соцстраха.
В случае отказа врача от выписки дубликата, листок нетрудоспособности экономические эксперты оплачивать не рекомендуют, поскольку фонд соцстраха при проверке не признает его действительным. Это приведёт к начислению штрафных санкций и отказе от финансирования.
Ошибки «двойного назначения»
Ряд неточностей часто приводит к принятию документов к зачёту соцстрахом, часть к отказу. Суды в большинстве случаев становятся на сторону налогоплательщиков. Возникающий вопрос у работодателей: можно ли исправить дату в больничном листе, вызывает разную реакцию у страховщиков на местах и судов:
Например, застрахованное лицо находилось на стационарном лечении с 16-го по 26-ое сентября, а в графе о выдаче документа фигурировала дата 25-ое сентября. Предприятие оплатило бюллетень, а ФСС не принял сумму к зачёту. Факт и период заболевания не вызывают опровержения, а несовпадение дат выписки из стационара и выдачи больничного не может признаваться основанием для отказа в зачёте. Данная точка зрения подтверждена ВС РФ в определении № 306-КГ 18-3498 от 19.04.2018 года.
Наниматель выплатил сотруднице пособие по беременности и родам, но через определённое время бюллетень исчез. Копия листка сохранилась у работодателя, кроме того, была получена справка из медицинского учреждения с подтверждением факта события. Арбитражный суд Западно-Сибирского округа посчитал аргументы весомыми, о чём изложил в постановлении № А45-17650/2016 от 16.06.2017 года.
Как исправить цифру в больничном листе, если вместо арабской была указана римская? Согласно определению ВАС РФ № ВАС 764/12 от 13.02.2012 года это допущенные по невнимательности несущественные помарки в больничном листе.
Законодательное регулирование вопроса
Скачать образец оформления внесения исправления в Листок нетрудоспособности.
Больничные листы имеют прав выдавать только аккредитованные для этого медицинские учреждения.
Сюда относятся не только государственные заведения, в настоящее время оформлять больничные листы разрешено также и частным клиникам.
Заполнение больничного листа производится на основании Порядка выдачи листков нетрудоспособности, который утвержден 29.06.2011 приказом № 624н, изданным Минздравсоцразвитием РФ.
В этом документе подробно прописаны случаи, когда положено выписывать больничный обратившемуся гражданину.
Бланки листков нетрудоспособности хранятся в лечебных учреждениях, там же они частично заполняются и выдаются на руки больному.
Больничный, как правило, выдается при выписке, но может быть выдан и в начале болезни или другого периода, на который он выписывается. Это видно на примере больничного по беременности и родам, который выдается сразу после его открытия.
Что делать, если работник принес больничный без указания некоторых данных
Отсутствие какой-то информации не всегда служит причиной для переоформления листка нетрудоспособности. Например, согласно информации ФСС «Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (вопрос-ответ)», приведенной на официальном сайте соцстраха, если в больничном неправильно указано наименование организации или оно вписано не полностью, это не приводит к выдаче дубликата при условии, что предприятие можно идентифицировать по регистрационному номеру и что работник действительно оформлен в компании.
Но если вовсе в больничном не указано место работы, то на этот счет однозначных разъяснений нет. Работодатель не имеет права заполнять ту часть бланка, которая предназначена для лечебных учреждений. А бланки с пустой графой в разделе для медучреждений о месте работы признаются заполненными с нарушением правил, что подтверждает и судебная практика (например, решение Кисловодского городского суда Ставропольского края от 29.01.2015 по делу № 2-88/2015). Но, с другой стороны, есть судебная практика, подтверждающая и обратную позицию, что неполное заполнение своей части бланка медучреждением не служит причиной для отказа физлицу в социальном пособии (например, апелляционное определение Челябинского областного суда от 12.05.2015 по делу № 11-4532/2015).
Сложившаяся практика говорит о том, что иногда медицинские учреждения оставляют незаполненным наименование работодателя, боясь сделать ошибку, потому как обычно сотрудники называют не название юрлица согласно уставу, а бренд компании или просто ошибаются в организационно-правовой форме своего предприятия. О сложностях оплаты пособий по таким больничным следует рассказать работникам заранее и сообщить, что если в больничном не указано наименование организации, то предприятие не будет выплачивать по такому документу пособие. Для того чтобы такие ситуации предотвратить, рекомендуется выдавать сотрудникам справки с наименованием предприятия для предоставления в медучреждения при оформлении больничных.
О том, что делать, если был выдан дубликат, а реквизиты испорченного больничного уже отражены в продолжении листка нетрудоспособности, разъясняется во втором абзаце п. 3 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956. Медицинская организация должна снять копию с испорченного листка и на ней сделать отметку с номером нового больничного или оформить справку о выдаче дубликата больничного с указанием реквизитов старого листка нетрудоспособности.
Письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575 указывает на недопустимость ситуаций, когда организация отказывается принять у сотрудника больничный лист по причине сомнений в его достоверности или в случае имеющейся ошибки. Соцстрах рекомендует обращаться в свои отделения за получением разъяснений.
Прочитайте о том, как проверить больничный, в материале «Действия работодателя с поддельным больничным листом».
Если ошибка на лицевой стороне больничного
Эту часть, как уже указывалось, заполняют работники заведения здравоохранения.
Предписания по ее заполнению содержит Инструкция № 532*. В том числе в ней есть указания и по исправлению ошибок.
* Инструкция о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденная совместным приказом МОЗ, Минтруда, ФСС по ВПТ и ФНС от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406.
Итак, право на ошибку у медиков есть (за некоторым исключением). Ее исправление должно проходить согласно требованиям п. 4.5 Инструкции № 532. Исправляют ошибки обычным корректурным способом: ошибочный текст зачеркивают (одной чертой) и над ним пишут правильный.
Недопустимо использовать корректор или аналогичное средство!
При этом исправление должно быть подтверждено записью «исправленному «…» на «…» верить» на полях больничного листа. Запись заверяется подписью лечащего врача и печатью заведения здравоохранения «Для листків непрацездатності».
Если возле исправленной записи нет подписи врача или печати, такое исправление является недействительным и для его подтверждения нужно снова обратиться в заведение здравоохранения, которое выдало листок нетрудоспособности.
Приведем пример. В больничном листе при исправлении ошибки проставлен оттиск печати врача вместо печати медучреждения — «Для листків непрацездатності». Ваши действия: вернуть больничный лист (через работника) для надлежащего оформления в медицинское учреждение.
Учтите: на лицевой стороне бланка листка нетрудоспособности может быть сделано не более двух исправлений.
Есть еще одна важная деталь: врачу можно исправлять записи в любых графах лицевой части больничного листа, кроме (!) пп. 2 и 4 графы «Причина непрацездатності». Согласно п. 3.3 Инструкции № 532записи в таких пунктах исправлению не подлежат.
Работник отказался «идти» исправлять?
Реакция комиссии по соцстрахованию должна быть следующей:
1) принять решение об отказе в назначении оплаты по такому больничному листу (оформить решение протоколом — раздел ІІ протокола) (пп. 2.2 и 3.1.1 Положения № 25**, ч. 3 ст. 30 Закона № 1105***);
** Положение о комиссии (уполномоченном) предприятия, учреждения, организации по общеобязательному государственному социальному страхованию в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержденное постановлением правления ФСС по ВПТ от 23.06.2008 г. № 25.
*** Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.
Инструкция: как исправить ошибку в больничном листе
В п. 72 приказа № 925н подробно указано, как исправить больничный лист. Для этого понадобится:
Другим способом вносить исправление нельзя, в т. ч. нельзя пользоваться корректором, закрашивающим неправильную запись для нанесения поверх нее правильной.
Если работодатель ошибся в электронном больничном, нужно внести соответствующие изменения и повторно направить сведения в ФСС. Правки необходимо заверить УКЭП главного бухгалтера и руководителя. И нужно пояснить, из-за чего они вносились.
Организовать работу с электронными больничными вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Нормативными актами не установлено четкого срока для внесения исправлений в больничный. Но, исходя из сложившейся судебной практики, работодателям следует позаботиться об исправлении ошибочных записей до окончания выездной проверки, инициированной ФСС, и, соответственно, до принятия решения по ее результатам (постановление ФАС ЗСО от 27.11.2009 № А45-11770/2009).
Правда, есть немало судебных решений, в которых работодатель отстоял свое право внести исправления в больничный и после завершения выездной проверки (постановление ФАС ЗСО от 11.04.2013 № А27-15335/2012).