Документовед ведущий квалификационные требования еткс

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документовед ведущий квалификационные требования еткс». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Чем занимается документовед?

2. Перечень обязанностей

3. Должностные обязанности документоведа

4. Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней

5. Квалификационный справочник: Документовед

6. Справочная информация: «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

7. Квалификационные требования к должности документоведа

8. Кто такой специалист по обработке документов

9. Как выстроить эффективную систему документооборота

10. Должностные обязанности специалиста по документообороту

11. Документовед: ответственность и права

12. Должностные обязанности

13. Перспективы работы документоведом

Как уже было отмечено выше, в соответствии со ст. 57 ТК РФ применение профессиональных стандартов является обязательным в том случае, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений». В этом случае наименование таких должностей (профессий или специальностей), а также квалификационные требования к ним должны соответствовать положениям профстандартов, охватывающих эти виды деятельности.

Чем занимается документовед?

Чтобы понять, кто такой документовед и что входит в его обязанности, необходимо познакомиться с типовой должностной инструкцией этого специалиста. В ней подробно регламентируется сфера его деятельности. В обязанности специалиста входит:

Разработка и реализация технологического процесса работы с документами, включая приём, хранение, ведение справочного аппарата.
Участие в работе службы документационного обеспечения управления организацией.
Разработка и внедрение единых стандартов ведения отчётности в организации и её структурных подразделениях.
Разработка мер по оптимизации, упорядочению состава документов, сокращению объема информации на бумажных носителях.
Участие в комиссиях по установлению ценности документов, передаче их в архив на постоянное хранение, по выведению из текущего оборота и уничтожению.
Внедрение автоматизированных систем управления и обмена информацией, электронных баз данных и других инновационных систем организации документооборота.
Изучение и внедрение передового опыта организации документационного сопровождения управления.

1. Документовед относится к категории специалистов.
2. На должность:
— документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
— документоведа II категории — назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;
— документоведа I категории — лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится
приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного обеспечения/заведующего канцелярией/иного должностного лица.
4. Документовед должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.
4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.
4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.
4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.
4.5. Организацию архивного дела.
4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.
4.7. Основы программирования.
4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.
4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.
4.10. Документообразование.
4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.
4.13. Основы экономики, организации труда и управления.
4.14. Законодательство о труде.
4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.16. Правила и нормы охраны труда.
5. Документовед подчиняется непосредственно начальнику отдела документационного
обеспечения/заведующему канцелярией/иному должностному лицу.
6. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие
права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

На первый взгляд, не работа, а сплошная скука. На самом деле все не совсем так. Документовед (особенно, если в штате он всего один) отслеживает всю информацию компании. Он знает буквально все о функционировании всех отделов. У него есть доступ к данным о деятельности и развитии фирмы. От него не ускользнет ни одна деталь. А детали могут оказаться весьма интересными.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
систематизировать документооборот;
организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
наводить порядок во входящих документах;
создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Должностные обязанности документоведа

Начнем с основных моментов. Должностные обязанности документоведа в учреждении:

1. Данный сотрудник занимается разработкой и внедрением технологических процессов деятельности с важными бумагами, информацией на их основе с применением вычислительной техники. Он обязан проводить учет, хранение документов. Контролировать исполнение, заниматься справочной деятельностью.

2. Предложения по модернизации условий труда проводит именно документовед. Должностные обязанности данного сотрудника подразумевают планирование, совершенствование управления внутри организации.

3. Этот сотрудник принимает эффективные меры по систематизации состава информационных показателей и важных бумаг, сокращению их численности, оптимизации потока.

4. В должностные обязанности документоведа в школе входит выписка справок учащимся для проезда в поездах дальнего следования, предъявления по месту требования.

5. Он участвует в выборе бумаг, которые передаются на государственное хранение, организует сохранность и экспертизу их ценности.

6. Изучает и систематизирует возможность применения автоматизированных систему управления и информационных технологий в современном делопроизводстве.

7. Разработкой нормативно-методических актов, связанных с организацией, занимается документовед.

Должностные обязанности данного специалиста индивидуально разрабатываются в каждой организации, учитывая ее специализацию.

Должностная инструкция документоведа разрабатывается индивидуально в каждой организации на основе типового образца.

Данный сотрудник относится к категории специалистов.
Принимается на такую должность лицо, имеющее профессиональное высшее образование. В случае отсутствия конкурса, особых требований к стажу работы не предъявляется.
Принимает работника и освобождает его от занимаемой должности руководитель (директор) организации.
В деятельности документовед руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом, распоряжениями и приказами директора (генерального директора) организации, должностной инструкцией.
Подчиняется документовед непосредственно директору (руководителю) организации. В случае отсутствии руководящего лица, данный специалист выполняет распоряжения заместителя, либо иного лица, наделенного полномочиями руководителя организации.

Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней

Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. 3.7.

Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

Оказывает методическую помощь ассистентам и преподавателям в овладении педагогическим мастерством и профессиональными навыками. Принимает участие в научно-методической работе кафедры в составе методической комиссии по соответствующей специальности. Принимает участие в развитии и совершенствовании материально-технической базы кафедры.

При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.

Квалификация документовед предполагает, что занимать должность без категории может сотрудник, имеющий высшее профессиональное образование, а требования к стажу не предъявляются. Для получения второй категории необходимо, помимо высшего проф. образования, иметь стаж работы в должности док-да без категории не менее 3 лет.

Осуществляет взаимодействие с кредитными организациями по вопросам размещения временно свободных денежных средств, проведения операций с ценными бумагами, получения кредитов.

Сотрудник при выполнении своей работы наделен следующими полномочиями:

Принимать участие и выражать свое мнение в обсуждении проектов решений начальства.
С одобрения своего руководителя привлекать персонал к совместному решению поставленных перед ним задач.
Требовать от персонала других отделов компании нужные сведения и бумаги.
Участвовать в решении вопросов начальства относительно исполняемых трудовых функций.
Требовать от администрации компании оказания помощи в решении некоторых рабочих задач.

Руководит работой по управлению финансами исходя из стратегических целей и перспектив развития организации, по определению источников финансирования с учетом рыночной конъюнктуры.

Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия»

Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии — не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Документовед» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция документоведа, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).

Читать дальше: Акт приема передачи грузового автомобиля образец

Чем занимается документовед? Должностные обязанности этого работника отражены в специальной инструкции. В каждом образовательном учреждении есть такая должность. Подробнее рассмотрим полномочия и обязанности такого специалиста.

Деятельность специалистов, занятых в сфере документационного обеспечения управления, регулируется двумя основными профессиональными стандартами:

Специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией¹ и
Специалиста по управлению документацией организации².

Также к этой области частично можно отнести профессиональные стандарты:

Специалиста по управлению персоналом³ (для должностей, связанных с ведением кадрового делопроизводства) и
Корпоративного секретаря⁴ (для должностей, обеспечивающих деятельность хозяйственных обществ).

Названные профессиональные стандарты в реестре отнесены к Административно-управленческой и офисной деятельности и имеют коды соответственно 07.002, 07.004, 07.003 и 07.006.

Квалификационный справочник: Документовед

Более детально вопросы применения профстандартов раскрыты в ст. 195.3 ТК РФ: если какие-либо квалификационные требования, необходимые работнику для осуществления конкретной трудовой функции, установлены в правовых актах РФ, применение профессиональных стандартов в отношении этих требований является обязательным.

При этом другие квалификационные требования из этих же профстандартов, обязательность которых не установлена законом, могут быть использованы работодателем в качестве основы для определения своих требований к квалификации работника. Другими словами, могут применяться частично, дополняться или изменяться работодателем с учетом специфики организации и выполняемой работы.

Также для государственных внебюджетных фондов РФ, государственных или муниципальных учреждений, государственных или муниципальных унитарных предприятий, государственных корпораций, государственных компаний и хозяйственных обществ, более 50% акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности, действует постановление Правительства РФ от 27.06.2016 № 584. Данной категории организаций это постановление предписывает иметь утвержденные планы по организации применения профессиональных стандартов. Такие планы должны включать список подлежащих к применению профессиональных стандартов, сведения о потребности в профессиональном образовании, профессиональном обучении кадрового состава, список локальных нормативных актов, применяемых с целью реализации положений профессиональных стандартов. Также в этих планах определяются этапы применения профессиональных стандартов. Реализация указанных планов должна быть завершена 1 января 2020 г. С этого момента для данных категорий организаций профстандарты окончательно становятся обязательными в части требований к квалификации, необходимой для выполнения трудовой функции.

Свежие
Посещаемые

Должностные обязанности. Руководит в соответствии с законодательством производственной, хозяйственной и финансово-экономической деятельностью организации, обеспечивает исполнение принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества организации, содержащегося на его балансе, а также финансово-хозяйственные результаты ее деятельности. Определяет политику, стратегию деятельности организации и механизм их реализации. Заключает договора, совершает сделки, операции со сторонними организациями или другими юридическими лицами, издает распоряжения, приказы, представляет организацию на деловых встречах. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование гибкого и мобильного производства товаров и услуг, быстро реагирующих на нововведения и изменение рыночной ситуации с учетом социальных и рыночных приоритетов. Обеспечивает повышение эффективности работы организации, рост продаж продукции и услуг, и увеличение прибыли, повышение качества и конкурентоспособности производимой продукции (услуг), их соответствие государственным стандартам и стандартам высокоразвитых стран и лучших компаний в целях завоевания отечественного и зарубежных рынков. Обеспечивает выполнение организацией обязательств перед государственным бюджетом, накопительными пенсионными и страховыми фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая банки, а также выполнение хозяйственных и трудовых договоров (контрактов), показателей индикативных планов и бизнес-планов. Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, существующих научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях повышения технического уровня и качества продукции (услуг), роста интенсификации производства, производительности труда, экономической эффективности, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов. Принимает меры по обеспечению организации квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды, формированию благоприятной психологической атмосферы в коллективе. Обеспечивает сочетание экономических и административных методов руководства, обсуждение и решение производственных и иных вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства. Обеспечивает на основе принципов социального партнерства разработку, заключение и выполнение коллективного договора, соблюдение трудовой и производственной дисциплины, способствует развитию трудовой мотивации, инициативы и активности работников. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности организации, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам, заместителям директора, руководителям филиалов, а также функциональных и производственных подразделений. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности организации и осуществлении ее хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности организации в целях поддержания и расширения масштабов бизнеса (предпринимательской деятельности). Защищает и представляет имущественные и другие интересы организации в суде, арбитраже, государственных органах и других организациях.

Должен знать. Законодательные, иные нормативные правовые акты Республики Казахстан и акты государственных органов, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность организации, определяющие приоритетные направления развития экономики и соответствующего вида экономической деятельности Республики Казахстан в целом, перспективы, стратегию, приоритеты технического, экономического и социального развития организации, методические и другие материалы других органов, касающиеся деятельности организации, профиль, специализацию и особенности структуры организации, основы учета и финансового анализа, схемы кредитования, производственные мощности и кадровые ресурсы организации, технологию производства продукции организации, налоговое законодательство, порядок составления и согласования бизнес-планов производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности организации, современные методы хозяйствования и управления организацией, стратегическое планирование, рынок — внешнюю и внутреннюю конъюнктуру (свой сектор и взаимосвязанные с ним), конкурентов, поставщиков и потребителей, систему экономических индикаторов, позволяющих организации определять свое положение на рынке и разрабатывать программы выхода на новые рынки сбыта, практический маркетинг, технику рекламы, управление продажами, научно-технические достижения и передовой отечественный и зарубежный, опыт в соответствующего вида деятельности и опыт деятельности лучших аналогичных организаций, порядок заключения и исполнения хозяйственн��х и финансовых договоров, управление экономикой и финансами организации, организацию производства и труда, порядок разработки и заключения отраслевых соглашений, коллективных договоров и регулирования социально-трудовых отношений, трудовое законодательство, правила внутреннего трудового распорядка, требования пожарной безопасности.

Сноска. Глава 2 с изменением, внесенным приказом Министра труда и социальной защиты населения РК от 17.04.2013 № 163-Ө-М (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Должностные обязанности. Осуществляет организацию бухгалтерского учета и финансово-хозяйственной деятельности организации, контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью имущества организации, содержащегося на ее балансе. Осуществляет руководство и обеспечивает деятельность учетно-экономических подразделений (служб). Направляет и координирует работу подразделения по формированию и регулированию финансово-экономических отношений, решает административные вопросы в пределах своей компетенции, исполняет свои обязанности под общим руководством первого руководителя организации и во взаимодействии с руководителями других подразделений и служб. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности организации, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов (плана финансирования), форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота. Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности в организации и в ее подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля. Осуществляет формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности организации, ее имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины. Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налоговых и других обязательных платежей в государственный бюджет, пенсионных и иных страховых взносов, платежей в банки, средств на финансирование капитальных вложений. Осуществляет контроль над соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за правильным начислением заработной платы работникам организации, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях организации. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат. Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства. Участвует в проведении финансовых расследований и оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы. Участвует в процедурах оформления банкротства организации. Принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости организации. Осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами. Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив. Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы и обеспечивает объективность отчетной информации. Участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники. Оказывает методическую помощь работникам подразделений организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа. Руководит работниками бухгалтерии.

Должностные обязанности. Исполняет свои обязанности под общим руководством первого руководителя организации и во взаимодействии с руководителями других подразделений и служб. В пределах своей компетенции осуществляет руководство и обеспечивает деятельность соответствующих структурных подразделений (служб). Направляет и координирует работу подразделения по формированию и регулированию снабжения, транспорта, связи и сбыта, решает административные вопросы. Обеспечивает ритмичную работу организации и равномерный выпуск продукции (оказания услуг), выполнение работ в соответствии с производственными программами, договорными обязательствами, календарными графиками и сменно-суточными заданиями. Принимает меры по максимальному использованию основных фондов (производственных мощностей) организации, содействуя рациональной загрузке оборудования, созданию условий для эффективной работы персонала. Организует оперативно производственное планирование и диспетчирование. Осуществляет регулярный оперативный контроль за ходом производства и других видов основной деятельности организации, принимает меры по предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса, привлекает к ликвидации нарушений вспомогательные и другие службы организации. Координирует работу подразделений организации, производственного транспорта и складов, проводит диспетчерские совещания. Контролирует обеспеченность региональных подразделений цехов и участков необходимыми сырьем, материалами, конструкциями, комплектующими изделиями, оборудованием, а также транспортом и погрузочно-разгрузочными средствами. Руководит проведением нормативно-плановых расчетов по определению размеров партий запуска, сроков подач и норм запасов. Осуществляет систематический контроль над наличием заделов на уровне установленных нормативов в региональных подразделениях, цехах и на участках, бесперебойным продвижением изделий по производственному потоку, ходом обслуживания клиентов, выполнением графиков сдачи готовой продукции или законченных работ (услуг). Обеспечивает своевременное получение необходимой плановой документации для осуществления оперативного контроля над ходом производства (обслуживания). Осуществляет методическое руководство диспетчерскими службами подразделений организации. Изучает передовой отечественный и зарубежный опыт в области оперативного управления производством, принимает участие в разработке и реализации мероприятий по совершенствованию производственного планирования, диспетчирования и оперативного учета и контроля за ходом деятельности (производства), внедрению технических средств оперативного управления. Руководит подведением итогов работы и оценкой деятельности подразделений организации по выполнению программ выпуска продукции (оказания услуг). Участвует в работе по совершенствованию специализации и кооперирования производства, повышению его эффективности. Обеспечивает своевременный учет выпуска продукции и выполненных работ, составление установленной отчетности, анализ и оценку результатов деятельности подразделения, контроль качества и своевременности предоставляемых услуг. Организует работу по повышению квалификации работников диспетчерской службы, соблюдению трудовой дисциплины. Руководит работой диспетчеров, контролирует информационное обеспечение деятельности подразделения, содействует внедрению современной техники и использованию информационных технологий или ведение диспетчерских журналов и другой технической документации.

Должен знать. Законодательные, иные нормативные правовые акты Республики Казахстан и методические материалы по оперативному управлению производством, профиль, специализацию и особенности структуры организации, перспективы его развития, основы технологии производства продукции организации (оказания услуг), организацию производства (обслуживания) в соответствующем виде экономической деятельности и в организации, номенклатуру выпускаемой организацией продукции, виды выполняемых работ и услуг, производственные мощности, технические характеристики, конструктивные особенности и режимы работы оборудования организации, правила его эксплуатации, порядок и методы производственного планирования, специализацию и территориальное расположение подразделений организации, производственные связи между ними, системы и методы учета хода производства, положения, инструкции и другие руководящие материалы по разработке и оформлению технической документации, организацию работы производственных складов, транспортных и погрузочно-разгрузочных работ, стандарты и технические условия на поставку выпускаемой организацией продукции, передовой отечественный и зарубежный опыт в области оперативного управления производством, основы экономики, организации труда и управления, трудовое законодательство, правила внутреннего трудового распорядка, требования пожарной безопасности.

Требования к квалификации. Высшее (или послевузовское) образование по соответствующей специальности и стаж работы в должности диспетчера или других должностях по оперативному управлению производством или деятельностью не менее 5 лет.

Должностные обязанности. Исполняет свои обязанности под общим руководством первого руководителя организации и во взаимодействии с руководителями других подразделений и служб. В пределах своей компетенции определяет техническую политику и направления технического развития организации в условиях рыночной экономики, пути реконструкции и технического перевооружения действующего производства, уровень специализации и диверсификации производства на перспективу с целью обеспечения способности к действию, мобильности и прибыльности. Осуществляет руководство и обеспечение эффективности производственной деятельности соответствующих структурных подразделений (служб), решает административные вопросы, контролирует результаты их работы, состояние трудовой и производственной дисциплины. Обеспечивает необходимый уровень технической подготовки производства и его постоянный рост, повышение эффективности и производительности труда, сокращение издержек (материальных, финансовых, трудовых), рациональное использование производственных ресурсов, высокое качество и конкурентоспособность производимой продукции, работ или услуг, соответствие выпускаемых изделий действующим государственным стандартам, техническим условиям и требованиям технической эстетики, дизайна, а также их надежность и долговечность. В соответствии с утвержденными бизнес-планами организации на среднесрочную и долгосрочную перспективу руководит разработкой мероприятий по реконструкции и модернизации организации, предотвращению вредного воздействия производства на окружающую среду, бережному использованию природных ресурсов, созданию безопасных условий труда и повышению технической культуры производства. Организует разработку и реализацию планов внедрения новой техники и технологии, проведения организационно-технических мероприятий, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Обеспечивает эффективность проектных решений, своевременную и качественную подготовку производства, техническую эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования, достижение высокого качества продукции (товаров, работ и услуг) в процессе ее разработки и производства. На основе современных достижений науки и техники, результатов патентных исследований, а также передового опыта с учетом конъюнктуры рынка организует работу по улучшению ассортимента и качества, совершенствованию и обновлению выпускаемой продукции, выполняемых работ (услуг), техники и технологии, созданию принципиально новых конкурентоспособных видов продукции, по проектированию и внедрению в производство средств комплексной механизации и автоматизации технологических процессов, контроля и испытаний высокопроизводительного специализированного оборудования, разработке нормативов трудоемкости изделий и норм расхода материалов на их изготовление, последовательному осуществлению режима экономии и сокращению издержек. Осуществляет контроль за соблюдением проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил по безопасности и охране труда, производственной санитарии и пожарной безопасности, требований природоохранных, санитарных органов, а также органов, осуществляющих технический надзор. Обеспечивает своевременную подготовку технической документации (чертежей, спецификаций, технических условий, технологических карт). Заключает с научно-исследовательскими, проектными (конструкторскими и технологическими) организациями и высшими учебными заведениями договоры на разработку новой техники и технологии производства, проектов реконструкции организации, ее подразделений, обновления и модернизации оборудования, комплексной механизации и автоматизации производственных процессов, автоматизированных систем управления производством, осуществляет контроль за их разработкой, организует рассмотрение и внедрение проектов технического перевооружения, разработанных сторонними организациями, составление заявок на приобретение оборудования на условиях лизинга. Координирует работу по вопросам патентно-изобретательской деятельности, унификации, стандартизации и сертификации продукции, аттестации и рационализации рабочих мест, метрологического обеспечения, механоэнергетического обслуживания производства. Принимает меры по совершенствованию организации производства, труда и управления на основе внедрения новейших технических и телекоммуникационных средств выполнения инженерных и управленческих работ. Организует проведение научных исследований и экспериментов, испытаний новой техники и технологии, а также работу в области научно-технической информации, рационализации и изобретательства, распространения передового производственного опыта. Проводит работу по защите приоритета внедренных научно-технических решений, подготовке материалов на их патентование, получение лицензий и прав на интеллектуальную собственность. Организует обучение и повышение квалификации рабочих и специалистов и обеспечивает постоянное совершенствование подготовки персонала.

Должностные обязанности. Исполняет свои обязанности под общим руководством первого руководителя организации и во взаимодействии с руководителями других подразделений и служб. В пределах своей компетенции осуществляет руководство и обеспечивает деятельность соответствующих структурных подразделений (служб) по научно-техническому развитию организации, направлению и координации работы профильного подразделения, решает административные вопросы. Определяет цели, задачи, политику и стратегию научно-технического развития организации. Руководит созданием новых и модернизацией выпускаемых изделий, их конструкций и дизайна, совершенствованием технологических процессов, материалов, а также техники (комплексов, машин, аппаратов, приборов, механизмов), действующего производства, обеспечивая их высокий технический уровень, конкурентоспособность, соответствие современным достижениям науки и техники, требованиям технической эстетики, и наиболее экономичной технологии производства. Принимает меры по освоению перспективных конструкторских разработок, новейших материалов, широкому внедрению научно-технических достижений. Организует разработку проектов новых опытных и промышленных установок, нестандартного оборудования и приспособлений в связи с реконструкцией объектов, автоматизацией производства и механизацией трудоемких процессов. Проводит работу по повышению уровня унификации, стандартизации и сертификации разрабатываемых конструкций изделий. Обеспечивает соответствие новых и модернизированных конструкций техническим заданиям, и лучшим отечественным и зарубежным стандартам, требованиям рациональной организации и охраны труда, нормам техники безопасности. Руководит подготовкой технико-экономических обоснований эффективности новых конструкторских разработок, их преимуществ по сравнению с ранее производимыми. Организует разработку перспективных и текущих планов внедрения и освоения новой техники, конструкторской подготовки производства, исследовательских и опытно-конструкторских работ, контролирует их выполнение. Обеспечивает внедрение систем автоматизированного проектирования, своевременное составление, согласование и утверждение чертежей и другой технической документации, разрабатываемой конструкторскими подразделениями. Совместно с заказчиками осуществляет разработку технических заданий на проектирование, обеспечивает защиту и согласование разработанных эскизных, технических и рабочих проектов, представляет проектные решения на утверждение. Организует хранение, размножение и своевременное обеспечение производства чертежами и другой конструкторской документацией. Принимает меры по сокращению сроков освоения новой техники, стоимости и цикла конструкторской подготовки производства за счет внедрения прогрессивных методов проектирования, вычислительной и телекоммуникационной техники, передовых способов размножения технической документации, широкого использования в проектах стандартизованных и унифицированных деталей и сборочных единиц. Осуществляет руководство исследовательскими и экспериментальными работами, проводимыми в подразделениях опытного производства. Организует изготовление опытных образцов, их экспериментальную проверку, отработку установочных партий и выпуск первых промышленных серий, добиваясь постоянного повышения качества и надежности изделий, уровня их технологичности, экологичности, снижения их себестоимости, трудоемкости и материалоемкости. Участвует в монтаже, испытаниях, наладке и пуске новых конструкций изделий. Осуществляет авторский надзор за изготовлением изделий и их эксплуатацией. Представляет на утверждение изменения, вносимые в техническую документацию по конструкторской подготовке производства. Принимает участие в работе по аттестации изделий по категориям качества, разработке предложений по реконструкции, техническому перевооружению, интенсификации производства, повышению его эффективности, обеспечивает конструкторскую разработку принятых к внедрению рационализаторских предложений и изобретений. Рассматривает и дает отзывы и заключения на наиболее сложные рационализаторские предложения, а также на проекты стандартов и другую конструкторскую документацию, поступающую в организацию от сторонних организаций. Организует работу по повышению квалификации работников, осуществляющих конструкторскую подготовку производства. Руководит и координирует деятельность подчиненных ему подразделений.

Должностные обязанности. Исполняет свои обязанности под общим руководством первого руководителя организации и во взаимодействии с руководителями других подразделений и служб. В пределах своей компетенции осуществляет руководство деятельностью соответствующих структурных подразделений (служб) по направлению и координации работы подразделения, формированию и регулированию применяемых технологий, решает административные вопросы, обеспечивает результаты деятельности подразделения. Руководит выполнением всего комплекса работ по технологической подготовке металлургического производства, обеспечивает выполнение производственных программ выпуска конкурентоспособной продукции в заданном ассортименте и с определенными технико-экономическими показателями. Организует разработку и внедрение в производство прогрессивных, экономически и экологически обоснованных технологических процессов, обеспечивающих высокий уровень технологической подготовки производства, производительности труда и качества выпускаемой продукции на уровне лучших отечественных и зарубежных образцов. Участвует в подготовке перспективных и оперативных программ технологической подготовки производства, расчетов и обоснований к ним. Организует внедрение новой техники, комплексной механизации и автоматизации производственных процессов, разработку стандартов, технических условий и технологии на новые виды продукции. Возглавляет работу по составлению расчетов производственных мощностей металлургических агрегатов и загрузки оборудования, по разработке норм расхода основных и вспомогательных материалов и других технико-экономических нормативов по металлургическому производству. Руководит разработкой технологической документации и осуществляет контроль над обеспечением ею производства. Участвует в решении вопросов повышения эффективности производства, внутрихозяйственной кооперации, в разработке графиков проведения планово предупредительных и капитальных ремонтов основных агрегатов и оборудования, а также в приемке их после ремонта. Обеспечивает развитие и полное использование производственных мощностей, контроль над строгим соблюдением установленной технологии и режимов работы с учетом требований охраны окружающей среды, правил эксплуатации оборудования, правил техники безопасности, а также требований, предъявляемых к сырью, материалам и готовой продукции. Руководит составлением технических заданий на реконструкцию и модернизацию агрегатов и оборудования, подготовкой к пуску вновь строящихся и реконструируемых объектов и обеспечивает своевременное освоение проектных мощностей. Участвует в составлении планов научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, передовой технологии и механизации трудоемких процессов, организационно технических мероприятий по техническому перевооружению и реконструкции действующего производства, совершенствованию методов технического контроля производства, улучшению качества продукции, организации труда, обеспечивает их выполнение. Руководит проведением исследовательских и экспериментальных работ по освоению вновь разрабатываемых технологических процессов и режимов производства. Рассматривает и дает заключения на рационализаторские предложения и изобретения, относящиеся к оборудованию, технологии и организации металлургического производства, организует работу по изучению и внедрению передового технического отечественного и зарубежного опыта в указанной области. Координирует деятельность подразделений и работников организации, осуществляющих технологическую подготовку металлургического производства, организует работу по повышению их квалификации.

Должен знать. Законодательные, иные нормативные правовые акты Республики Казахстан и методические материалы по технологической подготовке производства, профиль, специализацию и особенности организационно-технологической структуры организации, перспективы ее развития, технологию металлургического производства и выпускаемой организацией продукции, организацию технологической подготовки производства в виде экономической деятельности и в организации, производственные мощности, технические характеристики, конструктивные особенности и режимы работы оборудования организации, правила его эксплуатации, порядок и методы планирования технологической подготовки производства, технические требования, предъявляемые к сырью, материалам, полуфабрикатам и готовой продукции, методы проведения технических расчетов, стандарты, технические условия и другие руководящие материалы по разработке и оформлению технической документации, основы патентоведения, стандартизации и сертификации, требования рациональной организации труда при проектировании технологических процессов, передовой отечественный и зарубежный опыт проектирования и технологической подготовки производства, основы экономики, организации производства, труда и управления, трудовое законодательство, правила внутреннего трудового распорядка, требования пожарной безопасности.

Требования к квалификации. Высшее (или послевузовское) образование по соответствующей специальности и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

Должностные обязанности. Исполняет свои обязанности под общим руководством первого руководителя организации и его заместителей и во взаимодействии с руководителями других подразделений и служб. В пределах своей компетенции осуществляет руководство деятельностью соответствующих структурных подразделений (служб) по направлению и координации работы подразделения, решает административные вопросы. Руководит выполнением работ по комплексной защите информации в виде экономической деятельности, в организации, обеспечивая эффективное применение всех имеющихся организационных и технических мер в целях защиты секретных сведений и обеспечения режима секретности. Участвует в разработке технической политики и определении перспектив развития технических средств контроля, организует разработку и внедрение новых технических и программно-математических средств защиты, исключающих или существенно затрудняющих несанкционированный доступ к секретной информации. Участвует в рассмотрении технических заданий на проекты изделий, научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, подлежащие защите, осуществляет контроль над включением в них требований нормативно-технических и методических документов по защите информации и выполнением этих требований. Готовит предложения для включения в планы и программы работ организационных и технических мер по защите информационных систем. Участвует в работе по созданию безопасных информационных технологий, отвечающих требованиям комплексной защиты информации. Организует проведение научно-исследовательских работ в области совершенствования систем защиты информации и повышения их эффективности. Выполняет весь комплекс (в том числе особо сложных) работ, связанных с контролем и защитой информации, на основе разработанных программ и методик. Организует сбор и анализ материалов о возможных каналах утечки информации, в том числе по техническим каналам, при проведении исследований и разработок, связанных с созданием и производством специальных изделий (продукции), необходимых для проведения работ по обеспечению защиты информации. Обеспечивает координацию проводимых организационно-технических мероприятий, разработку методических и нормативных материалов и оказание необходимой методической помощи в проведении работ по защите информации, оценке технико-экономической эффективности предлагаемых и реализуемых организационно-технических решений. Организует работу по сбору и систематизации необходимой информации об объектах, подлежащих защите, и охраняемых сведениях, осуществляет методическое руководство и контроль над работой по оценке технико-экономического уровня и эффективности разрабатываемых мер по защите информации. Возглавляет работу по обобщению данных о потребности в технических и программно-математических средствах защиты информации, аппаратуре контроля, составлению заявок на изготовление этих средств, организует их получение и распределение между объектами защиты. Содействует распространению передового опыта и внедрению современных организационно-технических мер, средств и способов защиты информации с целью повышения ее эффективности. Обеспечивает контроль над выполнением требований нормативно-технической документации, за соблюдением установленного порядка выполнения работ, а также действующего законодательства при решении вопросов, касающихся защиты информации. Координирует деятельность подразделений и специалистов по защите информации в виде экономической деятельности, в организации. Организует обучение персонала по охране секретной информации.

Должен знать. Законодательные, иные нормативные правовые акты Республики Казахстан и методические, нормативно-технические материалы, касающиеся государственных секретов, обеспечения защиты информации, перспективы развития, специализацию и направления деятельности организации и их подразделений, характер взаимодействия подразделений в процессе исследований и разработок и порядок прохождения служебной информации, систему организации комплексной защиты информации, действующую в виде экономической деятельности, в организации, перспективы и направления развития технических и программно-математических средств защиты информации, методы и средства контроля охраняемых сведений, выявления каналов утечки информации, организацию технической разведки, методы планирования и организации проведения научных исследований, разработок, выполнения работ по защите информации, порядок заключения договоров на проведение специальных исследований и проверок, работ по защите технических средств передачи, обработки, отображения и хранения информации, отечественный и зарубежный опыт в области технической разведки и защиты информации, основы экономики, организации производства, труда и управления, трудовое законодательство, правила внутреннего трудового распорядка, требования пожарной безопасности.

Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.

Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.

Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.

Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах

Учет, контроль и хранение различных документов;
Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.

Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.

Ключевые должностные обязанности документоведа сводятся к следующему:

разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;
подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;
разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;
организует внедрение систем ведения документации;
принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;
участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;
изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения;
принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Перечисленные обязанности вполне можно учитывать при составлении или анализе резюме документоведа.

Теперь вы знаете, чем занимается документовед.

Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций

Инструкция по работе документоведом в школе
Инструкция для работы в детском саду
Должностная инструкция ведущего документоведа
Должностная документоведа В ВУЗе

Начнем с основных моментов. Должностные обязанности документоведа в учреждении:

7. Разработкой нормативно-методических актов, связанных с организацией, занимается документовед.

Читать дальше: Имущественный вычет при обращении к работодателю

Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.

Где может работать документовед:

в министерствах и ведомствах,
в государственных и местных органах власти,
в административных службах,
в ведомственных архивах,
в органах ведомственного управлении,
в коммерческих структурах,
в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.

Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.

Справочная информация: «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

ЕДИНЫЙ КВАЛИФИКАЦИОННЫЙ СПРАВОЧНИК

ДОЛЖНОСТЕЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ, СПЕЦИАЛИСТОВ И СЛУЖАЩИХ

Внимание! С 1 января 2021 года действует механизм «регуляторной гильотины». По общему правилу в рамках государственного контроля (надзора) не допускается оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, вступивших в силу до 1 января 2020 года, а также в правовых актах исполнительных и распорядительных органов государственной власти РСФСР и СССР. Несоблюдение таких требований не может являться основанием для привлечения к административной ответственности (см. Федеральный закон от 31.07.2020 N 247-ФЗ).

Необходимо учитывать, что Правительством РФ определен перечень нормативных правовых актов и их групп, а также отдельных положений, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины». При этом в отношении некоторых актов и положений установлен ограниченный срок нахождения в перечне (см. Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 N 2467).

В соответствии со статьей 143 Трудового кодекса РФ тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих или с учетом профессиональных стандартов.

Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 N 9 утвержден Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Квалификационные требования к должности документоведа

Отдельная профессия (должность) документовед предусмотрена, в частности, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Учтите, что при наличии соответствующего функционала должностная инструкция документоведа должна соответствовать этим документам.

При подборе персонала и определении требований к уровню квалификации работников следует учитывать изменения, внесенные федеральным законодательством.

Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.

Высшее профессиональное образование и стаж научно-педагогической работы не менее 3 лет, при наличии ученой степени кандидата наук стаж научно-педагогической работы не менее 1 года.

2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основании использования организационной и вычислительной техники: по учету, контролю исполнения, оперативному сохранению, справочной работе.

2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления.

2.3. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в структурных подразделениях.

2.4. Готовит предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.6. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие системы документации, которая включает также документы на машинных носителях и классификаторы документной информации.

2.7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.8. Принимает участие в отборе документов, которые передаются на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе научной и практической ценности документов.

2.9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения автоматизированных информационных систем и систем управления, а также новых информационных технологий (в том числе безбумажных), которые базируются на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз банков данных.

2.10. Изучает и обобщает передовой отечественный и мировой опыт в сфере документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические материалы по документационному обеспечению.

2.11. Участвует в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

2.12. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.13. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

Кто такой специалист по обработке документов

Для понимания, кто это делопроизводитель и чем он занимается, необходимо обратиться к профстандарту 07.002, утвержденному Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, согласно которому это специалист, деятельность которого связана с организационным и документационным обеспечением управления учреждения. Работа с деловыми бумагами требует аккуратности, внимательности и навыков ведения деловой переписки. В небольших фирмах функционал специалиста, ответственного за документооборот в организации, совмещен с задачами секретаря. В крупных организациях обработкой документов занимается несколько служащих или целый отдел. Полный перечень функций специалиста по обработке деловых бумаг, как и обязанности помощника делопроизводителя, прописывается в должностной инструкции, которая включает в себя:

общие положения, в том числе требования к квалификации специалиста;
должностные обязанности работника;
права;
ответственность.

Как выстроить эффективную систему документооборота

Грамотно выстроенная система делопроизводства позволит сократить время движения и «остановки» документа на различных этапах. Главная цель при оптимизации документооборота — уменьшить количество промежуточных «стоянок» документа от момента его создания или получения до окончательного принятия и отправки в архив.

Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации.

Бумажный документооборот. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость.
Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
Смешанный — самый распространенный вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
Разрабатывать номенклатуры дел.
Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
Передавать с описью документы на хранение в архив.
Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Документовед: ответственность и права

Должностная инструкция наделяет документоведа определенными правами. Он имеет право не только рассматривать новые формы и методы обработки документации, но и требовать от администрации всяческого содействия в этом.

В частности, документовед может настаивать на оптимизации технических условий хранения документов. Кроме того, за ним остается право поощрения подчиненных ему сотрудников или привлечения их к административной ответственности в случае нарушения ими трудовой дисциплины.

Должностная инструкция предоставляет документоведу право самостоятельно разрабатывать меры по совершенствованию функционирования отдела документационного управления. По сути, он выполняет надзорную функцию на предприятии в области делопроизводства. В случае обнаружения каких-либо недочетов он имеет право потребовать письменных или иных объяснений от сотрудников отдела документационного управления.

Должностная инструкция документоведа предусматривает также ответственность за:

халатное отношение к своим обязанностям;
за причинение материального ущерба компании;
за утрату или физическую порчу обрабатываемых документов (умышленную или не умышленную).

Должностная инструкция документоведа отдела кадров подчеркивает, что сотрудник, состоящий в этой должности, находится в подчинении у начальника кадровой службы. Его первейшая обязанность в этом случае — обеспечить полную сохранность личных документов всех членов коллектива.

Но, как правило, должность документоведа отдела кадров есть только в особо крупных предприятиях. В обычной практике с этой функцией справляются начальник отдела кадров или его заместители.

Должностные обязанности

Документовед исполняет следующие обязанности:

3.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

3.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

3.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

3.5. Организует внедрение систем ведения документации.

Перспективы работы документоведом

Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие

. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.